To niewiele, jeśli wziąć pod uwagę, że w systemie może się uwierzytelnić kilka osób z jednej firmy, i to zarówno po stronie wystawiających faktury, jak i je odbierających.
Powodzeniem cieszy się natomiast system testowy. Dane MF pokazują, że w systemie udostępnionym do testowania (w tzw. środowisku testowym) odnotowano do tej pory aż 1 009 827 uwierzytelnień. Wystawiono 6 844 374 faktury testowe.
Ministerstwo Finansów szacowało, że już w tym roku zainteresowanych korzystaniem z KSeF może być ok. 10 proc. podmiotów. Resort przyznaje jednak: „zarówno nasze informacje, jak i sygnały z zewnątrz potwierdzają, że firmy mają własny harmonogram przechodzenia na KSeF i w dużej mierze może to nastąpić w trzecim lub czwartym kwartale tego roku”.
E-faktury strukturyzowane – kiedy i jak przygotować się do przejścia na KSeF?
E-faktury strukturyzowane – kiedy i jak przygotować się do przejścia na KSeF?

Zobacz również
Na razie dobrowolny
Krajowy System e-Faktur działa od 1 stycznia 2022 r. i na razie jest dobrowolny. Zmieni się to prawdopodobnie już w 2023 r. Ministerstwo Finansów dąży bowiem do tego, aby wystawianie ustrukturyzowanych faktur stało się obowiązkowe. Zgodziła się już na to Komisja Europejska. Teraz MF czeka jeszcze na akceptację Rady UE (patrz: „KE zgodziła się na obowiązkową e-fakturę”, DGP nr 63/2022).
Nikłe na razie zainteresowanie systemem nie dziwi Janiny Fornalik, doradcy podatkowego i partnera w MDDP Michalik, Dłuska, Dziedzic i Partnerzy.
– Dostosowanie systemów finansowo-księgowych, procesów i procedur wewnętrznych do wysyłania ustrukturyzowanych faktur to bardzo skomplikowana i kosztowna operacja, szczególnie dla tych firm, które codziennie wystawiają tysiące faktur – wyjaśnia ekspertka. Dodaje, że obecne zachęty (patrz: ramka) są niewystarczające, szczególnie dla firm, które nie mają zwrotów VAT.
Dlatego – zdaniem ekspertki – podatnicy zdecydują się wdrożyć u siebie system dopiero wtedy, gdy stanie się on obowiązkowy i rozwieją się liczne wątpliwości. – Na razie jest jeszcze zbyt wiele niewiadomych – mówi Janina Fornalik.
– Na razie też nie ma jeszcze żadnego ministerialnego ogólnodostępnego narzędzia do wystawiania ustrukturyzowanych faktur – zwraca uwagę Joanna Pęczek-Czerwińska, doradca podatkowy i partner w Gekko Taxens. W związku z tym – jak tłumaczy – chcąc przystąpić do systemu (dobrowolnego), trzeba mieć albo swój zespół informatyków, albo skorzystać z narzędzi, które proponują dostawcy programów finansowo-księgowych.
Będzie obowiązkowy
Zgoda unijnych instytucji na obowiązkowy KSeF miałaby już być od 1 kwietnia 2023 r. Tak wynika z polskiego wniosku derogacyjnego. Z nieoficjalnych informacji wiemy jednak, że podatnicy nie będą musieli wysyłać ustrukturyzowanych faktur wcześniej niż od 1 lipca przyszłego roku.
W opublikowanym niedawno komunikacie MF zapewniło, że da biznesowi odpowiednio dużo czasu na dostosowanie się do nowych rozwiązań. Poinformowało też, że pracuje nad docelową koncepcją KSeF.
Może każdy
Już dziś z nowego systemu może korzystać każdy podatnik. Od 1 stycznia 2022 r. bowiem uprawnienia do korzystania z KSeF mają wszystkie osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą (autoryzacja m.in. przez podpis zaufany, podpis kwalifikowany) oraz reprezentanci firm posługujący się pieczęciami kwalifikowanymi.
Potencjalnie każdy przedsiębiorca w Polsce, mający jeden z wymienionych podpisów, może już korzystać z KSeF – podkreśla resort. Dodaje zarazem, że podmioty nieposiadające pieczęci kwalifikowanej mogą wskazać osobę reprezentującą taki podmiot w KSeF za pomocą zawiadomienia ZAW-FA składanego do właściwego urzędu skarbowego.
