Na pracodawcach ciąży – w ramach zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy – obowiązek nieodpłatnego przyznania pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych odpowiednich posiłków i napojów, o ile jest to niezbędne ze względów profilaktycznych (art. 232 kodeksu pracy). Stosownie natomiast do par. 112 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych należy zapewnić oprócz wody inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny one spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania określa rozporządzenie w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. W myśl par. 8 tego rozporządzenia pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za posiłki i napoje (powinny one być wydawane w naturze). Jeżeli pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków z uwagi na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych, to może zapewnić w czasie pracy korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych lub przyrządzanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych produktów.
Stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje, oraz szczegółowe zasady ich wydawania, a także warunki uzasadniające zapewnienie posiłków powinien ustalać pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – pracodawca po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników. Posiłki i napoje wydawane są pracownikom w dniach wykonywania prac uzasadniających ich wydawanie. Posiłki powinny być wydawane w czasie regulaminowych przerw w pracy, w zasadzie po 3‒4 godzinach pracy. Napoje powinny być dostępne dla pracowników w ciągu całej zmiany roboczej. Ponadto pracodawca powinien zapewnić zachowanie odpowiednich warunków higieniczno-sanitarnych przygotowywania oraz spożywania posiłków i napojów.
Na kontach
Operacje gospodarcze związane z zapewnieniem pracownikom posiłków i napojów regeneracyjnych wymagają następujących zapisów w księgach rachunkowych pracodawcy:
1. Zakup posiłków i napojów regeneracyjnych:
  • Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
  • Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT),
  • Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”.
2. Zapłata za nabyte posiłki i napoje regeneracyjne:
  • Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,
  • Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.
3. Przyjęcie posiłków i napojów regeneracyjnych do magazynu:
  • Wn konto 31 „Materiały”,
  • Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
4. Wydanie pracownikom uprzednio nabytych posiłków i napojów regeneracyjnych do wykorzystania:
  • Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5,
  • Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu” (w sytuacji wydania pracownikom posiłków i napojów regeneracyjnych bezpośrednio po ich nabyciu) lub konto 31 „Materiały” (w razie przekazania pracownikom posiłków i napojów regeneracyjnych z magazynu).
Podatki
Na gruncie prawa podatkowego wydatki pracodawcy na zapewnienie pracownikom posiłków i napojów regeneracyjnych stanowią co do zasady koszty podatkowe (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT; art. 15 ust. 1 ustawy o CIT). Pamiętać jednak należy, że nie są uznawane za koszty uzyskania przychodów wydatki pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PIT; art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT).
Przyznane pracownikom posiłki i napoje regeneracyjne korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 11 ustawy o PIT, zgodnie z którym wolne od tego podatku są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bhp, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowią one także podstawy wymiaru składek ZUS. Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowi bowiem wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bhp oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, pomimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bhp, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych. Uwzględnienia wymaga również par. 2 ust. 1 pkt 11 ww. rozporządzenia, zgodnie z którym podstawy wymiaru składek ZUS nie stanowi wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190 zł.
Na gruncie VAT podatek naliczony wynikający z faktur nabycia na rzecz pracowników posiłków i napojów regeneracyjnych podlega odliczeniu na zasadach ogólnych (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Samo wydanie tych posiłków i napojów regeneracyjnych pracownikom do zużycia w czasie pracy nie podlega opodatkowaniu VAT w myśl art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, ponieważ nie są one zużywane na cele osobiste pracowników.
Impreza integracyjna
Uwzględnienia wymagają również posiłki i napoje dla pracowników w związku z organizacją przez pracodawcę firmowej imprezy integracyjnej (ukierunkowanej na wzrost wydajności pracowników wskutek poprawy ogólnej atmosfery w pracy), sfinansowane ze środków obrotowych. Stanowią one dla pracowników przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT), podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. W przypadku udziału w firmowej imprezie integracyjnej byłych pracowników (emerytów i rencistów) otrzymane przez nich z tego tytułu świadczenia są wolne od PIT do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym 3000 zł (art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o PIT). W razie przekroczenia ww. limitu od jego nadwyżki przedsiębiorca jako płatnik PIT powinien pobrać 10-proc. zryczałtowany podatek dochodowy (art. 30 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT). Posiłki i napoje serwowane dla pracowników w ramach imprezy integracyjnej wymagają ujęcia w księgach rachunkowych przedsiębiorcy-pracodawcy:
1. Otrzymanie faktury z tytułu nabycia usługi transportowej w związku z dowozem pracowników na miejsce organizacji imprezy integracyjnej:
  • Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
  • Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT),
  • Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”.
2. Ujęcie usługi transportowej w ciężar kosztów operacyjnych:
  • Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5,
  • Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
3. Otrzymanie faktury z tytułu nabycia usługi noclegowo-gastronomicznej:
  • Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
  • Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”.
4. Ujęcie usługi noclegowo-gastronomicznej w ciężar kosztów operacyjnych:
  • Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5,
  • Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
5. Pobór zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu udziału pracownika w imprezie integracyjnej skutkującej powstaniem przychodu z otrzymania nieodpłatnego świadczenia, którego wartość ustalana jest na podstawie art. 11 ust. 2a ustawy o PIT:
  • Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
  • Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT);
oraz wpłata zaliczki na podatek dochodowy do urzędu skarbowego:
  • Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT),
  • Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.
Podstawa prawna
art. 232 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162)
par. 8 i par. 112 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2088)
art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 11, art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 42 i art. 30 ust. 1 pkt 4 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1834)
art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1800; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1927)
par. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, nie stanowią one także podstawy wymiaru składek ZUS (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949)
art. 7 ust. 2 pkt 1, art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2021 r. poz. 685; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1626)
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)