Spółka z o.o. odchodzącym z pracy wypłaca ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Czy z tego tytułu wydatki może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Zasady jego ustalania i wypłacania określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r.
Stosownie do art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów (dalej: KUP) są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.
Zatem wydatek poniesiony przez podatnika będzie dla niego KUP, jeśli:
– został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
– jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość wydatku nie została podatnikowi zwrócona,
– pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
– poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
– został właściwie udokumentowany,
– nie może się znajdować w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za KUP.
Kosztami podatkowymi są m.in. koszty pracownicze. Obejmują one przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop stanowi dla pracodawcy KUP (interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 stycznia 2010 r., nr IPPB5/423-728/09-2/AS).
Wypłacony pracownikowi ekwiwalent stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy, a to determinuje moment zaliczenia poniesionego wydatku do KUP przez pracodawcę.
Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń.
Stosownie do art. 15 ust. 4g ustawy o CIT należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy o PIT, oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią KUP w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego.
Nie uważa się za KUP niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4–9 oraz w art. 18 ustawy o PIT, świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego, wypłacanych przez zakład pracy, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4g ustawy o CIT (art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT).
Zatem wydatki spółki na wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop mogą być zaliczone do KUP w momencie, gdy staną się należne, pod warunkiem że zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z regulaminu wynagradzania spółki. Jeżeli jednak pracodawca uchybi temu terminowi, to ekwiwalent za niewykorzystany urlop zaliczy do kosztów podatkowych w miesiącu ich faktycznej wypłaty (interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 stycznia 2010 r., nr IPPB5/423-728/09-2/AS). Przykładowo jeżeli ekwiwalent za niewykorzystany urlop należny w grudniu 2014 r. powinien być wypłacony:
Wariant I: do 10 stycznia 2015 r. – to może być zaliczony do KUP grudnia 2014 r., jeżeli zostanie wypłacony lub postawiony do dyspozycji pracownika do 10 stycznia 2015 r.
Wariant II: do końca grudnia 2014 r. - to może być zaliczony do KUP grudnia 2014 r., jeżeli zostanie wypłacony lub postawiony do dyspozycji pracownika do 31 grudnia 2014 r.
Jeżeli zarówno w wariancie I, jak i II ekwiwalent zostałby wypłacony np. 15 stycznia 2015 r., to będzie on kosztem stycznia 2015 r..
Podstawa prawna
Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.). Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.).