Okazuje się, że jest też problem techniczny. - Ręczne liczenie zaliczek oznaczałoby konieczność ręcznego poprawiania podatku w programie. To skutkowałoby niezgodnością w algorytmie i błędami w rozliczeniu - tłumaczy Małgorzata Majek, menedżer działu kadr i płac w Szwak i Spółka.
Wyjaśnia, że systemy kadrowo-płacowe mają po aktualizacji wprowadzony mechanizm liczenia według ustawy, a nie rozporządzenia. Każda zmiana naniesiona ręcznie powoduje więc błąd.
Producenci oprogramowania zapewniają, że przed końcem stycznia wyrobią się z nanoszeniem zmian. Ale czy zdążą do terminu rozliczeń z urzędem skarbowym?
Grzegorz Mączka, dyrektor działu produkcji systemów Comarch ERP, deklaruje, że zmiany w oprogramowaniu uwzględniające rozporządzenie MF będą udostępniane sukcesywnie od 21 stycznia. Najpóźniej 27 stycznia wszystkie systemy tego producenta mają być zgodne z przepisami - zapewnia.
Zapanował chaos
Na forach branżowych wrze. Złość, gniew i rozpacz - to najczęstsze emocje, jakie budzi rozporządzenie ministra finansów z 7 stycznia br. zmieniające sposób obliczania zaliczek na PIT (Dz.U. poz. 28). Weszło ono w życie nazajutrz, 8 stycznia, i nakazuje zmienić zasady obliczania i poboru zaliczek na podatek dochodowy.
Przedsiębiorcy, księgowi, kadrowi i doradcy podatkowi nie zostawiają suchej nitki na ministrze finansów, który z nagła, po tygodniu od wprowadzenia Polskiego Ładu, zmienił reguły gry. Zapanował chaos, jakiego dawno w podatkach nie było.
Ministerstwo podpowiada
W sobotę i niedzielę resort finansów zorganizował live czat, podczas którego miał „wytłumaczyć”, jak zastosować te zmiany. Księgowi nie kryją na internetowych forach, jak bardzo się zawiedli. Mają poczucie, że resort nie ma pojęcia o ich pracy.
Przykładowo jeden z uczestników live czatu spytał, co ma zrobić z listą płac, na której ma 800 pracowników, z wypłatą na poniedziałek, 10 stycznia. Dowiedział się, że ma wyliczyć wynagrodzenia w Excelu lub skorzystać ze zmian w systemach kadrowo-płacowych, które być może przygotują programiści.
Tak się nie da
- Jako osoby biegle posługujące się nie tylko arkuszem Excel, lecz także wieloma innymi narzędziami, np. do tworzenia XML, wiem, że z dnia na dzień w Excelu można zmienić formułę podsumowującą kolumnę z wartościami, a nie wyliczenia wynagrodzeń - komentuje Cezary Szymaś z ASCS-Consulting Biuro Rachunkowe.
Dostawcy oprogramowania pracują ma najwyższych obrotach. Starają się zrozumieć nowe przepisy i jak najszybciej przygotować kolejną aktualizację programów finansowo-płacowych.
- Nie oszukujmy się, żaden program kadrowo-płacowy nie jest gotowy, by liczyć zaliczki na nowo - stwierdza Konrad Filip Turzyński, doradca podatkowy, partner w KNDP.
Wszyscy zastanawiają się, kto zapłaci za tę dodatkową pracę. Padają groźby strajku i zapowiedzi wysyłania do Ministerstwa Finansów faktur z żądaniem zapłaty za tę nadmiarową pracę.
Szybka nowelizacja
Problem powstał, gdy okazało się, że wbrew zapewnieniom rządu o „historycznej obniżce podatków” wiele osób otrzymało z początkiem stycznia niższe wynagrodzenia netto niż w ubiegłym roku. Na początku winą za to obarczono księgowych, ale następnie minister finansów wydał rozporządzenie z 7 stycznia 2022 r. (Dz.U. poz. 28), z którego wynika, że to jednak nie księgowi są winni. Pisaliśmy o nim m.in. w artykule „Polski Ład naprawiany rozporządzeniem” (DGP nr 5/2022).
Joanna Narkiewicz-Tarłowska, doradca podatkowy i dyrektor w PwC, przypomina, że rozporządzenie zostało zapowiedziane w środę, 5 stycznia podczas konferencji prasowej, zostało opublikowane w piątek, 7 stycznia, a obowiązuje od soboty, 8 stycznia. Ministerstwo Finansów przeprowadziło też w sobotę, 8 stycznia webinarium w sprawie nowego mechanizmu poboru zaliczek na podatek dochodowy.