Czas na przygotowania…
Mimo że na razie zainteresowanie dobrowolnym wysyłaniem ustrukturyzowanych faktur nie jest duże, to eksperci nie mają wątpliwości – skoro KSeF ma być obowiązkowy, to już teraz trzeba zacząć się do niego przygotowywać.
– To operacja na znacznie większą skalę niż przygotowywanie do obowiązkowego wysyłania JPK_VAT. Wdrożenie ustrukturyzowanych faktur jest procesem długotrwałym i kosztownym – mówi Janina Fornalik.
Podkreśla, że to szczególnie duże wyzwanie dla firm wystawiających setki czy tysiące faktur dziennie i korzystających przy tym z różnych systemów. Różne rodzaje wystawianych dotychczas faktur muszą być bowiem dostosowane do jednego wzoru faktury ustrukturyzowanej, która jest przesyłana w formacie XML do KSeF.
– Niewystarczające będą zmiany w samym tylko systemie informatycznym – tłumaczy Joanna Pęczek-Czerwińska. Podkreśla, że do nowego obowiązku wysyłaniu faktur trzeba przygotować całą firmę, trzeba się przyjrzeć, kto jakie dokumenty wystawia i skąd pobierane są różnego rodzaju dane.
…i procedury
Ważne jest też – jak dodaje Janina Fornalik – by przedsiębiorcy określili zasady nadawania i odbierana uprawnień dotyczących pracy z KSeF. Trzeba przyjąć odpowiednie procedury, np. na wypadek odejścia pracownika z firmy, a także dotyczące ewentualnej współpracy z biurem rachunkowym. Jeżeli prowadzący księgi rachunkowe będą mieli dostęp do otrzymywanych faktur, to musi powstać system merytorycznej weryfikacji dokumentów. – Biuro rachunkowe nie może przecież automatycznie księgować wszystkich otrzymanych faktur – zwraca uwagę ekspertka.
Podkreśla również, że w przesyłanych dokumentach nie może być błędów. Każda faktura będzie bowiem – w momencie jej przesłania do KSeF – dostępna dla organów podatkowych. Dlatego musi być wcześniej odpowiednio zweryfikowana.
– Nie będzie można anulować ani poprawić danych na wysłanej fakturze. Jedyną opcją zmian będzie wysłanie faktury korygującej – wyjaśnia Joanna Pęczek-Czerwińska.
Wiele niewiadomych
W obecnym dobrowolnym systemie e-faktur jest – w ocenie Janiny Fornalik – zbyt sporo niewiadomych, a na odpowiedź resortu trzeba długo czekać, czasem miesiącami. To – jej zdaniem – tłumaczy, dlaczego przedsiębiorcy tak niechętnie przechodzą do KSeF.
Jako przykład ekspertka podaje wątpliwości dotyczące daty wystawienia ustrukturyzowanej faktury. Zgodnie z przepisami przyjmuje się datę wysłania faktury do KSeF, ale problem polega na tym, że najpierw dokument jest wystawiany w systemie firmy, a dopiero potem przesyłany do krajowego systemu. Obie daty mogą się różnić.
– Przykładowo będzie tak w razie przerwy technicznej w KSeF. W rezultacie dokument zostanie zarejestrowany w systemie dopiero kolejnego dnia – wyjaśnia Janina Fornalik. Podaje też inny przykład: w jednej fakturze z przesyłanej paczki pojawi się błąd, co sprawi, że całość zostanie odrzucona i trzeba będzie wysłać jeszcze raz, a po zmianach może dotrzeć dzień później.
W obu przypadkach na fakturze będzie inna data wystawienia, a inna w urzędowym potwierdzeniu odbioru jako data przesłania do KSeF. – Tymczasem data wystawienia faktury jest ważna, np. dla ustalenia momentu powstania obowiązku podatkowego w niektórych przypadkach lub przyjęcia odpowiedniego kursu walut. Podaje się ją też w JPK_VAT – tłumaczy Janina Fornalik.
Jakie dane
Zdaniem Janiny Fornalik zmienić może się jeszcze sama schema faktury.
