E-paragon, czyli paragon elektroniczny, nie jest w ogóle drukowany - dostaniemy go na maila lub SMS-em. Jego wystawienie umożliwią bądź już umożliwiają nowoczesne kasy fiskalne: online i wirtualne.
Ministerstwo Finansów rozpoczęło tegoroczną edycję kampanii „Weź paragon” zachęcającą konsumentów do pobierania paragonów fiskalnych podczas zakupów. Argumentuje, że dzięki temu możemy lepiej kontrolować swoje wydatki, a przy tym mamy pewność, że kupujemy o sprzedawcy, który płaci podatki - jest więc uczciwy wobec państwa i konkurencji. Podobne akcje były prowadzone także w przeszłości, w tym roku nowością jest informacja o możliwości otrzymania tzw. e-paragonu. To rozwiązanie nie jest jeszcze powszechne, ale wkrótce może się to zmienić.
Paragon elektroniczny zawiera te same informacje co drukowany. Również on trafia zarówno do konsumenta, jak i do skarbówki. Różnica polega na sposobie jego przekazania: e-paragon jest wysyłany klientowi w postaci elektronicznej, na przykład na adres e-mail, bezpośrednio z urządzenia fiskalnego. Jest to rozwiązanie dla chętnych. Sprzedawca przekazuje klientowi e-paragon za jego zgodą i w ustalony z nim sposób.
Żeby jednak wystawiać elektroniczne paragony, sprzedawca musi posiadać nowoczesną kasę fiskalną z homologacją Głównego Urzędu Miar. Są dwa rodzaje takich kas: kasa mająca postać oprogramowania (tzw. kasa wirtualna) oraz kasa online. Kasy wirtualne mogą już wystawiać e-paragony, inna sprawa, że nie są jeszcze specjalnie popularne i mogą z nich korzystać tylko określone grupy przedsiębiorców. Częściej spotykane kasy online będą miały taką możliwość przesyłania e-paragonów po wejściu w życie procedowanych właśnie przepisów.
Różnica między dwoma typami kas jest znacząca. Kasa wirtualna to aplikacja do zainstalowania np. na smartfonie, tablecie lub komputerze. Kasa online to urządzenie wyglądem przypominające tradycyjną kasę fiskalną. Różni się tym, że nie przechowuje danych o transakcjach we wbudowanej pamięci, tylko przesyła je przez internet do skarbówki w czasie rzeczywistym.
Kasy mające postać oprogramowania
Kasy wirtualne zostały dopuszczone do użytku na mocy rozporządzenia z dnia 26.05.2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Ich używanie jest dobrowolne, są dostępne tylko dla wyszczególnionych branż. Chodzi o przedsiębiorców świadczących usługi przewozu pasażerów, przeprowadzek, gastronomiczne lub hotelarskie.
Opublikowanie aktu prawnego dało zielone światło do stosowania takich kas, ale nie oznacza to, że od razu podbiły one rynek. Producenci oprogramowania, tak jak w przypadku tradycyjnych kas, musieli uzyskać decyzję prezesa Głównego Urzędu Miar z potwierdzeniem spełnienia norm technicznych. Taką homologację jako pierwsze – w grudniu 2020 r. - uzyskały kasy wirtualne stworzone dla firm świadczących przewóz osób: Bolta i Ubera.
W przypadku Bolta jest to aplikacja eKasa Bolt, stworzona przez producenta kas – firmę Novitus. Kierowcy wykonujący przewóz pod szyldem tej firmy instalują ją na urządzeniu mobilnym. Uber postawił na rozwiązanie firmy Elzab – oprogramowanie instalowane na komputerze.
Z czasem kasy wirtualne mogą pojawić się w tradycyjnych taksówkach, hotelach, restauracjach. Producenci takich kas mogą stosować różne modele biznesowe: albo tworzyć oprogramowanie dla konkretnej firmy, albo dla całych branż.
Kasy online
Kasy online dla niektórych przedsiębiorców są już obowiązkowe – stosowne przepisy zaczęły obowiązywać w 2020 i 2021 r. Chodzi m.in. o warsztaty pojazdowe, stacje benzynowe, hotele, gastronomię, handel węglem, salony fryzjerskie i kosmetyczne, kancelarie prawne, prywatne praktyki lekarskie i dentystyczne oraz kluby fitness. W przypadku hotelarstwa i gastronomii przepisy dopuszczają używanie kas wirtualnych zamiast kas online.
Przedsiębiorcy, których nie objęła obowiązkowa wymiana, mogą nadal korzystać ze starych kas z elektronicznym systemem zapisu kopi. Te z początkiem 2023 r. zostaną jednak wycofane ze sprzedaży. W przypadku wyeksploatowania urządzenia lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej, przedsiębiorcy pozostanie zakup kasy online. Chętni mogą nabyć i stosować kasę online już teraz, nawet jeśli nie mają takiego obowiązku.
Przepisy, które umożliwiły wystawianie e-paragonów przez kasy online, weszły w życie w 2020 r., ale jak dotąd działają tylko w teorii. Niezbędne jest jeszcze nowe rozporządzenie określające wymogi techniczne dla kas, zaś po jego opublikowaniu producenci będą musieli przystosować kasy do nowych wymagać. Projekt przygotowany przez Ministerstwo Finansów czeka na notyfikację przez Komisję Europejską.