- Wprowadzenie tych przepisów odbywało się w czasie, gdy wielu pracodawców wysłało swoich pracowników na urlopy i nie miało możliwości przygotowania się do zmian - mówi Joanna Narkiewicz-Tarłowska.
Rozporządzenie dotyczy sytuacji, w których pracownik, zleceniobiorca lub emeryt ma przychód do 12 800 zł brutto miesięcznie. Minister zobowiązał płatników do równoległego obliczania zaliczek na PIT według nowych zasad i obowiązujących na koniec 2021 r.
Jeżeli okaże się, że obciążenia podatkowo-składkowe według dotychczasowych zasad są niższe, to zaliczkę trzeba odprowadzić do urzędu skarbowego w tej obniżonej wysokości. Pozostała jej część ma być potrącana w miesiącach, w których pracownik odczułby korzyści z Polskiego Ładu. Pisaliśmy o tym w artykule „Rok ma 12 miesięcy, ale obliczyć trzeba 24 zaliczki” (DGP nr 5/2022).
Niezwłocznie, czyli kiedy?
Przepisy rozporządzenia wymagają, aby płatnicy „niezwłocznie” zwracali podatnikom nadwyżkę styczniowej zaliczki, jeżeli nie została ona jeszcze przekazana do urzędu skarbowego.
Ale żeby ją zwrócić, trzeba ją najpierw obliczyć.
- Na pewno nie traktowałabym określenia „niezwłocznie” jako konieczności natychmiastowego działania bez względu na okoliczności - komentuje Ewa Nowogrodzka z kancelarii Staniek & Partners. Jej zdaniem należy działać bez zbędnej zwłoki, czyli zachować zwykły tryb czynności (patrz komentarz w ramce).
Opinię ekspertki potwierdza orzecznictwo sądowe, w tym wyroki Sądu Najwyższego z 13 grudnia 2006 r. (sygn. akt II CSK 293/06) i z 30 czerwca 2011 r. (sygn. akt III CSK 282/10). W obu z nich sąd wskazał, że termin „niezwłocznie” oznacza termin realny, mający na względzie okoliczności miejsca i czasu, a także regulacje zawarte w art. 354 i art. 355 kodeksu cywilnego.
Jedni liczą, inni czekają
Mimo to część księgowych decyduje się na ręczne obliczanie obu zaliczek: nowej i na zasadach z 2021 r., bo - jak mówią - dostają już telefony od pracowników z pretensjami, że wypłacona pensja była niższa niż dotychczas.
Tam jednak, gdzie wypłat jest więcej, księgowi czekają na aktualizację oprogramowania.
- Przy dużej liczbie pracowników przygotowanie dodatkowej listy (bo do tego się to sprowadza) i porównywanie podatku jest praktycznie nie do zrobienia, szczególnie w miesiącu, w którym jest również obowiązek złożenia do urzędu skarbowego rocznych informacji PIT-11 i PIT4R - mówi Małgorzata Majek ze Szwak i Spółka.
Na najwyższych obrotach
Producenci oprogramowania finansowo-księgowego i kadrowo-płacowego potwierdzają, że pracują na najwyższych obrotach, aby jak najszybciej dostarczyć aktualizację uwzględniającą rozporządzenie z 7 stycznia br.
Bogdan Zatorski, kierownik do spraw analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii, zapewnia, że w jego firmie już od rana 10 stycznia (poniedziałek) analizowano rozporządzenie ministra finansów.
- Zanim wprowadzimy zmiany w systemach kadrowo-płacowych czy finansowo-księgowych, wszechstronnie analizujemy rzeczywisty wpływ modyfikacji przepisów na działanie algorytmów w aktualnej wersji programów. Niekiedy bowiem z pozoru proste zmiany mają wpływ na wiele więcej funkcji niż tylko liczenie procentu od zadanej kwoty - tłumaczy Bogdan Zatorski.
Dodaje, że interpretacja przepisów nie zawsze jest jednoznaczna, dlatego firma jest w kontakcie m.in. z Ministerstwem Finansów, by na bieżąco wyjaśniać powstające wątpliwości.
Również Grzegorz Mączka z Comarch ERP przyznaje, że firma jest w stałym kontakcie z przedstawicielami MF.
- Na podstawie udostępnionych interpretacji przepisów projektujemy i wprowadzamy zmiany w naszych systemach - mówi.
O pośpiechu mówi też Aleksandra Piaskowska z biura prasowego firmy Asseco.
