KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. Co to oznacza?

Czym jest faktura elektroniczna, a czym faktura ustrukturyzowana? Co zyskasz dzięki KSeF? Jak nowe rozwiązanie ma się do PEF i EDI?

Co to jest Krajowy System eFaktur (KSeF)?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, można nazwać centralną bazą faktur. To system teleinformatyczny administrowany przez Krajową Administrację Skarbową, służący do wystawiania i odbierania e-faktur ustrukturyzowanych. Działa od 1 stycznia 2022 r. Obecnie jest dobrowolny, ale z czasem ma być obowiązkowy. Ministerstwo Finansów poinformowało już, że zgodziła się na to Komisja Europejska.

Według wcześniejszych zapowiedzi, Krajowy System e-Faktur miał stać się obowiązkowy w drugim kwartale 2023 r. Nieoficjalnie mówi się też o połowie przyszłego roku. Żaden termin nie został dotąd oficjalnie ogłoszony. Warto jednak nie czekać na ostatnią chwilę i z wyprzedzeniem przygotować się na obowiązek korzystania z systemu.

W związku z wprowadzeniem KSeF, często spotykamy się z określeniem e-faktura. Ponieważ faktura elektroniczna oraz faktura ustrukturyzowana to nie to samo, na początku wyjaśnijmy niuanse terminologiczne.

Faktura elektroniczna

Zgodnie z ustawą o VAT, przez fakturę elektroniczną „rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym”. Taką formę mają np. faktury wystawiane przez dostawców mediów i wysyłane odbiorcom. Ustawodawca nie zdefiniował, w jakim formacie powinna być sporządzona faktura elektroniczna. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury, przepisy pozostawiają natomiast swobodę co do tego, w jaki sposób ta zgoda ma być wyrażona.

Fakturę elektroniczną należy odróżnić od faktury przesłanej drogą elektroniczną. To drugie pojęcie jest szersze; odnosi się nie tylko do faktur wystawionych w formie elektronicznej, ale też faktur papierowych, które zostały zeskanowane i dostarczone drogą elektroniczną.

Faktura ustrukturyzowana

W kontekście KSeF pojęcie „e-faktura” odnosi się nie do dobrze już znanej faktury elektronicznej ani tym bardziej faktury papierowej dostarczanej drogą elektroniczną, a do faktury ustrukturyzowanej. To nowy typ faktury, który może funkcjonować w obrocie gospodarczym dopiero od 1 stycznia 2022 r. Został wprowadzony w ramach szerszego pakietu zmian podatkowych pod hasłem SLIM VAT 2.

Faktura ustrukturyzowana jest więc trzecim (obok faktur papierowych i elektronicznych) typem faktur występujących w polskim prawie podatkowym.

Ustawa o VAT definiuje fakturę ustrukturyzowaną jako „wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie”.

Wyróżnia ją to, że jest ona wystawiana zgodnie z określonym w przepisach wzorem, za pomocą zintegrowanego oprogramowania współpracującego z KSeF (komercyjnego bądź udostępnianego przez MF). Zawiera wszelkie elementy, jakich ustawa o VAT wymaga w stosunku do faktur, a także pola nieobowiązkowe, spotykane jednak w obrocie gospodarczym. Faktura ustrukturyzowana przybiera formę pliku w formacie XML.

Dzień przesłania takiej faktury do KSeF uważa się za datę wystawienia. System weryfikuje zgodność dokumentu ze wzorem i nadaje mu unikalny numer. W dniu przydzielenia numeru identyfikującego, fakturę uznaje się za otrzymaną. Odbiorca uzyskuje do niej dostęp poprzez uwierzytelnienie się w KSeF bądź przez podanie określonych danych identyfikujących daną fakturę (tzw. dostęp anonimowy).

Podobnie jak w przypadku faktur elektronicznych, także otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych wymaga akceptacji odbiorcy. Jeśli nie wyrazi on zgody, wystawca nadal może korzystać z KSeF, ale fakturę powinien dostarczyć także w inny sposób (w formie papierowej bądź elektronicznej). Można wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych, a jednocześnie nie wyrazić zgody na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych.

Z KSeF można korzystać za pomocą zintegrowanego z nim, cały czas rozwijanego oprogramowania. System nie jest jeszcze powszechny. Wkrótce może stać się bardziej popularny, Ministerstwo Finansów zapowiada bowiem uruchomienie testowej aplikacji pozwalającej korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, przeznaczonej także dla małych firm.

Wystawienie bądź odbiór e-faktuy w KSeF wymaga uwierzytelnienia się w systemie. Przedsiębiorcy mogą upoważnić do tego inne osoby (np. pracowników) bądź podmioty (np. biura rachunkowe).

KSeF a PEF

Krajowy System e-Faktur to nie to samo co Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF), wykorzystywana przez urzędy oraz firmy realizujące zamówienia publiczne. Oba systemy, chociaż mają wspólne cechy, w okresie dobrowolności KSeF funkcjonują niezależnie od siebie.

KSeF a EDI

EDI (ang. Electronic Data Interchange), czyli Elektroniczna Wymiana Danych, to technologia wymiany dokumentów (w tym faktur) pomiędzy partnerami biznesowymi, z użyciem systemów IT. Platformy EDI są dostarczane przez komercyjne firmy. Wymiana faktur za ich pomocą obecnie odbywa się na podstawie przepisów ustawy o VAT, które umożliwiają stosowanie faktu elektronicznych, z pominięciem faktur papierowych.

Dostawcy rozwiązań EDI umożliwiają także wystawianie i odbieranie e-faktur z KSeF. Gdy nowe e-faktury będą obowiązkowe, wszystkie rozwiązania EDI będą wykorzystywane jako narzędzia do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur.

Korzyści z KSeF

Nie da się ukryć, że e-faktury ustrukturyzowane, dostępne w jednej bazie, to korzyści dla fiskusa, który zyskuje jeszcze jedno narzędzie do przeciwdziałania nieprawidłowościom podatkowym. System ma jednak także zalety dla podatników.

Ministerstwo Finansów argumentuje, że KSeF usprawnia obrót między przedsiębiorcami i rozliczenia, wszystkie faktury ustrukturyzowane są bowiem wystawione na podstawie tego samego wzoru i łatwo odnaleźć na nich konkretną informację. Wystawca ma także pewność, że faktura dotarła do kontrahenta. Przedsiębiorcy nie muszą się martwić, że taki dokument zaginie lub zostanie zniszczony. Nie ma też kłopotu związanego z archiwizacją takich faktur – nie trzeba ich przechowywać, gdyż pozostaną w KSeF przez 10 lat. Podatnik, który posługuje się fakturą ustrukturyzowaną, nie będzie musiał składać na żądanie organów pliku JPK_FA.

Dodatkową zachętą do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur jest skrócenie terminu na zwrot VAT. Podatnik, po spełnieniu określonych warunków, może otrzymać zwrot podatku w ciągu 40 dni, a nie 60 dni.