Y sp. z o.o. (podatnik VAT czynny i podatnik VAT UE) wysłała pracownika do Niemiec. W podróży służbowej pracownik przebywał od 6.00 w dniu 22 listopada 2021 r. do 22.00 w dniu 23 listopada 2021 r. Odbywał podróż służbowym samochodem osobowym, nie ponosił zatem wydatków związanych z przejazdem. Pracodawca zapewnił oddelegowanemu pracownikowi jeden nocleg oraz całodobowe wyżywienie w ciągu dwóch dni, nabywając je w niemieckim hotelu (płatnik podatku od wartości dodanej). Cena za nocleg wyniosła 100 euro, a łączny koszt wyżywienia (śniadanie, obiad i kolacja) 60 euro (30 euro za dzień). Zakup tych usług został udokumentowany niemiecką fakturą wystawioną 23 listopada 2021 r. na spółkę na kwotę brutto 160 euro. Spółka uregulowała tę fakturę przelewem. W związku z zapewnieniem noclegów i całodobowego wyżywienia pracownik za każdy dzień otrzymał tylko 25 proc. diety, tj. 12,25 euro (łącznie 24,50 euro). Pracownik nie otrzymał zaliczki na poczet podróży służbowej. Spółka rozlicza VAT i zaliczki na CIT na zasadach ogólnych za okresy miesięczne, a jej rokiem podatkowym jest rok kalendarzowy. Jak spółka powinna rozliczyć w CIT i VAT usługi noclegowe i gastronomiczne nabyte w Niemczech?

Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy
VAT
Przez import usług rozumie się świadczenie usług, z tytułu wykonania których podatnikiem jest usługobiorca, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT (zob. art. 2 pkt 9 ustawy o VAT). Aby jednak doszło do importu usług, miejsce świadczenia (opodatkowania) tej usługi musi znajdować się w Polsce. W przypadku usług związanych z nieruchomościami oraz w przypadku usług restauracyjnych miejsca świadczenia określają art. 28e i art. 28i ustawy o VAT.
Miejscem świadczenia usług związanych z nieruchomościami, w tym usług świadczonych przez rzeczoznawców, pośredników w obrocie nieruchomościami, usług zakwaterowania w hotelach lub obiektach o podobnej funkcji, takich jak ośrodki wczasowe lub miejsca przeznaczone do użytku jako kempingi, użytkowania i używania nieruchomości oraz usług przygotowywania i koordynowania prac budowlanych, takich jak usługi architektów i nadzoru budowlanego, jest miejsce położenia nieruchomości (art. 28e ustawy o VAT). W analizowanej sprawie hotel, od którego została nabyta usługa noclegowa, znajduje się w Niemczech, a zatem miejsce świadczenia tej usługi znajduje się w Niemczech.
Miejscem świadczenia usług restauracyjnych i cateringowych jest miejsce, w którym usługi są faktycznie wykonywane (art. 28i ust. 1 ustawy o VAT). W analizowanej sprawie usługi gastronomiczne nabyte przez spółkę były faktycznie wykonane w Niemczech, a zatem miejsce świadczenia tej usługi znajduje się w Niemczech.
Ponieważ miejsce świadczenia (opodatkowania) zarówno usługi noclegowej, jak i gastronomicznej znajduje się w Niemczech, to w związku z ich nabyciem spółka nie będzie zobowiązana do rozpoznania importu usług. Nie mają znaczenia w takim przypadku okoliczności nabycia tych usług od firmy niemieckiej. Badanie przesłanek z art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT staje się bezprzedmiotowe. Nie wystąpi zatem podatek należny, a w konsekwencji także podatek naliczony od importu usług.
PIT – OBOWIĄZKI PŁATNIKA
Zakłady pracy są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody m.in. ze stosunku pracy, a także zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy (art. 31 ustawy o PIT). Przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (art. 11 ust. 1 ustawy o PIT).
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 w zw. z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT).
Przychodami ze stosunku pracy są wszelkie świadczenia otrzymywane przez pracownika w związku z pozostawaniem w stosunku pracy, w tym także świadczenia otrzymywane nieodpłatnie (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT). Jednocześnie przepisy ustawy o PIT nie definiują pojęcia „nieodpłatne świadczenie”. W praktyce przyjmuje się, że jest to każde zdarzenie prawne i zjawisko gospodarcze, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu przysporzenie majątku danej osobie, mające konkretny wymiar finansowy. Przysporzenie to może polegać na zwiększeniu majątku (aktywów) bądź uniknięciu jego pomniejszenia (zaoszczędzenie wydatków).
