E-faktury strukturyzowane – kiedy i jak przygotować się do przejścia na KSeF?

Upłynął już niemal rok od chwili, gdy Ministerstwo Finansów opublikowało plan wprowadzenia rewolucyjnej zmiany w obiegu faktur w Polsce, zaprezentowanej pod hasłem KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Procedowany jesienią 2021 r. projekt został finalnie uchwalony jako nowelizacja tzw. ustawy VAT-owskiej. Gdzie jesteśmy po prawie trzech miesiącach od startu działania KSeF w wersji dla ochotników? Jak przygotować swoją firmę do tej zmiany i kiedy najlepiej przejść na nowy system, który od 2023 r. ma być obowiązkowy dla wszystkich?

Czym jest KSeF i dlaczego ma rewolucyjny charakter?

Krajowy System e-Faktur to platforma umożliwiająca wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. W początkowym okresie funkcjonowania KSeF faktury ustrukturyzowane mają funkcjonować w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Choć wprowadzająca KSeF ustawa z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076) może na pierwszy rzut oka prezentować się niepozornie (to zaledwie kilkanaście zdań na dwóch stronach), przyniosła polskiemu systemowi prawnemu prawdziwy przełom. W tym samym miesiącu ruszyły testy platformy, aby – zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów – 1 stycznia 2022 r. system był już w pełni gotowy do użytku.

Z dużym wyprzedzeniem została opublikowana propozycja zmian w ustawie oraz kształt przewidywanego rozporządzenia, mającego doprecyzować warunki startu KSeF. Pojawiły się w niej m.in. przewidywane sposoby „zarządzania” uprawnieniami przez podatnika w systemie:

Tymczasem opublikowane 30 grudnia 2021 r. i obowiązujące rozporządzenie (Poz. 2481) pomija jednak rozwiązanie z propozycji majowej, a mianowicie – znika w nim portal podatnika:

§ 3. 1. Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest dokonywane za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust. 1 ustawy, dostępnego na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej […].

Trudności z masowym dostępem podatników do KSeF

Powyższa zmiana zapisów ma ogromne znaczenie dla podatników potencjalnie chcących skorzystać z rozwiązania Ministerstwa Finansów. By było ono powszechnie stosowane, musi spełniać podstawowe kryteria dostępności, wydajności i łatwości użytkowania – niezależnie, czy mamy na myśli wielką firmę ze wsparciem działów prawno-podatkowych i specjalistów IT, czy też małe przedsiębiorstwo wystawiające kilka faktur miesięcznie. W tym celu konieczne są narzędzia umożliwiające masowe konfigurowanie dostępów podatników do KSeF, np. szybkie i intuicyjne nadawanie uprawnień do dostępu i wystawiania faktur w obrocie gospodarczym lub wydajny interfejs wymieniający faktury z rynkiem.

Po istniejącym pierwotnie w projekcie rozporządzenia portalu podatnika można było spodziewać się kilku rzeczy. Po pierwsze, że będzie on dostępny webowo (w przeglądarce internetowej) i pozwoli na wystawianie oraz odbiór faktur w sposób manualny (dla najmniejszych podmiotów). Po drugie, że zapewni zarządzanie dostępami/uprawnieniami w sposób zautomatyzowany – czyli tak, by nie było konieczności składania w formie papierowej zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur u właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego. W obecnej chwili (marzec 2022 r.) jedynymi dostępnymi sposobami są forma papierowa lub wykorzystanie rozwiązań firm komercyjnych, które we własnym zakresie oprogramowały komunikację z KSeF. Wniosek? Dostęp do KSeF dla przysłowiowego Kowalskiego jest na tym etapie mocno utrudniony, co przekłada się na małe wykorzystanie platformy nawet w testach. Nie ma również potwierdzonej informacji, czy i kiedy narzędzie umożliwiające konfigurację oraz nadawanie uprawnień w KSeF przez podatników zostanie udostępnione wszystkim podatnikom.

