TEMAT: Krajowy System e-Faktur
PROBLEM: Jak wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych wpłynie na pracę biura
To już pewne. Od 2022 r. ruszy Krajowy System e-Faktur (KSeF). Początkowo będzie można z niego korzystać dobrowolnie, a od 2023 r. stanie się on obowiązkowy. Zmiany wynikają z ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. W momencie oddania tego numeru DGP do druku ustawa czekała jeszcze na podpis prezydenta, a następnie publikację w Dzienniku Ustaw.
– Mimo drobnych niedogodności e-faktury to mnóstwo zalet w funkcjonowania firm w XXI w. i krok ku nowoczesności w branży usług księgowych – ocenia Natalia Gorczyca, doradca podatkowy, prowadząca własną kancelarię. Krystian Łatka, doradca podatkowy, starszy konsultant podatkowy w ISP, tonuje jednak optymizm. Ekspert nie spodziewa się bowiem, aby duża część podatników chciała skorzystać z KSeF już w pierwszym okresie.
Cała lista korzyści
Eksperci są zgodni, że Krajowy System e-Faktur może usprawnić obieg dokumentów między podatnikiem a biurem rachunkowym, a także pracę z fakturami. Jak mówi Krystian Łatka, zamiast różnych standardów i formatów e-faktur będzie można korzystać z systemu, który daje możliwość automatyzacji części procesów i może ułatwić pracę (zwłaszcza gdy do zaksięgowania jest duża liczba dokumentów). – Narzucenie jednego powszechnego standardu otwiera też drogę do tworzenia oprogramowania, które nawet małym biurom umożliwi importowanie treści dokumentów do systemu – uważa Łatka.
Ekspert zwraca też uwagę, że KSeF przewiduje możliwość dostępu osób trzecich do wystawionych faktur, w tym np. biur rachunkowych. – Takie rozwiązanie będzie mieć swoje zalety, bo umożliwi pobieranie danych w ustandaryzowanym formacie, a także ułatwi pracę z tymi dokumentami – przekonuje Łatka. Jak dodaje Arkadiusz Szwak, prezes zarządu Szwak i Spółka, automatyczne wczytywanie danych przełoży się też na oszczędność czasu i podniesienie jakości.
– Łatwiej będzie m.in. wystawiać e-faktury, bo korzystać będziemy z jednego wzorca. Odejdzie obowiązek ich przesyłania np. drogą mailową, jeśli odbiorca wyrazi zgodę na ich otrzymywanie na platformie. Skończy się problem z gubieniem faktur lub proszeniem o duplikaty. Wreszcie zniknie uciążliwy obowiązek przechowywania dokumentów, bo będą one dostępne w systemie – zachwala Natalia Gorczyca. Ekspertka ocenia, że dla funkcjonowania biur rachunkowych to prawdziwa rewolucja i zmiana sposobu pracy. Istnienie takiej platformy, gdzie znajdować się będą wszystkie faktury, oznacza przede wszystkim brak uciążliwego obowiązku ręcznego wprowadzania ich do systemów księgowych, co wciąż jest standardem pracy dla wielu księgowych. – Mimo istnienia programów OCR manualne księgowanie wciąż ma się dobrze i zabiera mnóstwo cennego czasu księgowej, która ten uwolniony czas będzie mogła przeznaczyć na inne ważne zadania, np. na analizę rentowności swojej firmy, weryfikację wyceny swoich usług itd. – uważa Gorczyca. Jak dodaje Karolina Walczak, członek zarządu i główny księgowy w Szwak i Spółka, różnica pomiędzy ręcznym wprowadzeniem dokumentu a wczytaniem go w postaci zdigitalizowanych danych to ok. 3 godzin na każdych 100 dokumentach.
Automatyzacja to mniej błędów
Eksperci wskazują też, że wdrożenie KSeF pozwoli ograniczyć liczbę błędów, zwłaszcza przy przepisywaniu danych z faktur. System, w ocenie Natalii Gorczycy, pozwoli także na racjonalne planowanie i organizowanie pracy biura, bo nie będzie już ona w takim stopniu zależna od tego, czy i w ogóle klient dostarczy dokumenty.
E-faktury to także w pewnym zakresie utrudnienie dla osób dotychczas niekorzystających z programów do ich wystawiania, przyzwyczajonych do robienia tego np. ręcznie. Dla nich oznacza to inwestycję w np. komputer z dostępem do internetu. – Skończy się także możliwość wystawiania faktur po czasie, tj. ich antydatowania, co jest niestety nagminnym i negatywnym procederem – wskazuje nasza rozmówczyni.
