Jestem właścicielem niewielkiej firmy. Zatrudniam na podstawie umowy o pracę m.in. dwóch handlowców, których głównym zadaniem jest szukanie nowych odbiorców produkowanych przez nas wyrobów. Handlowcy korzystają ze służbowych samochodów. Niedawno ustaliłem z nimi, że będą również mogli używać służbowych aut do pewnych celów prywatnych – dowożenia dzieci do szkoły, wyjazdów na prywatne zakupy itp. Nie wiem jednak, jak powinienem w takim przypadku rozliczać ich m.in. pod względem podatkowym – zastanawia się pan Marcin
Z początkiem roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy regulujące tę kwestię. Wymagają one, żeby do przychodu pracowników, którym nieodpłatnie udostępniane są służbowe auta dla celów prywatnych, doliczać zryczałtowane kwoty. Jeżeli zatrudniona w firmie osoba będzie przez cały miesiąc wykorzystywała prywatnie samochód firmowy o pojemności silnika do 1600 cm sześć., to doliczany ryczałt powinien wynieść 250 zł. Jeżeli natomiast pojemność silnika powyżej 1600 cm sześć., to do przychodów takiego pracownika będzie trzeba doliczyć 400 zł miesięcznie.
Może się zdarzyć, że któryś z tych pracowników będzie wykorzystywał w celach prywatnych samochód firmowy tylko przez część miesiąca. Wtedy za każdy dzień takiego używania należy doliczyć do przychodu takiego pracownika 1/30 kwoty 250 zł lub 400 zł.
Może również być tak, że właściciel firmy wprowadzi częściową odpłatność za wykorzystywanie służbowych aut do celów prywatnych. W takiej sytuacji wymienione wyżej kwoty ryczałtu będzie trzeba pomniejszyć o opłatę, jaką poniesie pracownik, natomiast uzyskaną różnicę doliczyć do przychodu tejże osoby.
Na tym nie koniec. Otóż właściciel firmy będzie również musiał co miesiąc odprowadzać do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy z tytułu ryczałtu doliczanego do przychodów danego pracownika, czyli w tym przypadku – korzystającego z firmowego auta handlowca. Od kwoty ryczałtu w wysokości 250 zł zaliczka wynosi 45 zł, a od 400 zł – 72 zł miesięcznie.
Trzeba przy tym pamiętać, że przedstawione zasady mają zastosowanie do pracowników. Za takich uważa się m.in. osoby pozostające w stosunku pracy. To zaś oznacza, że co do zasady wartość nieodpłatnego świadczenia w postaci użyczenia służbowego samochodu jest również wliczana do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
Warto, żeby w firmie obowiązywał właściwie opracowany regulamin dotyczący użytkowania przez pracowników służbowych samochodów do celów prywatnych. Taki dokument będzie m.in. stanowił dowód stosowanych przez właściciela firmy rozliczeń w przypadku ewentualnej kontroli skarbowej.
Podstawa prawna
Art. 3 pkt 2 ustawy z 7 listopada 2014 r. o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej (Dz.U. poz. 1662).