Joanna Pęczek-Czerwińska zwraca uwagę na informację, która już się pojawiła – podatnicy będą przekazywać do KSeF dodatkowe dane, np. dotyczące wewnętrzwspólnotowych nabyć. Nie wiadomo jednak jeszcze, w jaki sposób trzeba będzie to robić.
Mniej obaw co do tego ma Zbigniew Makowski, doradca podatkowy i ekspert w SSW.
Zwraca uwagę na treść wniosku Komisji Europejskiej do Rady UE o wydanie decyzji derogacyjnej.
– Wynika z niego, że Polska nie będzie mogła rozszerzyć zakresu obowiązkowych danych podawanych w ustrukturyzowanych fakturach. Nie pojawią się więc żadne dodatkowe pola, które trzeba będzie wypełnić – wyjaśnia ekspert. Dlatego, jego zdaniem, opublikowana schema już się niewiele zmieni. ©℗
Korzyści ze stosowania nowego systemu:
■ zmniejszenie kosztów – faktury są przechowywane i archiwizowane w systemie KSeF przez 10 lat; nie ma konieczności ich przechowywania w odrębnych systemach IT przedsiębiorców,
■ usprawnienie obrotu gospodarczego – wprowadzenie jednego standardu faktury: zamiana dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe, czyli cyfryzacja i automatyzacja obiegu faktur między podatnikami oraz księgowania faktur u podatników,
■ zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami oraz wzajemnych rozliczeń – wystawiona faktura będzie udostępniona odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym, co wpłynie na automatyzację procesów księgowych,
■ brak duplikatu faktur – nie ma możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury,
■ wgląd w ścieżkę obiegu faktury – pewność, że dotarła do kontrahenta, stała dostępność kontrahenta do faktur w systemie KSeF,
■ jeden stały format faktury z danymi ułożonymi w porządku określonym we wzorze faktury – zredukowanie pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych oraz oszczędność czasu pracowników firm,
■ szybszy zwrot VAT – wystawianie faktur ustrukturyzowanych uprawnia podatnika do zwrotu VAT w skróconym o jedna trzecią terminie – z 60 do 40 dni,
■ uproszczenie rozliczania faktur ustrukturyzowanych korygujących in minus: u wystawcy z chwilą jej wystawienia, a u nabywcy, jeśli wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych – z chwilą jej otrzymania w KSeF,
■ brak obowiązku przesyłania JPK_FA – przedsiębiorca wystawiający faktury w KSeF nie musi przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury jednolitego pliku kontrolnego dla faktur (JPK_FA). Dane te są automatycznie dostępne dla administracji w KSeF.
Źródło: Ministerstwo Finansów
Podatnicy pytają, MF odpowiada
Co się stanie, jeżeli wystawca prześle e-fakturę z błędami rachunkowymi?
Faktura zostanie przyjęta do KSeF, system nie weryfikuje błędów rachunkowych zawartych w fakturze. W przypadku wystąpienia takich błędów konieczne jest wystawienie faktury korygującej.
Czy może być więcej wskazanych odbiorców e-faktury, np. faktor?
Tak, struktura e-faktury pozwala na wskazywanie dodatkowych podmiotów, w tym m.in. faktorów. Wszystkie wskazane podmioty będą miały dostęp do faktury w ramach KSeF.
Czy jest możliwość masowego pobierania e-faktur w postaci plików XML oraz PDF przez API?
Tak, jest przewidziana możliwość masowego pobierania faktur, ale wyłącznie w postaci XML.
Ile faktur korygujących można wystawić w KSeF do jednej faktury sprzedaży?
KSeF nie przewiduje ograniczeń pod kątem liczby faktur korygujących wystawionych do jednej faktury sprzedaży.
Czy w KSeF mogą być wystawiane faktury proforma?
Tak zwana proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT. Zatem wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF.
Czy w KSeF można wystawić faktury dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej?
KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur podatnikom (B2B), jak również na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) oraz umożliwia dostęp do tych faktur, m.in. poprzez tzw. dostęp anonimowy.
Czy w KSeF przewidziana jest procedura samofakturowania?
Tak. Sprzedawca uprawniający nabywcę do samofakturowania będzie musiał nadać nabywcy to uprawnienie w KSeF. Faktury w ramach tej procedury będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę oraz przez podmioty uprawnione przez niego do wystawiania faktur w KSeF.
Źródło: www.podatki.gov.plg