Trzeba namawiać
Kluczowe jednak jest to, aby podatnicy chcieli skorzystać z KSeF. Zachętą ustawową do korzystania z systemu jest skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni. – Zachęty przewidziane w ustawie są mało atrakcyjne w porównaniu z obawami podatników.
Dlatego nie przeceniałbym wagi nowego systemu dla rozliczeń – ocenia Krystian Łatka. Wskazuje on również, że podatnicy mają trochę obaw o dostępność systemu (obawy wynikają często z doświadczeń z przekazywaniem JPK). – W końcu ma on obsłużyć ogromną liczbę dokumentów. Niepokój budzi też okres przechowywania dokumentów (10 lat) – dodaje ekspert ISP.
Karolina Walczak uważa, że więcej jest jednak pozytywów. Jak mówi, przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na wystawianie faktur w KSeF, nie będą musieli wysyłać JPK_FA na żądanie urzędu skarbowego, ponieważ dane te od ręki będą dostępne dla ministerstwa. – Możemy też być spokojni o to, że ustrukturyzowana faktura, która trafi do bazy danych MF, nigdy nie zaginie lub nie ulegnie zniszczeniu, zatem nie będą konieczne duplikaty dokumentów – mówi Walczak. Z innej jednak strony nie będzie też możliwości szybkiej „podmiany” faktury w przypadku pomyłki w wystawianiu dokumentu. Jedynym rozwiązaniem będą faktury korygujące.
– Z rozwiązania z pewnością skorzystają podatnicy, którzy regularnie otrzymują zwroty VAT. Ponadto firmy będą mogły ujmować wystawione przez KSeF faktury korygujące in minus w dacie wystawienia (bez posiadania dodatkowej dokumentacji). Ograniczenie liczby papierowych dokumentów przyczyni się też do zmniejszenia zanieczyszczenia środowiska – wylicza Karolina Walczak.
Biura zamierzają więc zachęcać klientów do e-faktur ustrukturyzowanych. – W interesie księgowych jest szeroka kampania informacyjna skierowana do klientów, aby jak najszybciej przechodzili na e-faktury oraz umożliwiali księgowym ich pobieranie z platformy, jeśli tak ustalą w umowie o współpracy – mówi Natalia Gorczyca. Również Karolina Walczak będzie zdecydowanie zalecać klientom wystawianie faktur ustrukturyzowanych. – Od 2023 r. będzie to rozwiązanie obligatoryjne dla wszystkich podatników, więc warto zarezerwować sobie czas na przetestowanie systemu i wprowadzenie ewentualnych zmian organizacyjnych jeszcze przed wprowadzeniem obowiązku – uważa Walczak. Jej zdaniem biura powinny namawiać klientów na korzystanie z nowego systemu, bo uzyskają w ten sposób jeszcze lepszą wymaganą przez MF „należytą staranność”, jak również zaoszczędzą czas pracy swoich pracowników.
Zdaniem Krystiana Łatki na pewno konieczne będzie ustalenie z klientami, czy będą korzystać z KSeF w okresie dobrowolnego stasowania tego rozwiązania, oraz uzgodnienie zasad przekazywania lub udostępniania (pobierania) dokumentów z zasobów KSeF (udzielenie upoważnienia). Ekspert zwraca też uwagę, że faktury KSeF będą mogły funkcjonować jednostronnie, tzn. podatnik będzie mógł zdecydować, że chce je wystawiać, mimo że odbiorca nie jest zainteresowany otrzymywaniem ich przez KSeF. – Dla biura – tłumaczy Łatka ‒ oznacza to konieczność identyfikacji takich dokumentów, ponieważ inaczej rozlicza się faktury korygujące sprzedaż i zakupy wystawiane/otrzymane przez KSeF. Takich faktur nie ujmuje się w JPK_FA i dokumenty te archiwizuje KSeF.
Będą też koszty
– Wprowadzenie nowych zasad bez wątpienia wygeneruje dodatkowe koszty dla biur rachunkowych, które zmuszone będą zaktualizować systemy lub zakupić dodatkowe moduły, które umożliwią odpowiedni transfer danych do KSeF – uważa Karolina Walczak. Biura są uzależnione od dostawców programów finansowo-księgowych. ‒ Przez ostatnie trzy lata zwykli oni w takim momencie podnosić ceny swoich usług lub aktualizacji programów o ok. 20 proc. – wyjaśnia Arkadiusz Szwak.