Sklepy mogą mieć problem z wystawianiem faktur konsumentom, a nabywcy będą musieli codziennie monitorować, czy nie dostali dokumentu zakupu.
Co więcej, w nowym systemie trzeba będzie wystawiać nie tylko faktury, ale i przekazywać informacje o wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów oraz imporcie usług.
Wczoraj informowaliśmy, że Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie uwzględnia specyfiki gmin, w których pod jednym numerem NIP funkcjonuje wiele podmiotów. Samorządy muszą się też liczyć z innymi przeszkodami, które opisaliśmy w artykule „E-fakturowanie niedostosowane do potrzeb samorządów” (DGP nr 90/2022).
Ale problem z KSeF mogą mieć również firmy, co sygnalizują już dziś, gdy korzystanie z KSeF jest jeszcze dobrowolne. Przypomnijmy, że od 1 kwietnia 2023 r. wystawianie faktur w KSeF ma być już obowiązkowe. Zgodziła się na to Komisja Europejska. Obecnie Ministerstwo Finansów czeka tylko na decyzję Rady UE w tej sprawie.
Firmy się nie spieszą
Na razie firmy nie spieszą się z przechodzeniem na nowy system, o czym informowaliśmy w artykule „Niewielkie zainteresowanie dobrowolnym KSeF” (DGP nr 67/2022). Z danych Ministerstwa Finansów wynika, że na początku kwietnia w Krajowym Systemie e-Faktur zanotowano jedynie 258 uwierzytelnień.
Powodzeniem cieszy się natomiast system testowy, w którym odnotowano ponad 1 mln uwierzytelnień i wystawiono prawie 7 mln faktur testowych.
Dla ekspertów dane nie są zaskoczeniem.
- Wiele firm uważa, że przygotowania do KSeF na bazie obecnych przepisów byłyby przedwczesne. Nikt nie chce dwukrotnie wdrażać rozwiązań procesowych i technicznych, bo wiązałoby się to z dwukrotnym poniesieniem kosztów - komentuje Maciej Dybaś, doradca podatkowy i partner w CRIDO.
Zwraca uwagę na to, że obecna wersja przepisów o KSeF ma być zastąpiona nową ustawą, która może zawierać nowości w stosunku do obecnej formy e-fakturowania. Już teraz wiadomo, że za pomocą KSeF trzeba będzie nie tylko wystawiać faktury, ale również przekazywać informacje o wewnątrz wspólnotowym nabyciu towarów i o imporcie usług. Transakcje te nie wymagają wystawienia faktury, ale trzeba je będzie raportować w KSeF - tak wynika z projektu decyzji derogacyjnej pozwalającej Polsce na wdrożenie obowiązkowego systemu e-fakturowania. Zaskoczyło to nie tylko przedsiębiorców, ale nawet doradców podatkowych.
Załączniki i dodatkowe dane
Eksperci wskazują też na problemy, które pojawiają się już w obecnej wersji KSeF. Przykładem uwzględnianie w fakturach dodatkowych treści, niewymaganych wprost przez ustawę o VAT. - Przykładowo chodzi o referencje do zawieranych umów ramowych, dane osoby odpowiedzialnej za zamówienie, szczegóły techniczne dotyczące wysyłki towaru i wiele innych danych - wylicza Maciej Dybaś.
Dodaje, że równie często specyfikacja zamówienia do faktury znajduje się nie w treści samego dokumentu, lecz w dołączonych do niego załącznikach, które nierzadko liczą po kilka, kilkanaście, a czasem nawet kilkaset stron.
- Problem polega na tym, że KSeF nie obsługuje i nie będzie obsługiwał wysyłki takich załączników - mówi ekspert. W efekcie firmy będą musiały uzgodnić między sobą dostarczenie załącznika do faktury w odrębnym trybie, poza środowiskiem KSeF.
W grupach VAT
Podobny problem może pojawić się w grupach VAT. Obecnie na fakturach można dopisać np., że dokument dotyczy spółki X itp. W systemie KSeF nie będzie takiej możliwości. System KSeF identyfikuje bowiem podatników na podstawie numerów NIP, a spółki tworzące grupę VAT będą traktowane jako jeden podatnik, będą posługiwać się tym samym numerem NIP.
W rezultacie - jak mówi Maciej Dybaś - wydatki kilku spółek posługujących się jednym NIP będą trafiać za pośrednictwem KSeF do jednego, zbiorczego koszyka. Może więc pojawić się problem z przypisaniem danego wydatku do konkretnej spółki czy osoby odpowiedzialnej za dany zakup.