- Niezapowiedziane zmiany prawne są zawsze trudne, zarówno dla przedsiębiorstw, jak i dostawców oprogramowania, a dostosowanie aplikacji do treści rozporządzenia wymaga wprowadzenia znaczących poprawek. Obecnie dokładamy wszelkich starań, by jak najszybciej przejść z etapu analizy do etapu produkcji i umożliwić naszym klientom wywiązanie się z nowych obowiązków oraz wesprzeć ich wobec tej zaskakującej zmiany - informuje przedstawicielka Asseco.
Część kwestionuje
Część firm i księgowych w ogóle nie zamierza stosować nowego rozporządzenia. Kwestionują taki tryb wprowadzania zmian. Powołują się m.in. na opinię prawną przygotowaną dla Krajowej Izby Doradców Podatkowych. Z opinii wynika, że rozporządzenie ministra finansów jest bezprawne, bo zostało wydane z naruszeniem przepisów ordynacji podatkowej i Konstytucji RP.
Wskazano m.in., że treść rozporządzenia wykracza poza delegację art. 50 ordynacji podatkowej. Przepis ten pozwala bowiem na przedłużenie terminów w ustawach podatkowych, a nie modyfikację zawartych w nich zasad. - Wydane rozporządzenie wykracza więc poza granice upoważnienia ustawowego określonego w art. 50 ordynacji podatkowej i jest tym samym w tym zakresie nieważne - wyjaśniła KIDP.
Zgadza się z tym Katarzyna Rzeżnicka, doradca podatkowy i starszy menedżer w PwC. Również jej zdaniem rozporządzenie nie tylko zmienia technikę obliczania zaliczek na podatek, ale dodatkowo istotnie komplikuje zasady ich obliczania przez płatników.
- Dodatkowo zmiana następuje w trakcie roku podatkowego, bez zapewnienia odpowiedniego okresu vacatio legis, który dałby płatnikom i informatykom czas na przygotowanie odpowiednich zmian w systemach płacowych - podkreśla Rzeżnicka.
- Ponieważ są wątpliwości co do zgodności z prawem zmian wprowadzonych rozporządzeniem, poczekam na wyklarowanie się sytuacji - mówi Arkadiusz Kwieciński z biura rachunkowego ARCO. Dodaje, że klientom, którzy powinni wypłacić wynagrodzenia na początku miesiąca, proponuje ich wypłatę w kwocie wyliczonej zgodnie z ustawą i ewentualne ich późniejsze „niezwłoczne” uzupełnienie.
Piotr Piasecki, właściciel biura rachunkowego specjalizującego się w obsłudze sektora IT, zapewnia, że jego klienci nie mają problemów, aby dokonać szybkich zwrotów w sytuacji, gdy potrącona zaliczka była za duża.
- Pewnie więc do czwartku nastąpią zwroty. Nie wyobrażam sobie jednak skali chaosu, który panuje przy rozliczeniach większych firm lub biur obsługujących inne branże - podsumowuje Piotr Piasecki. ©℗
Opinia

Trzeba zachować spokój i ostrożność

Ewa Nowogrodzka radca prawny i doradca podatkowy w kancelarii Staniek & Partners / Materiały prasowe
Pojęcie „niezwłocznie” nie jest używane w prawie podatkowym na określenie bezwzględnie obowiązujących terminów związanych z regulowaniem zobowiązań podatkowych. W rozporządzeniu z 7 stycznia 2022 r. (Dz.U. poz. 28) nie zdecydowano się na ścisłe wskazanie sztywnego terminu - być może ze względu na świadomość, jak na „partyzanckich” zasadach zostało ono wprowadzone, bez praktycznie żadnej możliwości dostosowania programów używanych przez pracodawców, przeszkolenia kadr oraz uwzględniania dodatkowego nakładu pracy w planowanych działaniach.
Na pewno nie traktowałabym określenia „niezwłocznie” jako konieczności natychmiastowego działania bez względu na okoliczności. Naliczanie płac jest procesem długotrwałym, a nagłe zmiany panujących zasad nie mogą prowadzić do paraliżu służb kadrowo-płacowych. Odradzałabym pochopne działanie. W mojej opinii należy zachować spokój i pewną ostrożność - należy działać bez zbędnej zwłoki - to znaczy zachować zwykły tryb czynności. Nie bez znaczenia są też obiektywne możliwości podjęcia określonych działań - inaczej proces naliczenia płac wygląda w małej firmie, a inaczej w przedsiębiorstwie zatrudniającym nieraz tysiące pracowników. W tym drugim przypadku trudno wyobrazić sobie przeprowadzenie tego procesu bez wcześniejszego dostosowania programów księgowych.