Nowy system e-faktur ma ruszyć już za miesiąc. Pozwoli zautomatyzować proces wystawiania i odbierania dokumentów sprzedaży i zakupu.
Danych wysłanych do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie będzie można poprawić ani zmodyfikować. Jedynym wyjściem będzie korekta.
Zmiany w tym zakresie wynikają z nowelizacji z 29 października 2021 r. ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2076).
Ministerstwo Finansów przewiduje, że przez KSeF będzie przesyłane do 100 mln faktur dziennie, a docelowo przez system ma przechodzić ok. 2 mld dokumentów miesięcznie.
Dwie metody
W 2022 r. będą w praktyce dwa systemy wystawiania faktur: tradycyjny oraz KSeF.
Jeśli podatnik będzie chciał wystawić fakturę tradycyjną, a następnie wprowadzić ją do systemu, to będzie to oznaczało, że wystawił dokument dwukrotnie. Trzeba więc będzie uważać, aby nie dublować dokumentów.
Lepszym rozwiązaniem będzie działanie odwrotne: najpierw wystawienie dokumentu poprzez system KSeF, a dopiero później wysłanie wizualizacji faktury do kontrahenta (odbiorcy, nabywcy).
W 2022 r. korzystanie z systemu będzie bowiem dobrowolne i nabywca może nie zgodzić się na otrzymywanie e-faktur. Mimo braku zgody nabywcy, sprzedawca będzie mógł wystawić fakturę w systemie, a następnie dostarczyć ją odbiorcy w formie z nim uzgodnionej (np. w formacie PDF lub w formie wydruku).
Od kiedy obowiązek
Nie jest pewne, czy system stanie się obowiązkowy od początku 2023 r. W nowelizacji nie pada taka data. Wynika to z tego, że na wprowadzenie obowiązkowego systemu musi zgodzić się Komisja Europejska.
Podczas ubiegłotygodniowego webinaru przedstawiciele MF poinformowali, że obowiązek wystawiania faktur przez KSeF pojawi się najprawdopodobniej dopiero w II kwartale 2023 r.
Wyjaśnili także wraz z przedstawicielami spółki Aplikacje Krytyczne (wykonawca systemu KSeF), jak ma funkcjonować nowy system.
Jeden wzór
Nowelizacja z 29 października 2021 r. zakłada, że podatnicy, którzy będą posługiwali się KSeF, będą mogli otrzymywać zwrot VAT w krótszym, bo 40-dniowym terminie (standardowy to 60 dni).
Inną zaletą będzie automatyzacja wystawiania i odbierania faktur. Aby było to możliwe, wszystkie faktury będą miały jeden wzór, tzw. schemę, w formacie XML.
- Będzie jedna struktura (schema) dla wszystkich rodzajów faktur: podstawowych, korygujących, uproszczonych, zaliczkowych i rozliczających zaliczki - wyjaśnił Krzysztof Rogowski, główny specjalista w Departamencie Analiz Ministerstwa Finansów, kierujący wdrażaniem KSeF.
Schema - jak podkreślił - będzie zawierała wszystkie pozycje wymagane ustawą o VAT, a także elementy dodatkowe, które nie są obowiązkowe, ale występują powszechnie w obrocie gospodarczym.
W praktyce obieg dokumentów może wyglądać nieco inaczej w dużych i mniejszych firmach. Większe będą mogły zautomatyzować fakturowanie. System KSeF jest bowiem zbudowany na interfejsie API, z którym będą łączyły się programy finansowo-księgowe stosowane w firmach.
Dla mniejszych podatników ministerstwo udostępni aplikację podatnika. - Będzie to rozwiązanie skierowane do mniejszych podmiotów, które nie będą korzystać z API. Będą oni mogli wejść do aplikacji, zalogować się do niej, wystawić faktury lub przejrzeć te, które sami wystawili. Wszystkie będą w jednym miejscu - wyliczał zalety Grzegorz Siwkowski ze spółki Aplikacje Krytyczne.
W połowie 2022 r. do e-faktur zostanie dostosowana również aplikacja e-mikrofirma.
Jak to ma działać
Procedura ma wyglądać w ten sposób, że najpierw podatnik będzie generował plik XML w swoim systemie finansowo-księgowym, a następnie przesyłał go do systemu. KSeF będzie weryfikował, czy plik jest zgodny ze schemą, a jeśli formalnie wszystko będzie się zgadzać, system nada unikatowy numer KSeF.
E-faktura będzie automatycznie udostępniana nabywcy.
- System nie będzie ingerował w treść faktur. Jeśli pojawią się w niej błędy, w tym rachunkowe, to plik i tak zostanie przyjęty. Kluczowe jest to, aby faktura zgadzała się ze schemą. Plik będzie przetwarzany w systemie, po czym wyśle urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Będzie ono generowane dla wszystkich przesłanych faktur - tłumaczył Grzegorz Siwkowski.
Podkreślił, że podatnik, który wyśle fakturę do KSeF, nie będzie mógł jej edytować, modyfikować czy wycofać. Jeśli będzie chciał wprowadzić zmiany, będzie musiał wystawić fakturę korygującą.