- Dla dużych organizacji problem może się okazać kolosalny - ocenia ekspert. W jego ocenie bariera ta może być na tyle istotna, że może wręcz odstraszać przedsiębiorców od pomysłu utworzenia grupy VAT.
Korekty faktur
Problem pojawi się też przy korygowaniu faktur. Dziś można to zrobić za pomocą faktury korygującej, a jeśli poprawiane dane nie wpływają na wysokość podatku - w sposób mniej sformalizowany, bo notą korygującą. Może ją wystawić odbiorca faktury.
- Ministerstwo Finansów wyraźnie stwierdza, że możliwość wystawiania not korygujących istnieje w systemie „dobrowolnego KSeF”. Pytanie, czy noty będą dopuszczalne również w wersji obligatoryjnej, czy przeciwnie, wszystkie błędy będą wymagały faktury korygującej, niezależnie od ich istotności - zastanawia się Maciej Dybaś.
Faktury dla konsumentów
KSeF wymaga również zmian w wystawianiu faktur na żądanie konsumentów.
- Już teraz można wyobrazić sobie, co się będzie działo po wprowadzeniu obligatoryjnego KSeF, gdy klient stojący w kolejce do kasy poprosi o wystawienie faktury. Jeśli pozostawimy to samemu kasjerowi, to będzie on musiał poinformować klienta, że faktura już się generuje, ale na jej finalną postać trzeba poczekać do momentu odpowiedzi zwrotnej z systemu KSeF - tłumaczy ekspert i ostrzega, że może to potrwać np. kilkanaście minut.
- Nie wyobrażam sobie, żeby na ten czas wstrzymać obsługę innych kupujących - mówi Maciej Dybaś.
Jego zdaniem powinno to być inaczej rozwiązane.
- Skoro tego typu sprzedaż i tak jest rejestrowana w kasie fiskalnej, to w mojej ocenie należałoby się zastanowić, czy faktycznie faktury na rzecz konsumentów muszą być uwzględniane w KSeF - mówi ekspert.
Zmiana sytuacji u nabywców
Zdaniem eksperta komplikacje pojawią się też przy otrzymywaniu ustrukturyzowanych faktur zakupowych. Obecnie akceptacja faktury przez nabywcę polega na tym, że weryfikuje on zawarte w niej dane i wyjaśnia ewentualne wątpliwości. W skrajnym wypadku może nie odebrać faktury wysłanej pocztą, kwestionując zasadność jej wystawienia.
- KSeF zmienia to o 180 stopni, ponieważ faktura wprowadzona do systemu przez sprzedawcę (przy założeniu jej poprawności technicznej, tj. zgodności ze schemą) oznacza, że nabywca odebrał ją w momencie nadania jej przez KSeF numeru identyfikującego - tłumaczy Maciej Dybaś. To - zdaniem eksperta - będzie oznaczać, że nabywca nie będzie mógł kwestionować zasadności wystawienia faktury i jej nie odbierać.
Jeszcze większym problemem dla nabywców będzie to, że KSeF nie będzie informował o dostępnych na profilu podatnika fakturach zakupowych. Może się więc okazać, że podatnik, który nie będzie codziennie sprawdzał swojego profilu, nie będzie miał nawet świadomości, że otrzymał faktury zakupowe, dla których np. rozpoczął się już bieg terminu płatności.
- Jeśli termin zapłaty jest krótki, to niewykluczone, że już w momencie zapoznania się z fakturą zakupową podatnik będzie w zwłoce z płatnością na rzecz kontrahenta - ostrzega Dybaś.
Co z datą wysłania
Wątpliwości dotyczą też daty wystawienia ustrukturyzowanej faktury. Na problem ten zwracaliśmy uwagę w artykule „Niewielkie zainteresowanie dobrowolnym KSeF” (DGP nr 67/2022). Wynika on z tego, że najpierw dokument jest wystawiany w systemie firmy, a dopiero potem przesyłany do krajowego systemu. Obie daty mogą się różnić.
- Przykładowo będzie tak w razie przerwy technicznej w KSeF. W rezultacie dokument zostanie zarejestrowany w systemie dopiero kolejnego dnia - wskazała Janina Fornalik, partner w MDDP.
To by oznaczało, że na fakturze będzie inna data wystawienia, a inna w urzędowym potwierdzeniu odbioru jako data przesłania do KSeF.
- Tymczasem data wystawienia faktury jest ważna, np. dla ustalenia momentu powstania obowiązku podatkowego w niektórych przypadkach lub przyjęcia odpowiedniego kursu walut. Podaje się ją też w JPK_VAT - tłumaczy Janina Fornalik. ©℗