Uwaga! Za pracownika w rozumieniu ustawy o PIT uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy (art. 12 ust. 4 ustawy o PIT).
Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika ‒ do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy, tj. w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie w sprawie delegacji). [ramka]
Według kodeksu pracy
Warunkiem niezbędnym do zastosowania zwolnienia jest odbywanie przez pracownika podróży służbowej. Przepisy ustawy o PIT nie definiują pojęcia „podróż służbowa”. Definicja podróży służbowej została natomiast zawarta w kodeksie pracy (dalej: k.p.). Stosownie do art. 775 par. 1 k.p. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Zatem podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza miejsce pracy, w terminie i w miejscu wskazanym przez pracodawcę, w celu wykonania zadania służbowego (zob. wyroki Sądu Najwyższego z 3 grudnia 2009 r., sygn. akt II PK 138/2009; oraz z 20 lutego 2007 r., sygn. akt II PK 165/2006).
Stosownie do par. 2 rozporządzenia w sprawie delegacji z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują m.in. diety i zwrot kosztów noclegów. Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki (par. 13 ust. 2 zd. 1 rozporządzenia w sprawie delegacji). Dieta w przypadku podróży służbowej do Niemiec wynosi 49 euro (par. 13 ust. 2 i 4 rozporządzenia w sprawie delegacji).
Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25 proc. diety ustalonej zgodnie z par. 13 ust. 3 rozporządzenia w sprawie delegacji (par. 14 ust. 1 rozporządzenia w sprawie delegacji). W analizowanej sprawie pracownik każdego dnia był w podróży służbowej ponad 12 godzin, a zatem stosownie do par. 13 ust. 3 pkt 2 lit. c w zw. z ust. 3 rozporządzenia w sprawie delegacji przysługuje 25 proc. diety w pełnej wysokości, tj. 12,25 euro za każdy dzień, czyli łącznie 24,50 euro (12,25 euro x 2 dni).
Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia w sprawie delegacji, tj. w przypadku Niemiec 150 euro. Przy czym zwrot kosztów nie przysługuje, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg (par. 16 ust. 1 i 4 rozporządzenia w sprawie delegacji).
W świetle aktualnego orzecznictwa w sytuacji, gdy pracownik jest uprawniony do otrzymania zwrotu poniesionych przez siebie wydatków na warunkach określonych w regulacjach zakładowych bądź w umowie o pracę (np. faktycznie poniesionych wydatków na wyżywienie), to ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT korzysta wyłącznie wartość tej części otrzymanych przez pracownika świadczeń na pokrycie kosztów wyżywienia w podróży (bez względu na formę tego świadczenia), która nie przekracza wysokości diety z tytułu podróży służbowej. Rezygnacja przez pracodawcę z wypłacania diety na rzecz zapewnienia bezpłatnego i pełnego wyżywienia (jak ma to miejsce w analizowanym przypadku) nie oznacza, że w takiej sytuacji zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT nie określa limitu dla należności związanych z wyżywieniem pracownika podczas podróży służbowej. Rozporządzenie w sprawie delegacji w sposób jednoznaczny określa bowiem wysokość diet za wyżywienie, a przepisy w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT wprost stanowią, że zwolnienie stosuje się do wysokości diet określonych we właściwych przepisach. Zatem niezależnie od formy, w jakiej pracodawca zapewnia pracownikom wyżywienie podczas podróży służbowych, ze zwolnienia od podatku korzysta tylko ta część otrzymanego świadczenia związanego z wyżywieniem, która nie przekracza wysokości diet określonych w przepisach rozporządzenia w sprawie delegacji. Dla zastosowania zwolnienia nie ma znaczenia to, że koszty wyżywienia dokumentowane są fakturą wystawioną na pracodawcę, co ma wskazywać, że są one ponoszone bezpośrednio przez pracodawcę. Bez znaczenia dla osiągnięcia przez pracowników przysporzenia jest również to, że wydatki na wyżywienie zwracane pracownikom odpowiadają kwotom z przedstawionych przez nich faktur. O braku powstania przysporzenia majątkowego nie decyduje bowiem okoliczność, że faktury wystawione są na pracodawcę. Faktura stanowi jedynie dokument potwierdzający poniesienie określonego wydatku. Nie zmienia natomiast adresata świadczenia, którym bez względu na wybraną przez pracodawcę formę zapewnienia wyżywienia podczas podróży służbowej jest pracownik (zob. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z 23 lutego 2018 r., sygn. akt II FSK 2058/17; oraz z 19 lipca 2017 r., sygn. akt II FSK 1678/15). Zatem ewentualna nadwyżka kwoty zwróconych pracownikowi wydatków na całodzienne wyżywienie w trakcie zagranicznej podróży służbowej ponad kwoty diet wynikających z rozporządzenia w sprawie delegacji jest przychodem pracownika ze stosunku pracy z tytułu nieodpłatnego świadczenia, od którego pracodawca, jako płatnik, powinien pobrać zaliczkę na podatek PIT.