Unikalny numer
Uwaga: plik XML, który zostanie wysłany z oprogramowania finansowo-księgowego firmy do KSeF, nie będzie jeszcze fakturą. - Stanie się nią dopiero w momencie nadania unikalnego numeru KSeF - tłumaczyli przedstawiciele MF.
Jeśli podatnik wyśle dokument w formacie niezgodnym ze schemą XML lub nie będzie miał uprawnień do wystawiania faktur, to plik zostanie odrzucony przez KSeF.
Konieczne uwierzytelnienie
Wystawca faktury oraz jej odbiorca lub osoby przez nich do tego uprawnione (np. pracownicy) będą musieli uwierzytelnić się w systemie. W tym celu - jak tłumaczył Krzysztof Rogowski - trzeba będzie użyć np.: profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego, pieczęci kwalifikowanej (instytucje). Będzie też możliwość wygenerowania specjalnego tokena, który będzie przypisany do podatnika lub podmiotu uprawnionego.
Po uzyskaniu uwierzytelnienia podatnik będzie mógł upoważnić np. swojego pracownika, aby ten w jego imieniu wystawiał i wprowadzał faktury do obrotu. W tym celu będzie musiał sam autoryzować się w systemie i nadać uprawnienie pracownikowi do wystawiania faktur. Będzie to robił online, za pomocą dedykowanej strony internetowej.
Po otrzymaniu uprawnienia pracownik firmy również będzie musiał się uwierzytelnić w systemie. Przed przyjęciem pliku XML system będzie weryfikował, czy osoba, która go wysłała, ma stosowne uprawnienie.
Odbiór faktury
Odbiór faktury będzie wyglądał analogicznie jak wysyłka. Podatnik będzie mógł sam odebrać fakturę lub będzie mógł to zrobić upoważniony przez niego pracownik. Zanim odbierze on dokument z systemu, będzie musiał uwierzytelnić się, a system będzie sprawdzał, czy ma on stosowne uprawnienia do poboru faktur.
Grzegorz Siwkowski dodaje, że podatnik będzie też mógł wygenerować link do anonimowego dostępu do faktury. - To ukłon w stronę osób fizycznych, które nie będą mogły zalogować się w systemie po swoim numerze PESEL i zobaczyć swoich faktur dotyczących prywatnych zakupów - tłumaczy Siwkowski.
Ułatwienie dla księgowych
Nabywca (odbiorca) będzie mógł nadać uprawnienia do dostępu do e-faktur nie tylko własnej księgowej, ale także z biura rachunkowego. W ten sposób biuro będzie miało bezpośredni dostęp do dokumentów otrzymanych przez klienta.
Klient nie będzie musiał przywozić faktur do biura ani przesyłać ich skanów.
Przedsiębiorca będzie też mógł dać biuru rachunkowemu dostęp do interfejsu API, dzięki czemu będzie ono mogło pobrać faktury swojego klienta bezpośrednio do swojego oprogramowania. Dzięki KSeF księgowania będzie można dokonywać automatycznie.
Dwie możliwości dla konsumentów
Przy sprzedaży towarów na rzecz konsumentów będą dwie możliwości wystawienia faktury, gdy klient jej zażąda. Po pierwsze, sprzedawca będzie mógł przekazać fakturę wystawioną w KSeF w formie tradycyjnej, papierowej. Po drugie, będzie mógł wysłać link prowadzący do e-faktury.
Konsument będzie mógł też sam ją pobrać z KSeF, wpisując określone dane.
Nie będzie powiadomień
KSeF nie będzie informował odbiorcy, że przyszła do niego faktura. - Systemy w firmach muszą być tak skonstruowane, aby sprawdzały co jakiś czas, czy nie przyszła faktura. Podatnicy mogą tworzyć powiadomienia w swoich systemach - wyjaśnił Grzegorz Siwkowski.
Będą zmiany w JPK_VAT
Do skróconych terminów zwrotu VAT (40-dniowego i 15-dniowego) zostanie dostosowany JPK_VAT. Wynika to z opublikowanego właśnie projektu nowelizacji rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług.
Skrócony 40-dniowy termin zakłada nowelizacja z 29 października 2021 r. ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2076).
W tym celu podatnicy będą musieli spełnić następujące warunki:
• w okresie, za który będą ubiegać się o zwrot nadwyżki, będą musieli wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane przy wykorzystaniu KSeF,
• w ciągu 12 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku będą musieli być zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT (z zachęty nie skorzystają więc nowo utworzone podmioty),
• w ciągu 12 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku będą musieli posiadać konto w banku lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej,
• kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu nie będzie mogła przekroczyć 3 tys. zł.
Natomiast 15-dniowy termin zwrotu wprowadzi nowelizacja z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o PIT, o CIT oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2105), zwana Polskim Ładem. Będzie to preferencja dla tzw. podatników bezgotówkowych (u których co najmniej 80 proc. klientów jest konsumentami i co najmniej 80 proc. wartości obrotu z nimi odbywa się bezgotówkowo). Również w tym przypadku zwrot nie może być większy niż 3 tys. zł.
Projekt zakłada też zmiany doprecyzowujące.
Nowelizacja wejdzie w życie 1 stycznia 2022 r.
Agnieszka Pokojska
/>