EDI – co to jest i jak rozwiązuje problem dostępu do KSeF?

Comarch, jako wiodący dostawca oprogramowania na polskim rynku, w tym producent platformy Comarch EDI (Electronic Data Interchange), która już od ponad 20 lat pozwala na masowe przesyłanie dokumentów ustrukturyzowanych pomiędzy podmiotami gospodarczymi na całym świecie, rozpoczął prace nad integracją z KSeF już wiele miesięcy temu. Ważnym elementem w tego typu rozwiązaniach jest doświadczenie, które firma zdobywała w ostatnich latach, np. wykonując integrację dla klientów z podobnymi rozwiązaniami (choćby z Sistema di Interscambio we Włoszech, na które Ministerstwo Finansów powoływało się w wypowiedziach prasowych).

Podejście Comarch EDI do nowych realiów prawnych zakłada, że wszyscy klienci wymieniający obecnie e-faktury zgodnie z dotychczasowymi przepisami w Polsce (poprzez EDI czy jako faktury PDF), będą mogli w sposób maksymalnie uproszczony przejść na wymianę e-faktur poprzez KSeF bez ponoszenia wysokich kosztów inwestycyjnych oraz przeprowadzania prac po stronie systemów wewnętrznych (takich jak ERP czy FK). Każdy obecny, jak i potencjalny klient Comarchu, który zdecyduje się na wybór Comarch EDI, będzie mógł komunikować się poprzez KSeF jako wystawca oraz odbiorca faktur. Generowanie faktur w EDI i integracja z KSeF dotyczy w równym stopniu obecnie przesyłanych faktur w transmisji już realizowanej za pośrednictwem Comarchu oraz przejścia z komunikacji obecnie innymi kanałami, np. wysyłki listownej czy mailowej.

Odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące EDI i KSeF

• Czy Comarch EDI jest gotowe do komunikacji i testów KSeF, czy integruje się z API KSEF?

Platforma Comarch EDI jest w pełni przygotowana do komunikacji z KSeF dla każdego obecnego oraz potencjalnego klienta Comarch, zarówno w obecnej komunikacji w ramach EDI np. dostawcy z siecią handlową, ale także dla innych strumieni – zarówno faktur wysyłanych, jak i odbieranych. Aby maksymalnie usprawnić komunikację naszych klientów z KSeF, udostępniliśmy nowe narzędzia informatyczne pozwalające na samodzielne zarządzanie komunikacją z KSeF tym, którzy mogą ustawić np. kierunek transmisji, osadzić token wygenerowany na podstawie pieczęci dla danego NIP-u. Przygotowujemy także mechanizm umożliwiający wygenerowanie tokenów na bazie pieczęci podatnika, co jest rozwiązaniem awaryjnym w sytuacji, gdyby Ministerstwo Finansów nie udostępniło zapowiadanego portalu dla podatników w formie umożliwiającej generowanie tokenów pozwalających na masową komunikację naszych klientów z KSeF. Rozwiązanie generujące tokeny zostanie udostępnione przez Comarch EDI mniej więcej w trzecim kwartale obecnego roku.

• Co jest potrzebne, by skomunikować się z KSeF za pośrednictwem Comarch EDI?

Najłatwiejszą drogę mają przed sobą podmioty korzystające już z platformy EDI i wymieniające faktury za jej pośrednictwem. Prace konfiguracyjne i programistyczne po stronie klientów zostaną jednak ograniczone do minimum, a większość wykona dla nich zespół Comarch, zarówno w zakresie testów, jak i przejścia na produkcję z KSeF. Zwłaszcza w transmisji z pomocą EDI może się finalnie okazać, że wystawcy faktur muszą jedynie wygenerować token na bazie swojej pieczęci i osadzić go w aplikacji Comarch IAM – resztą zajmie się Comarch.

