Minister finansów wyjaśnił, jak ewidencjonować sprzedaż, jeżeli zapłata wpłynęła na rachunek podatnika następnego dnia, oraz kto może skorzystać z ulgi na zakup kas wirtualnych.

Zaznaczył, że obecne objaśnienia są jedynie uzupełnieniem wcześniejszych, wydanych 11 lipca 2019 r.
Kasa to aplikacja
Przypomnijmy, że kasy wirtualne można kupić od 1 czerwca 2020 r. Mają one postać aplikacji, instalowanej na tablecie, smartfonie lub laptopie. Kasą jest zatem oprogramowanie, a nie urządzenie. Obecnie mogą je stosować podatnicy działający jedynie w branżach: transportowej, hotelarskiej i gastronomicznej, a także sprzedawcy wyrobów węglowych (zgodnie z rozporządzeniem z 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas wirtualnych, Dz.U. poz. 965).
Ulga na zakup
W objaśnieniach minister przypomniał, że ulga na zakup kasy wirtualnej dotyczy tylko nabycia oprogramowania, a nie urządzenia, na którym jest ono zainstalowane. Co więcej, mogą z niej skorzystać tylko podatnicy z branż wskazanych w rozporządzeniu z 29 maja 2020 r.
Odliczyć można 90 proc. ceny zakupu (bez VAT), nie więcej jednak niż 700 zł. Taka sama ulga dotyczy więc zarówno kas sprzętowych, jak i wirtualnych.
Minister wyjaśnił, że taksówkarze korzystają z odliczenia na specyficznych zasadach: innych, gdy kasa wirtualna jest wydzielonym modułem (elementem) aplikacji mobilnej albo jest oddzielną aplikacją zintegrowaną z tą aplikacją mobilną, a innych gdy współpracuje z taksometrem. W tym ostatnim przypadku do wniosku o zwrot kwoty wydanej na zakup kasy trzeba dołączyć kopię świadectwa legalizacji ponownej taksometru.
Zwrot ulgi
Minister przypomniał również, że ulgę na zakup kasy trzeba będzie zwrócić, jeśli podatnik w ciągu trzech lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży: zakończy działalność gospodarczą lub trwale przestanie prowadzić ewidencję przy zastosowaniu tej kasy lub naruszy obowiązki związane z przesyłaniem danych między urządzeniem a Centralnym Repozytorium Kas.
Minister wyjaśnił, że czynni podatnicy VAT muszą zwrócić ulgę na rachunek właściwego urzędu skarbowego do 25. dnia miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu.
Podatnicy zwolnieni z VAT mają na to parę dni więcej – muszą to zrobić do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.
Przykładowo więc, jeżeli taksówkarz zwolniony z VAT rozpoczął działalność 5 marca br., a zakończy ją np. 31 stycznia 2023 r., to do końca lutego 2023 r. będzie musiał zwrócić otrzymaną ulgę na zakup kasy wirtualnej – wynika z objaśnień.
Płatność na konto bankowe
Minister wytłumaczył też zasady ewidencjonowania w kasie fiskalnej (nie tylko wirtualnej) płatności za sprzedaż za pośrednictwem poczty, banku czy SKOK. Problem dotyczy np. sprzedaży online. Chodzi o to, w którym momencie ująć transakcję w ewidencji sprzedaży, gdy płatność otrzymano po zakończeniu sprzedaży w danym dniu.
Z objaśnień wynika, że jeśli podatnik dowiaduje się o dokonanych wpłatach na rachunek bankowy dopiero z chwilą otrzymania informacji z banku, to ewidencjonuje w kasie rejestrującej zapłaty dokonane w dniu poprzednim niezwłocznie dnia następnego (w dniu odczytu płatności w banku).
Minister tłumaczy to na przykładzie podatnika, który za pomocą platformy internetowej sprzedaje bilety wstępu do parku rozrywki. Bilety są wysyłane automatycznie na e-mail klienta po opłaceniu za pośrednictwem platformy płatniczej. Jak je zaewidencjonować w kasie? Zasadniczo podatnik o tych wpłatach dowiaduje się dopiero z chwilą, gdy pieniądze pojawią się na jego rachunku bankowym. W związku z tym w kasie powinien zaewidencjonować zapłaty dokonane w dniu poprzednim, ale – jak podkreśla minister w objaśnieniach – trzeba to zrobić niezwłocznie, tj. w dniu następnym lub pierwszego dnia pracy po dniach wolnych, w których podatnik nie wykonywał działalności.
– Pojęcie „niezwłocznie” należy rozumieć jako najwcześniejszy realny termin na wystawienie i wydanie klientowi paragonu fiskalnego z uwzględnieniem okoliczności, miejsca i czasu dokonania czynności podlegającej obowiązkowi prowadzenia ewidencji – czytamy w objaśnieniach.
Na przełomie miesięcy
Podobnie będzie w sytuacji, gdy wpłata na rachunek bankowy następuje na przełomie miesięcy. Również wtedy należy niezwłocznie zaewidencjonować płatność w kasie rejestrującej (w dniu odczytu płatności w banku). Jeśli jednak data otrzymania płatności nie pokrywałaby się z miesiącem powstania obowiązku podatkowego, to należy rozliczyć opłaconą w ten sposób sprzedaż za miesiąc powstania obowiązku podatkowego i pomniejszyć o jej wartości dane wynikające z raportu za ten miesiąc, w którym pozyskano informację o wpłacie.
– Jeśli np. wpłata ma miejsce 31 marca, ale podatnik dostał z banku informację 1 kwietnia, to powinien rozliczyć VAT z tytułu tej sprzedaży za marzec, pomniejszając o jej wartość dane wynikające z raportu okresowego za kwiecień – dodaje Paweł Selera, dyrektor Departamentu Podatku od Towarów i Usług w Ministerstwie Finansów, w komunikacie dotyczącym objaśnień.