Czy możemy wydać dokumenty wspólnikowi spółki cywilnej, który chce je skserować poza siedzibą naszego biura rachunkowego, jeżeli drugi wspólnik nie wyraża na to zgody? Czy w tej sytuacji nasz pracownik powinien wydawać dokumenty tylko w obecności obu wspólników? Ponadto czy żona wspólnika spółki cywilnej może być jego pełnomocnikiem, jeżeli nie jest to uwzględnione w umowie spółki?

TEMAT: Konflikt w spółce cywilnej a dostęp do dokumentów
PROBLEM: Komu i kiedy można udostępnić dokumentację
Spółka cywilna nie jest przedsiębiorcą. Ten status przysługuje każdemu z jej wspólników. Spółka cywilna jest jedną z najpopularniejszych form prowadzenia działalności gospodarczej wśród spółek osobowych ze względu na łatwość w jej założeniu. Co do zasady wspólnicy powinni działać na rzecz powołanej przez siebie firmy, lecz w praktyce często dochodzi do sytuacji, w której partnerzy biznesowi przestają się dogadywać i dochodzi między nimi do konfliktów. Najwięcej trudności przysparza sytuacja, w której jeden ze skonfliktowanych przedsiębiorców przestaje być zainteresowany dalszym prowadzeniem działalności, zaś pozostali chcieliby, aby spółka nadal funkcjonowała. Niestety zatargi między partnerami często są przenoszone na relację z obsługującym spółkę biurem rachunkowym.
Uwaga na odpowiedzialność
Wątpliwości najczęściej dotyczą możliwości udostępniania dokumentacji wspólnikom. – Z wydaniem dokumentów wiąże się odpowiedzialność biura rachunkowego na wielu różnych płaszczyznach – zauważa Małgorzata Krzyżowska, adwokat z kancelarii Aliant Małgorzata Krzyżowska. – Rozciąga się ona od zadeklarowanego miejsca przechowywania tej dokumentacji (w tym na wypadek prowadzenia kontroli podatkowej), poprzez obowiązki wynikające z RODO, po wykonanie obowiązków (księgowych, kadrowych), co uzależnione jest od posiadania dokumentacji – tłumaczy mec. Krzyżowska. Zdaniem prawniczki w takiej sytuacji trzeba pamiętać, że pobranie dokumentacji spółki cywilnej z biura rachunkowego może być traktowane jako istotna czynność rodząca potencjalne konsekwencje prawne wynikające z utraty dokumentów przez biuro.
Zakres prowadzonych spraw
Zgodnie z art. 865 par. 1 i 2 kodeksu cywilnego cywilny (dalej k.c.) każdy wspólnik jest uprawniony i zobowiązany do prowadzenia spraw spółki. Każdy z nich może więc bez uprzedniej uchwały pozostałych wspólników prowadzić sprawy, które nie przekraczają zakresu zwykłych czynności spółki. Jeżeli jednak przed zakończeniem takiej sprawy chociażby jeden z pozostałych partnerów sprzeciwi się jej prowadzeniu przez drugiego wspólnika, potrzebna jest uchwała.
Dodatkowo każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników wykonać czynność nagłą, której zaniechanie mogłoby narazić spółkę na niepowetowane straty (art. 865 k.c.). Jest to taka czynność, której potrzeba podjęcia pojawia się niespodziewanie i która jest jednocześnie pilna oraz niecierpiąca zwłoki, a w razie jej niewykonania spółka zostałaby narażona na niepowetowane straty. W takiej sytuacji może być ona dokonana przez każdego ze wspólników, chyba że możliwe było uzyskanie na to zgody pozostałych wspólników lub podjęcie uchwały.
Ustanowienie pełnomocnika
Umowa spółki może też ograniczać uprawnienia wspólników. Natomiast jeśli nie ma w niej żadnych tego typu zapisów, to stosuje się zasadę, że – z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych albo wynikających z właściwości czynności prawnej – można dokonać czynności prawnej przez przedstawiciela. Przy czym czynność prawna dokonana przez przedstawiciela (w granicach umocowania) pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego (art. 95 k.c.). Czyli jeżeli ustawa wprost nie zakazuje prawa do ustanowienia pełnomocnika, to wspólnik spółki cywilnej może ustanowić swojego pełnomocnika. Czy może nim być żona jednego ze wspólników, jeżeli nie została uwzględniona w umowie spółki?
