Od 1 stycznia 2022 r. będzie można przesyłać faktury ustrukturyzowane za pomocą nowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Od 2023 r. będzie to obowiązek.
– Raportowanie faktur w czasie rzeczywistym to nowa, rewolucyjna zmiana – mówiła Magdalena Brzuszczyńska, wicedyrektor i ekspert ds. e-podatków w PwC, podczas konferencji PwC i Microsoft dotyczącej KSeF.
Zdaniem Przemysława Kocha, dyrektora Centralnego Ośrodka Informatyki, który realizuje projekty IT dla sektora publicznego, obowiązkowe wystawianie e-faktur będzie krokiem do dalszego upraszczania systemu podatkowego. Ekspert wyjaśnił, że po wprowadzeniu obowiązku od 2023 r. Ministerstwo Finansów będzie miało online wszystkie dane z faktur.
– Nie widzę przeszkód, aby w takiej sytuacji zlikwidować obowiązek przesyłania JPK_VAT. Na podstawie danych z faktur będzie też można przygotować np. wstępną deklarację VAT-7 i VAT-7K. Przedsiębiorca mógłby wtedy potwierdzić jedynie, jakie koszty chce wykazać w danym miesiącu, i zaakceptować deklarację – mówił Przemysław Koch.
Firmy na razie niegotowe
Magdalena Brzuszczyńska zwróciła uwagę, że 1,7 mln podatników VAT będzie musiało od 2023 r. stosować nowy model faktur ustrukturyzowanych. Będzie to dla nich duże wyzwanie, bo poziom szczegółowości danych na fakturach jest większy niż np. w JPK. Z informacji MF wynika natomiast, że w plikach JPK organy skarbowe w 2020 r. wykryły ponad 2 mln rozbieżności.
– Raportowanie faktur w czasie rzeczywistym będzie więc nową, rewolucyjną zmianą – oceniła Magdalena Brzuszczyńska.
Eksperci są zgodni, że wdrożenie e-faktur ustrukturyzowanych w firmach to wymagający i trudny proces. Z badań PwC wynika, że ok. 20 proc. podatników zaczęło przygotowania do e-faktur. Mniej więcej tylu planuje skorzystać z dobrowolnych e-faktur, a więc już od 1 stycznia 2022 r. To oznacza, że większość (ok. 80 proc.) nie zaczęła jeszcze żadnych działań. Co równie ważne – jak dodała Brzuszczyńska – tylko 16 proc. przedsiębiorców w Polsce operowało e-fakturami nadającymi się do automatycznego przetwarzania. A e-faktury ustrukturyzowane to są właśnie tego typu dokumenty. Muszą mieć bowiem ten sam, jeden format xml ustalony przez MF.
– Większość firm ma więc tylko i aż rok, żeby dostosować swoje systemy do nowego typu faktur ustrukturyzowanych, a więc takich, które można automatycznie przetwarzać – mówiła ekspertka.
Zalety e-faktur
Magdalena Brzuszczyńska wyjaśniła również, że po zmianach e-fakturę trzeba będzie poprawnie zarejestrować w Krajowym Systemie e-Faktur, który nada jej numer identyfikujący. Odbiorca powinien wyrazić zgodę na odbieranie faktur, ale jeśli tego nie zrobi, sprzedawca i tak będzie mógł wystawić dokument w systemie i uzyskać korzyści, które się z tym wiążą (m.in. 40 dni na zwrot VAT).
– Warto wykorzystać również okres dobrowolnego korzystania z KSeF na wypróbowanie, jak on działa – radzi ekspertka.
Wyjaśnia też, że w 2022 r. e-faktury będzie można wystawiać tylko dla wybranych typów transakcji, a nie dla wszystkich. Będzie też można wysyłać je w paczkach. Firmy muszą sobie jednak odpowiedzieć na pytanie, co się stanie, jeśli jedna z faktur w paczce będzie nieprawidłowa. – Czy system odrzuci całą paczkę, czy pojedynczy dokument? Co zrobić, jeśli zostały one odrzucone? To będzie spore wyzwanie – mówiła ekspertka PwC.
Zmiana w komunikacji
Eksperci podczas konferencji zwracali też uwagę, że KSeF zmieni komunikację zarówno między firmami, jak i na linii podatnik – fiskus. Sprzedawca, wystawiając fakturę w KSeF, dostanie bowiem identyfikator. Będzie on niezbędny również odbiorcy, aby mógł dokument odebrać. To oznacza, że musi nastąpić wymiana informacji między wystawcą a odbiorcą poza KSeF.
Zdaniem Tomasza Pabiańskiego, dyrektora w PwC, nowy system to rewolucja w komunikacji z fiskusem. – Administracja skarbowa będzie miała bowiem ogromną wiedzę o rozliczeniach podatkowych firm. Będzie ona dysponentem dokumentów. To będzie wymagało zmiany w kontaktach z fiskusem – uważa ekspert.
Fiskus weźmie na siebie obowiązki
Przemysław Koch podkreślił z kolei, że resort finansów bierze na siebie odpowiedzialność za przygotowanie platformy KSeF. Będzie też gwarantem odciążenia przedsiębiorców. W systemie będą bowiem przechowywane wszystkie e-faktury. – To oznacza, że zdejmuje on obowiązek przechowywania i archiwizowania dokumentów przez firmy. Wszystkie te dane będą w systemie przez 10 lat – mówił Koch.
Dyrektor wyjaśnił również, że część przedsiębiorców już zgłosiła się do MF, bo chcą oprzeć swój biznes na platformie KSeF. Chodzi np. o branżę leasingową. – Związek Polskiego Leasingu zgłosił się do resortu finansów, bo planuje zmiany. Leasingobiorca będzie mógł skorzystać z leasingu, pod warunkiem że zgodzi się na przechowywanie i przekazywanie faktur przez KSeF. Przedsiębiorcy widzą więc szansę w e-fakturach – stwierdził Przemysław Koch.