Jak wskazał dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 25 lipca 2018 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.358.2018.1.SJ: „(…) w świetle powołanych przepisów prawa oraz wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r. stwierdzić należy, że koszty wyżywienia pracownik musi ponosić niezależnie od tego, czy jest w podróży służbowej, w pracy, czy w domu. Zatem pełne wyżywienie zapewnione podczas szkolenia jest wydatkiem ponoszonym przez pracodawcę w interesie pracownika i w ten sposób stanowi dla pracownika korzyść, ponieważ nie musi on w czasie podróży służbowych ponosić żadnych wydatków na wyżywienie. Ponadto pracownik odbywający podróż służbową w celach szkoleniowych w pełni dobrowolnie korzysta z wyżywienia zapewnionego i sfinansowanego przez pracodawcę. Wnioskodawca wysyłając pracowników na konferencje będące podróżą służbową wie, którzy pracownicy i na jaki okres wyjeżdżają, w związku z czym może przypisać poniesione koszty wyżywienia konkretnemu pracownikowi, co stanowi, że świadczenie na rzecz pracownika ma charakter indywidualny. Finansowanie przez pracodawcę wyżywienia ma zatem charakter wymierny i zindywidualizowany, co stanowi okoliczność umożliwiającą przypisanie przychodu z tego tytułu konkretnemu pracownikowi. Uznać zatem należy, że warunki określone przez Trybunał Konstytucyjny zostały spełnione. Ten fakt przesądza o tym, że opłacenie przez Wnioskodawcę pracownikowi będącemu w podróży służbowej wydatków na wyżywienie ponad limit diety z tytułu podróży służbowej, tj. obecnie w przypadku podróży krajowych 30 zł za dobę podróży, stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. (…)”.
Uwaga! Dotyczy to zarówno finansowania wyżywienia w ramach podróży służbowej (na co zwrócił uwagę NSA w wyroku z 11 września 2015 r., sygn. akt II FSK 1516/13), jak i wyjazdów służbowych niebędących podróżą służbową. Zatem sytuacja, w której pracodawca finansuje koszty wyżywienia pracownikowi będącemu w podróży służbowej, powoduje co do zasady powstanie przychodu u tej osoby.
W analizowanej sprawie pracownik w związku z wyżywieniem zapewnionym mu przez pracodawcę w związku z podróżą służbową do Niemiec uzyskał przychód w wysokości 60 euro. Przychody w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu (art. 11a ust. 1 ustawy o PIT). Średni kurs euro NBP 22 listopada 2021 r. wyniósł: 4,7210. Po przeliczeniu przychód pracownika wyniesie 283,26 zł (60 euro x 4,7210).
Pracownikowi zapewniono wyżywienie 22 i 23 listopada 2021 r., a zatem przychód powstał w listopadzie 2021 r. Należy jednak zwrócić uwagę, że wartość wyżywienia zapewnionego pracownikowi odbywającemu podróż służbową do Niemiec nie przekracza kwoty diety przeznaczanej na pokrycie kosztów wyżywienia, tj. 75 proc. kwoty tej diety (czyli 36,75 euro za dzień), gdyż koszt wyżywania wyniósł 30 euro za dzień (łącznie 60 euro). Zatem wartość tego świadczenia korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT i na spółce nie ciążą obowiązki poboru zaliczki na PIT.