– Komunikacja naszych obecnych klientów Comarch EDI z nowymi odbiorcami faktur będzie odbywać się podobnie jak w gronie obecnych kontrahentów. Połączenie na linii klient–Comarch EDI funkcjonuje już z powodzeniem, a ewentualna zmiana może dotyczyć jedynie potencjalnej rozbudowy specyfikacji faktury ponad obecny zakres na platformie EDI (jeśli będzie to wymagane w kontekście nowych partnerów spoza obszaru EDI) – mówi Łukasz Barchański, Dyrektor Consultingu w Comarch.

W przypadku nowych klientów Comarch EDI konieczne są prace podobne jak w przypadku klasycznego podłączenia się do naszej platformy, czyli ustanowienie bezpiecznych, szyfrowanych łączy, wdrożenie specyfikacji e-faktury zgodnej z ECOD KSeF XML (podstawowa wersja e-faktury służąca podmiotom do wystawiania i odbierania) czy uzgodnienie z działem wdrożeniowym ewentualnych rozszerzeń naszej specyfikacji podstawowej. – Pozostałe prace związane ze skomunikowaniem kontrahenta poprzez Comarch EDI z KSeF zostaną skonfigurowane tak jak dla obecnych klientów – dodaje Łukasz Barchański.

• Co ze specyfikacjami wykorzystywanymi w EDI, jak odnieść je do specyfikacji KSeF XML?

– Tutaj również Comarch stara się wychodzić naprzeciw potrzebom, dlatego duża część naszych klientów Comarch EDI korzysta z e-faktur w ramach dostosowanych systemów już od 2005 r. Aby nie narażać ich na niepotrzebne koszty, wykonaliśmy porównanie specyfikacji Comarch EDI ze specyfikacją KSeF XML i oznaczyliśmy wszystkie obowiązkowe pola zawarte w KSeF XML oraz te opcjonalne, które przez lata wystąpiły w specyfikacji stosowanej w Comarch EDI. W ten sposób powstał szeroki zbiór danych, które nasi klienci mogą przekazać w fakturze do KSeF. Na obecnym etapie testów wszystko wskazuje na to, że faktury generowane w Comarch EDI po przekonwertowaniu do specyfikacji KSeF XML są przez KseF transmitowane i odbierane poprawnie. Jeśli pojawią się nowe obszary wymagane w fakturze przez naszych obecnych i przyszłych klientów, będziemy systematycznie rozbudowywali naszą specyfikację o ewentualne braki – komentuje Marta Frok, Consulting Manager w Comarch.

• Kiedy zacząć wdrażać się w tematykę KSeF, a następnie przejść na nowe rozwiązanie?

Proces wdrożenia i przygotowania najlepiej rozpocząć już teraz. Nawet jeżeli Ministerstwo Finansów przesunie zapowiadany termin wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF z 1 stycznia 2023 r., szybko osiągnięta gotowość na nieuchronne zmiany pozwala na większą elastyczność i osiągnięcie przewagi biznesowej.

W drugim kwartale bieżącego roku klientom Comarch EDI zostanie udostępniona możliwość powszechnych i bezpłatnych testów wysyłki faktur do KSeF, w pierwszej kolejności dla użytkowników aplikacji Comarch webEDI, a w kolejnym kroku wszystkim pozostałym. Powszechne testy będą miały miejsce w trzecim kwartale 2022 r. i jeżeli platforma KSeF okaże się stabilna nawet pod dużym obciążeniem strumienia faktur, pierwsi klienci Comarch EDI rozpoczną drogę ku nowemu typowi faktury już w czwartym kwartale 2022 r., co oznacza, że będą w pełni gotowi na zmiany przed terminem wyznaczonym przez Ministerstwo Finansów.

Pełen zakres oferty dla naszych klientów chcących wymieniać faktury poprzez KseF jest już wstępnie przedstawiony na stronie Comarch EDI, a szczegółowe informacja pojawią się tam na początku drugiego kwartału. Więcej na temat możliwości oferowanych przez rozwiązanie Comarch można znaleźć też tutaj.