Oficjalny termin na przygotowanie sprawozdania finansowego za rok 2021 został przesunięty, ale wielu klientów biur rachunkowych chce, aby były one przygotowane szybciej niż do 30 czerwca 2022 r. Właścicielom firm zależy na sprawozdaniach choćby ze względu na ich umowy z bankami czy możliwość podzielenia wyniku finansowego. Ale księgowi, przyspieszając, muszą pamiętać, aby przy sporządzaniu sprawozdania stale przestrzegać określonych zasad. Przypominamy dziś, o czym nie wolno zapomnieć przed przygotowaniem sprawozdania.

1. rozliczenie inwentaryzacji
Jednym z warunków sporządzenia prawidłowego sprawozdania finansowego jest przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji. O ile przeprowadzenie spisów z natury najczęściej nie leży w gestii biura rachunkowego, o tyle inwentaryzację pozostałych składników aktywów i pasywów zwykle przeprowadzają same służby księgowe. Biuro rachunkowe szykując się do przygotowania sprawozdania, musi zatem sprawdzić, czy posiada dokumentację związaną z przeprowadzaniem spisów zapasów, kasy czy środków trwałych (jeśli ich inwentaryzacja była na koniec 2021 r.). Konieczne jest posiadanie zestawienia różnic inwentaryzacyjnych wraz ze wskazaniem decyzji co do sposobu ich rozliczenia. To kierownik jednostki podejmuje decyzję, które różnice inwentaryzacyjne zostaną zaliczone do pozostałych przychodów lub kosztów operacyjnych, które skorygują koszty działalności podstawowej jednostki, a które będą roszczeniami wobec pracowników lub innych osób, które przyczyniły się do ich powstania. Przypomnieć należy, że bez względu na datę podjęcia decyzji przez kierownika jednostki różnice inwentaryzacyjne rozlicza się na ostatni dzień roku obrotowego.

Przykład 1

Po protokole
W spółce X spisy z natury za 2021 r. zakończyły się terminowo do 15 stycznia 2022 r. Kierownik podjął decyzję o zaliczeniu wszystkich niedoborów do pozostałych kosztów operacyjnych. Biuro rachunkowe zaksięguje je pod datą 31 grudnia 2021 r., ponieważ inwentaryzacja dotyczy rzetelnego ustalenia stanu aktywów na koniec 2021 roku.
Biuro rachunkowe musi też dysponować zestawieniem informacji dotyczących pozostałych aktywów i pasywów. Na podstawie otrzymanych potwierdzeń sald czy analiz dotyczących innych składników majątku przygotowuje się protokoły inwentaryzacji. Są one podstawą do zaksięgowania ewentualnych różnic oraz dokumentują, że wymóg wynikający z art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości został zrealizowany.
2. kompletność zapisów
Czynnością powiązaną z rozliczeniem inwentaryzacji jest sprawdzenie, czy wszystkie operacje dotyczące 2021 r. zostały ujęte w księgach tego roku. Przy okazji weryfikowania zapisów dotyczących np. należności niepotwierdzanych czy wszelkich zobowiązań sprawdza się, czy wszystkie dokumenty wpłynęły do jednostki i zostały ujęte w 2021 r. W szczególności dotyczy to faktur, które zostały wystawione w 2022 r. a dotyczą sprzedaży lub zakupów w poprzednim roku.