Z kolei zapewnienie przez pracodawcę noclegu pracownikowi odbywającemu podróż służbową nie rodzi po stronie pracownika przychodu. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z 17 września 2015 r., sygn. akt I SA/Po 266/15, odwołując się do wyroku Trybunału Konstytucyjnego, uznał, że „(…) Zapewnienie noclegu przez pracodawcę pracownikowi służy wyłącznie realizacji obowiązku pracowniczego – pracownik nie ma tutaj żadnej swobody w zarządzaniu i rozporządzeniu tym świadczeniem; wykorzystuje je w konkretnym celu – wykonaniu swoich obowiązków pracowniczych. Mając na względzie powyższe, sąd w składzie orzekającym stwierdza naruszenie przez organ interpretacyjny przepisu art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT. Konsekwencją tego jest uznanie, że zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników w związku z wykonywaniem wynikających z umowy o pracę obowiązków służbowych nie należy traktować jako przychodu ze stosunku pracy i tym samym pobierać i odprowadzać z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Trafny jest zatem pogląd strony skarżącej, że nie będą na niej ciążyć obowiązki obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, o których mowa w art. 31, art. 32 i art. 38 ustawy o PIT (…)”. W analizowanej sprawie wartość świadczeń związanych z zapewnionym przez spółkę noclegiem w wysokości 100 euro nie stanowi dla pracownika przychodu ze stosunku pracy. Z tego względu na spółce nie ciążą zatem obowiązki płatnika PIT od tego świadczenia.
Delegujesz pracowników do Niemiec? Sprawdź, czy robisz to właściwie
Delegujesz pracowników do Niemiec? Sprawdź, czy robisz to właściwie

Zobacz również
Uwaga! W najnowszym orzecznictwie NSA występuje pogląd, że wydatki ponoszone przez pracodawcę na zapewnienie noclegów dla swoich pracowników w miejscu wykonywania przez nich pracy na jego rzecz, z wyłączeniem podróży służbowej, stanowią dla nich przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym, od którego płatnik jest obowiązany pobrać zaliczkę na podatek (zob. wyroki NSA z 29 listopada 2018 r., sygn. akt II FSK 799/18, oraz z 6 marca 2020 r., sygn. akt II FSK 800/18). W latach poprzednich NSA reprezentował pogląd, że zapewnienie oddelegowanym pracownikom przez pracodawcę zakwaterowania nie skutkuje powstaniem przychodu ze stosunku pracy, podlegającego opodatkowaniu (por. wyrok NSA z 9 sierpnia 2016 r., sygn. akt II FSK 1970/14). Orzeczenia te nie dotyczą jednak analizowanego przypadku, gdyż w rozpatrywanej sprawie pracownik odbywa podróż służbową.
Przychodem pracownika odbywającego podróż służbową będzie także należna mu część diety (tj. kwota 24,50 euro). Będzie ona przychodem w dacie rozliczenia delegacji. Z przedstawionego stanu faktycznego nie wynika, aby delegacja została już rozliczona. Kwestia ta będzie zatem poza schematem rozliczenia. Wartość przychodu z tego tytułu będzie jednak korzystała ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, a zatem na spółce nie będą także i w tym przypadku ciążyły obowiązki płatnika.
CIT
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (art. 15 ust. 1 zd. 1 ustawy o CIT).
Kosztami podatkowymi są również wydatki na rzecz pracowników, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie, wszelkiego rodzaju nagrody, premie oraz zwrot kosztów podróży służbowych, zakwaterowania, różnego rodzaju świadczenia dodatkowe, np. diety oraz inne należności związane z podróżą, takie jak koszty noclegu i wyżywienia dla pracownika odbywającego podróż służbową, z którymi mamy do czynienia w analizowanej sprawie (por. interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 lutego 2020 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.503.2019.4.NL). Ograniczenie wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT (dotyczące zwrotu kosztów prywatnym samochodem pracownika) nie dotyczy analizowanego przypadku.
Należy zatem uznać, że poniesiony wydatek na nabycie przedmiotowych usług noclegowych i wyżywienia dla pracownika odbywającego podróż służbową do Niemiec w łącznej wysokości 160 euro może stanowić dla spółki koszt uzyskania przychodów.
Uwaga! Niemiecki podatek od wartości dodanej należny od nabytych usług noclegowych i gastronomicznych może stanowić dla spółki koszt uzyskania przychodów w świetle art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 pkt 46 ustawy o CIT (por. wyrok NSA z 4 lipca 2013 r., sygn. akt II FSK 1545/11; interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 23 października 2021 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.565.2020.1.MC).