Według mec. Małgorzaty Krzyżowskiej pełnomocnikiem tak, o ile występuje ona na podstawie udzielonego jej w formie pisemnej pełnomocnictwa. Jeżeli pełnomocnictwo to jest udzielone jej przez obu wspólników, wówczas należy przyjąć, że umocowana działa zgodnie z wolą wspólników.
Brak zgody wspólnika
Kolejna wątpliwość dotyczy tego, czy biuro rachunkowe może wydać dokumenty księgowe jednemu wspólnikowi do kserowania, jeżeli drugi wspólnik nie wyraża na to zgody? Czy może lepiej w tej sytuacji wydać je w obecności obu wspólników?
– Z kserowaniem dokumentów w biurze zasadniczo nie powinno być problemów (o ile nie służą do działalności konkurencyjnej) – twierdzi Mateusz Medyński, radca prawny i doradca restrukturyzacyjny E.M.K.A. Medyński Iuris Doradztwo sp.k. Zdaniem eksperta każdy wspólnik ma prawo do dostępu do dokumentów księgowych spółki cywilnej i to nawet wtedy, gdy drugi wspólnik się na to nie zgadza. – Prawa tego co do zasady naruszyć nie można – podkreśla Mateusz Medyński. Wtóruje mu Łukasz Mackiewicz, radca prawny z kancelarii Mackiewicz Radcowie Prawni. Jego zdaniem nie ulega wątpliwości, iż każdy ze wspólników ma prawo zapoznać się z dokumentami księgowymi spółki w miejscu ich przechowywania.
Sprawa się komplikuje, gdy jeden ze wspólników w opozycji do innych żąda od księgowego wydania mu dokumentów, które zamierza wynieść poza siedzibę biura. Czy księgowy powinien się na to zgodzić? – W przypadku konfliktu w mojej ocenie brak jest podstaw do wydania dokumentów poza siedzibę biura celem ich skopiowania, ponieważ takie działanie służy ich ochronie, dokumenty potrzebne są one do oceny prawidłowości funkcjonowania spółki – zauważa mec. Łukasz Mackiewicz.
Według eksperta dodatkowym argumentem jest okoliczność, iż wspólnik w każdej chwili może zapoznać się z treścią dokumentów księgowych w siedzibie biura. Ekspert zaleca więc, by w przypadku konieczności wydania dokumentów poza siedzibę biura następowało to w obecności wszystkich wspólników.
Uwaga! Bezpiecznym rozwiązaniem jest wydanie dokumentów upoważnionemu wspólnikowi w siedzibie spółki, ponieważ jest to miejsce, gdzie z zasady powinna być przechowywana dokumentacja spółki.
Sankcja karna za niszczenie akt
Według mec. Mateusza Medyńskiego wydawanie dokumentacji poza siedzibę spółki lub poza miejsce składowania (czyli biuro księgowe) może się wiązać z odpowiedzialnością karną za usuwanie dokumentów. A spółka oraz biuro księgowe (jeżeli powierzono mu przechowywanie dokumentacji) nie mogą dopuszczać do wydawania dokumentacji księgowej poza siedzibę spółki i poza biuro, bo przepisy o rachunkowości mówią o obowiązku przechowywania jej na wypadek kontroli. – Biuro może pozwolić na przeglądanie dokumentacji, a nawet kopiowanie, ale bez wydawania dokumentów poza siedzibę spółki lub biura – podkreśla mec. Medyński. I dodaje, że chociaż księgowość w ramach spółki cywilnej rozlicza każdego wspólnika jakby miał samodzielną działalność, to jednak dokumenty są wspólną własnością wszystkich wspólników, bo za zobowiązania z nich wynikające odpowiadają solidarnie. Ponadto ekspert zauważa, że art. 276 kodeksu karnego stanowi, że kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać (a w spółce cywilnej żaden wspólnik nie ma wyłącznego prawa do dysponowania dokumentacją, skoro wszyscy odpowiadają solidarnie, a więc nie ma też prawa usuwać dokumentów bez zgody pozostałych wspólników np. w formie uchwały, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch.
Podstawa prawna
art. 865 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495)
art. 276 ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1444; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1023)