Przykład 2

Styczniowa faktura
Spółka X otrzymała 25 stycznia 2022 r. fakturę za dostawę energii w grudniu 2021 r., wysta wioną 10 stycznia 2022 r. Fakturę tę należy ująć jako dokument dotyczący 2021 r. – koszty energii to koszty zużycia materiałów za 2021 r. Wartość brutto z faktury to zobowiązanie wobec dostawcy energii na koniec 2021 r. VAT ‒ z racji tego, że będzie odliczony dopiero w styczniu ‒ powinien być ujęty i zaprezentowany jako VAT podlegający rozliczeniu w kolejnych okresach.
Analizując kompletność zapisów w księgach za 2021 r., należy się zastanowić, czy wszystkie rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne zostały prawidłowo ustalone i rozliczone. Zdarza się, że w trakcie roku jednostki ujmują koszty na „rozliczenia międzyokresowe kosztów” i podejmują decyzję, iż dopiero na koniec roku odpiszą je w wynik finansowy. Teraz trzeba sprawdzić, czy zostało to rzeczywiście zrobione. Należy też zweryfikować, czy ustalono wartość wszystkich zużytych w poprzednim roku nakładów, które nie zostały jeszcze potwierdzone fakturami. Taka sytuacja może dotyczyć np. kosztów najmu czy z usług z nim powiązanych, jeśli te świadczenia są rozliczane w dłuższych okresach. Z zasady współmierności przychodów i kosztów wynika bowiem konieczność obciążenia kosztów okresu wartością zużytych w tym okresie zasobów. Brak dokumentu zewnętrznego – faktury – nie jest tu przeszkodą. Pracownicy księgowości mogą wartość tego kosztu oszacować na podstawie umów, cenników czy innych informacji uzyskanych od klienta.
3. utworzenie rezerw w razie potrzeby
Kolejnym krokiem ważnym dla sporządzenia sprawozdania jest zweryfikowanie, czy na jednostce nie ciążą przyszłe zobowiązania, których kwotę można w sposób wiarygodny oszacować, a w szczególności straty z transakcji gospodarczych w toku. W takim wypadku należałoby utworzyć rezerwy w szczególności dotyczące udzielonych gwarancji, poręczeń, operacji kredytowych, skutków toczącego się postępowania sądowego. Za wiarygodne podanie danych na ten temat odpowiedzialny jest klient, ale często biuro rachunkowe musi zwrócić uwagę, aby przeanalizował, czy takie zdarzenia nie są związane z jego działalnością, i przekazał księgowości informacje umożliwiające wiarygodną wycenę.

Przykład 3

Pozew
Spółka X jest stroną sporu z dostawcą. W związku z nieprawidłowościami w styczniu 2022 roku został złożony pozew dotyczący dostaw z 2021 r. Biuro dowiedziało się o tym w marcu 2022 r., ale ponieważ problem dotyczy 2021 r., należy w sprawozdaniu za 2021 r. utworzyć rezerwę na prawdopodobne negatywne skutki tego sporu dla spółki. Na podstawie informacji od zarządu biuro rachunkowe utworzyć powinno rezerwę na koszty związane z postępowaniem i kosztami odszkodowania, jeśli jest prawdopodobne, że spółka będzie je ponosić.
Przypomnieć należy, że tylko mikro- lub małe jednostki oraz fundacje i stowarzyszenia, o których mowa w art. 3 ust. 2 i ust. 3 pkt 1 i 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, które spełniają warunki określone w art. 3 ust. 1c pkt 1 albo ust. 1d ustawy o rachunkowości mogą zrezygnować z tworzenia rezerw (oraz rozliczeń międzyokresowych biernych). Przy czym uproszczenie to nie dotyczy spółek kapitałowych (spółka z o.o., spółka akcyjna, prosta spółka akcyjna), spółek komandytowo-akcyjnych i spółek jawnych lub komandytowych, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej.
4. sprawdzenie poprawności wycen
Kolejnym krokiem jest zweryfikowanie prawidłowości wycen aktywów i pasywów. Chodzi tu przede wszystkim o naliczenie odsetek od należności i zobowiązań, dokonanie odpisów aktualizacyjnych. Pamiętać należy, że odsetki księguje się, jeśli na mocy przepisów lub umowy należą się jednej ze stron transakcji. Nie ma znaczenia, czy jednostka otrzymała od kontrahenta dokument potwierdzający wysokość tych odsetek, czy też nie. Jeśli w danej sytuacji podmiot będzie zobowiązany do uiszczenia odsetek, to zgodnie z zasadami memoriału oraz współmierności przychodów i kosztów powinny one zostać naliczone i ujęte w księgach rachunkowych.

Przykład 4

Zobowiązanie
C sp. z o.o. nie zapłaciła do końca 2021 roku zobowiązania z tytułu PIT za pracowników, którego termin płatności upłynął 20 grudnia 2021 r., w kwocie 19 600 zł. Biuro rachunkowe prowadzące księgi tej spółki powinno odsetki od tej kwoty obliczyć i ująć jako koszty finansowe niestanowiące kosztu uzyskania przychodu. Dane do wyliczenia odsetek są następujące:
• 21.12.2021‒31.12.2021 to 11 dni,
• stopa odsetek podatkowych wynosi 8,00 proc.
Wartość odsetek po zaokrągleniu to 47,00 zł. Księguje się je:
• Wn „Koszty finansowe” 47 zł,
• Ma „Rozrachunki z urzędem skarbowym – odsetki” 47 zł.
Odsetki ustawowe za opóźnienie od transakcji handlowych liczy się na podstawie art. 4 pkt 3 lit. b, art. 6 ust. 1, art. 7 ust. 1 i art. 8 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych oraz art. 20 ust. 3 ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczenia zatorów płatniczych.