W przypadku należności wypłacanych przez pracodawcę z tytułu podróży służbowej stosownie do art. 15 ust. 4g i art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT miesiącem, za który świadczenia z tego tytułu są należne, jest miesiąc, w którym pracownik dokonał rozliczenia związanych z nią kosztów (ma na to 14 dni od dnia zakończenia podróży). Tym samym stają się kosztem podatkowym u pracodawcy w tym miesiącu, w którym pracownik dokonał ich rozliczenia, pod warunkiem że zostaną wypłacone w ustawowym terminie. W analizowanej sprawie według tych zasad niewątpliwie trzeba będzie rozliczyć koszty z tytułu 25 proc. diety należnej pracownikowi na pokrycie tzw. innych niezbędnych wydatków. Z przedstawionego stanu faktycznego nie wynika jednak, kiedy pracownik rozliczył delegację i kiedy została mu ta dieta wypłacona. Nie zostanie ona zatem objęta schematem rozliczenia. Zasada ta dotyczyłaby także zwrotu kosztów noclegów i wyżywienia podczas podróży służbowej dokonywanego pracownikowi.
W analizowanej sprawie to jednak pracodawca dokonał nabycia usług noclegowych i wyżywienia (faktury wystawione są na spółkę, która je ureguluje), zatem do potrącenia tych wydatków należy zastosować art. 15 ust. 4 i 4b–4d ustawy o CIT. Na podstawie przedstawionego stanu faktycznego nie można ustalić, czy wydatki te mają charakter kosztów pośrednio czy też bezpośrednio związanych z przychodami. Na potrzeby schematu rozliczenia założę, że są to koszty pośrednie.
Koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami są potrącalne w dacie ich poniesienia (art. 15 ust. 4d zd. 1 ustawy o CIT). Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 15 ust. 4e ustawy o CIT).
W analizowanej sprawie faktura za usługi noclegowe i wyżywienie została wystawiona przez niemiecki hotel 23 listopada 2021 r. Zatem należy przyjąć, że spółka ma prawo zaliczyć te wydatki w łącznej wysokości 160 euro do kosztów uzyskania przychodów 23 listopada 2021 r. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 15 ust. 1 zdanie drugie ustawy o CIT). Średni kurs euro NBP 22 listopada 2021 r. (tj. w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym poniesienie kosztu) wyniósł 4,7210.
Zatem po przeliczeniu na złote koszty z tytułu nabycia usług noclegowych i wyżywienia dla pracownika odbywającego podróż służbową do Niemiec wyniosą łącznie 755,36 zł (160 euro x 4,7210). Spółka powinna zatem uwzględnić te koszty (755,36 zł), obliczając zaliczkę na CIT za listopad 2021 r., a następnie po zakończeniu roku w zeznaniu CIT-8 za 2021 r.
Uwaga! Spółka powinna także rozliczyć różnice kursowe.
Schemat rozliczenia zapewnienia kosztów noclegu i wyżywienia pracownikowi odbywającemu podróż służbową do Niemiec
1. JAKI PODATEK
CIT: Przychody: nie wystąpią
Koszty uzyskania przychodów: 755,36 zł
VAT: Podatek należny: nie wystąpi
Podatek naliczony: nie wystąpi
PIT (obowiązki płatnika)
Nie wystąpi (zapewnienie wyżywienia korzysta ze zwolnienia z PIT, a zapewnienie noclegu nie rodzi dla pracownika przychodu).
2. W JAKIEJ DEKLARACJI WYKAZAĆ PODATEK
CIT: Podatnik nie ma obowiązku składania deklaracji zaliczkowej, ale powinien przy obliczaniu zaliczki za listopad 2021 r. i przy składaniu zeznania CIT-8 za 2021 r. uwzględnić po stronie kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na nabycie noclegu i wyżywienia dla pracownika w podróży służbowej w wysokości 755,36 zł.
3. TERMIN ZŁOŻENIA DEKLARACJI
CIT-8: 31 marca 2022 r.
*W schemacie rozliczenia pominięte zostały inne zdarzenia/czynności.
Podstawa prawna
art. 2 pkt 9, art. 17 ust. 1 pkt 4, art. 28e, art. 28i ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 685; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2105)
art. 15 ust. 1, 4, 4b–4e oraz 4g, art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1800; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106)
art. 10 ust. 1 pkt 1, art. 11 ust. 1, art. 11a ust. 1, art. 12 ust. 1 i 4, art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a, art. 31, ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2105)
art. 775 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162)
par. 2, par. 13 ust. 2‒4, par. 14 ust. 1, par. 16 ust. 1 i 4 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167)