Reklama
Na razie Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie uwzględnia specyfiki gmin, w których pod jednym numerem NIP funkcjonuje wiele podmiotów.
Dziś samorządy, tak jak wszyscy inni podatnicy VAT, mogą korzystać z KSeF na zasadzie dobrowolności. W przyszłym roku system ten stanie się obowiązkowy. Z projektu decyzji derogacyjnej pozwalającej Polsce na wdrożenie obowiązkowego systemu e-fakturowania wynika, że stanie się to od 1 kwietnia 2023 r. Zgodziła się już na to Komisja Europejska (obecnie Ministerstwo Finansów czeka już tylko na decyzję Rady UE w tej sprawie).
Obecnie jednostki samorządu terytorialnego muszą obowiązkowo korzystać z innego systemu - platformy elektronicznego fakturowania (PEF), gdy występują jako zamawiający w przetargach. Muszą więc odbierać ustrukturyzowane faktury elektroniczne wystawiane przez wykonawców wyłanianych m.in. w zamówieniach publicznych.

Reklama
Wszyscy będą wiedzieć
Zdaniem ekspertów, jeśli KSeF miałby stać się obowiązkowy dla samorządów, musi być pod wieloma względami zmieniony.
- Aktualna jego wersja jest kompletnie niedostosowana do sytuacji, w której faktury wystawia pod jednym numerem NIP więcej niż jedna jednostka - zwraca uwagę Maciej Dybaś, doradca podatkowy i partner w CRIDO.
Problem polega na tym, że obecnie system KSeF identyfikuje podatników na podstawie numerów NIP. A przypomnijmy, że 1 stycznia 2017 r. weszła w życie obowiązkowa centralizacja rozliczeń VAT w samorządach. Polega ona na tym, że gmina oraz jej jednostki organizacyjne są traktowani jako jeden podatnik VAT. W związku z tym, mimo że każda jednostka organizacyjna gminy wystawia i odbiera faktury z osobna, to wszystkie posługują się tym samym NIP.
- Po wprowadzeniu obowiązku stosowania KSeF dojdzie więc do sytuacji, w której nawet kilkaset osób posiadających autoryzacje do działania w tym systemie z ramienia różnych jednostek organizacyjnych tej samej jednostki samorządu terytorialnego będzie wystawiało faktury z wykorzystaniem tego samego numeru NIP - wskazuje Paweł Buda, doradca podatkowy z Kancelarii Cabaj & Kotala.
To sprawi - jak dodaje Maciej Dybaś - że księgowa odpowiedzialna za weryfikację wydatków danej szkoły podstawowej uzyska dostęp do zamówień realizowanych np. przez biuro prezydenta miasta. - Nie jest to sytuacja pożądana - ocenia ekspert.
Kto pierwszy, ten lepszy
Wiąże się z tym inny możliwy skutek - nie wiadomo, jak będzie wyglądało wystawianie i odbieranie faktur, jeśli księgowe z wielu jednostek posługujących się tym samym NIP (np. szkoły, zakładu oczyszczania miasta) będą chciały jednocześnie korzystać z KSeF. Czy będą tworzyć się kolejki oczekujących na wystawienie lub odbiór faktury?
- Jeśli nic w KSeF się nie zmieni, to system nada numer fakturze w kolejności zatwierdzenia dokumentu, w myśl zasady kto pierwszy, ten lepszy - uważa Paweł Buda. Jego zdaniem rozwiązaniem tego problemu byłoby wprowadzenie możliwości zakładania w KSeF niezależnych od siebie kont dla poszczególnych jednostek organizacyjnych JST, ale korzystających z tego samego numeru NIP. Wtedy dałoby się uniknąć kolejek.
Ktoś musi pilnować
Paweł Buda wskazuje również na problem organizacyjny - w dużych miastach, które mają nawet po kilkaset jednostek organizacyjnych, konieczne będzie umocowanie do działania w KSeF przynajmniej dwóch, trzech osób w każdej z tych jednostek.
- Będzie to konieczne, bo po wprowadzeniu obligatoryjnego KSeF jednym z kluczowych obowiązków ciążących na podatnikach będzie zapewnienie regularnego sprawdzania, czy kontrahent nie wystawił w KSeF faktury, dla której biegnie już termin zapłaty oraz ujęcia jej w rozliczeniu VAT - wskazuje Buda.
Problem może pojawić się też w mniejszych jednostkach organizacyjnych gmin, gdzie często rozliczeniem VAT zajmuje się tylko jedna osoba.
- Po wprowadzeniu obligatoryjnego KSeF może się okazać, że w trakcie dłuższej nieobecności tej osoby pojawią się trudności w odbiorze i wysyłce faktur. W konsekwencji każda jednostka organizacyjna będzie musiała umocować do działania więcej niż jedną osobę - ocenia Paweł Buda.
Dwa systemy równoległe?
Eksperci zastanawiają się też, co dalej ze wspomnianą platformą elektronicznego fakturowania (PEF). Na razie - jak zauważa Paweł Buda - jest ona niekompatybilna z KSeF. W efekcie po wprowadzeniu obowiązku stosowania KSeF gmina musiałaby odbierać od wykonawcy zamówienia ustrukturyzowane faktury zarówno za pośrednictwem KSeF, jak i PEF.
Słowem mogłoby dojść do dublowania faktur, a każde wystawienie faktury to obowiązek odprowadzenia do urzędu skarbowego wykazanego na niej podatku
Eksperci spodziewają się, że docelowo oba systemy - KSeF i PEF - zostaną zintegrowane.
- Dziś nie znamy szczegółów integracji tych dwóch środowisk. Pewnym problemem w ich połączeniu może być to, że są prowadzone i zarządzane przez dwa różne ministerstwa: KSeF przez Ministerstwo Finansów, a PEF przez Ministerstwo Rozwoju - mówi Maciej Dybaś.
Co z załącznikami
- Słabością KSeF w obecnym jego kształcie jest też brak uregulowania kwestii przesyłania wraz z fakturą załączników do niej - wskazuje Paweł Buda.
Problem ten - jak tłumaczy ekspert - daje o sobie znać szczególnie przy wystawianiu faktur za realizację usług o charakterze budowlanym. Powszechnie przyjętą praktyką jest, że faktura wystawiona przez wykonawcę musi zawierać określone załączniki, tak jak np. protokół odbioru prac czy zestawienie wykonanych robót budowlanych.
- Brak umożliwienia dostawcom dołączenia do faktury załączników będzie dodatkowym utrudnieniem dla gmin i miast, które jako organy administracji publicznej są zobowiązane do skrupulatnej weryfikacji kompletności i prawidłowości otrzymanej faktury przed jej zapłatą - uważa Paweł Buda.
Zgadza się z tym Maciej Dybaś. - Faktura dostarczana za pośrednictwem KSeF będzie w pewnym sensie „niepełna” dla odbiorcy, a proces dostarczenia do niego załącznika trzeba będzie uzgodnić w całkiem odrębnym trybie, poza środowiskiem KSeF - uważa ekspert.
Zdaniem Pawła Budy, jeśli tak miałoby pozostać, to przesyłanie załączników do faktury wydłuży proces weryfikacji dokumentów i zapłaty. Ekspert zwraca uwagę na to, że na dołączanie załączników do e-faktury pozwala już dziś PEF. Nie powinno być więc problemu również przy KSeF. ©℗
Kalendarium zmian w VAT i fakturowaniu w samorządach / Dziennik Gazeta Prawna - wydanie cyfrowe