Przykład 5

Odsetki
Spółka C nie zapłaciła w terminie 15 listopada 2021 r. zobowiązania wobec swojego dostawcy na kwotę 68 000 zł. Nie otrzymano noty odsetkowej, ale zgodnie z przepisami ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych należy naliczyć odsetki przypadające na 2021 r. i ująć je w księgach. Dane do wyliczenia odsetek są następujące:
• 16.11.2021‒31.12.2021 to 46 dni,
• stawka 10,1 proc. rocznie.
Odsetki wyniosą 865,56 zł. Ujmuje się je:
• Wn „Koszty finansowe – odsetki” 865,56 zł,
• Ma „Rozrachunki z dostawcami” 865,56 zł.
Pamiętać też należy, że jeśli klient ma aktywa lub pasywa wyrażone w walucie obcej, to konieczne jest ich przeliczenie po kursie, jaki obowiązywał na dzień bilansowy. Kursy zostały określone przez NBP w tabeli nr 254/A/2021 z 31 grudnia 2021 r. Różnice kursowe wynikające z rozbieżności między wartością aktywów i pasywów na dzień bilansowy a ich historyczną kwotą są odpowiednio odnoszone na przychody i koszty finansowe.
5. wybór właściwej formy
Po dokonaniu wycen można przystąpić do sporządzenia sprawozdania finansowego. To, czy będzie ono przygotowane według załącznika nr 1, 4 czy 5 do ustawy o rachunkowości, zależy od tego, jakiego rodzaju jest jednostka i jakie są wielkości ją charakteryzujące. Należy pamiętać, że sporządzanie uproszczonych sprawozdań finansowych jest możliwe tylko wtedy, gdy oprócz spełniania tych kryteriów jest jeszcze uchwała (lub postanowienie) organu zatwierdzającego sprawozdanie o korzystaniu z załącznika 4 lub 5. Jeśli takiej uchwały brak, to sprawozdanie musi być przygotowane według załącznika nr 1. Podobnie jak w poprzednich latach należy je przygotować w wersji elektronicznej w strukturze XML oraz opatrzyć elektronicznym podpisem. Przypomnieć należy, że w odniesieniu do sprawozdań za 2021 rok obecnie możliwe są dwa scenariusze ich podpisywania.
▶ Pierwszy scenariusz
Podpisy elektroniczne (podpis kwalifikowany, podpis osobisty lub profil zaufany) mogą być złożone zarówno przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, jak i kierownika jednostki (wszystkich członków tego organu).
▶ Drugi scenariusz
Nowa możliwość to podpisanie sprawozdania elektronicznie przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, następnie złożenie oświadczeń o podpisaniu przez część osób należących do organu będącego kierownikiem jednostki i na koniec podpisanie również elektronicznie przez ostatniego z członków tego organu. Oświadczenia mogą być podpisane elektronicznie albo tradycyjnie na papierze, a potem zeskanowane. Ważne jest, aby w treści oświadczenia lub odmowy złożenia oświadczenia (bo też jest możliwe) wskazano sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Oświadczenie takie będzie potem przechowywane razem ze sprawozdaniem finansowym i składane do organów, do których należy złożyć sprawozdanie:
  • do szefa Krajowej Administracji Skarbowej – w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą i podatników podatku CIT niewpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS,
  • do Krajowego Rejestru Sądowego – w przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS.
Podstawa prawna
art. 3 ust. 2 i ust. 3 pkt 1 i 2 ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1057; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1535)
art. 4 pkt 3 lit. b, art. 6 ust. 1, art. 7 ust. 1 i art. 8 ust. 1 ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 424; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2317)
art. 20 ust. 3 ustawy z 19 lipca 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczenia zatorów płatniczych (Dz.U. poz. 1649)
załączniki nr 1, 4 i 5, art. 3 ust. 1c pkt 1, art. 3 ust. 1d, art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U z 2021 poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106)