Przepisy ustawy o VAT dotyczące e-paragonów obowiązują od kwietnia 2020 r., ale dopiero teraz mają szansę zacząć funkcjonować w praktyce. Dotychczas elektroniczne dowody zakupu nie były bowiem wystawiane. Dlaczego?
Przepisy zakładają, że takie dokumenty mogą być wystawiane przez kasy online – zarówno te sprzętowe, jak i programowe, czyli na tablet, telefon komórkowy i inne urządzenia mobilne. Problem w tym, że urządzeń programowych nie było w sprzedaży, a w przypadku kas tradycyjnych (sprzętowych) nadal obowiązuje rozporządzenie techniczne z 28 maja 2018 r. (Dz.U. poz. 1206), które nakazuje, aby paragon na tego typu urządzeniach został wydrukowany. Podatnik może więc wydać nabywcy tylko jego papierową postać. Sytuacja ta wkrótce się jednak zmieni.
Kasy programowe…
Po pierwsze wreszcie zaczynają być dostępne w sprzedaży urządzenia programowe. Pisaliśmy o tym w artykule „Ruszają kasy online, również programowe, czyli na tablet lub smartfona” (DGP nr 253/2020). Opcja ta pojawiła się pod koniec ubiegłego roku dla branży transportowej (np. przewozów taksówką, autobusem, pociągiem, promem, statkiem). Lada moment ma jednak być dostępna również dla pozostałych branż, którym przepisy pozwalają korzystać z kas wirtualnych, np. hotelarskiej, turystycznej i restauracyjnej.
W przypadku użycia kasy programowej paragon od razu może trafić na telefon lub tablet klienta. Rozporządzenie techniczne dotyczące tych urządzeń z 26 maja 2020 r. (Dz.U. poz. 957) nie wymaga bowiem ich drukowania.
…i sprzętowe
Po drugie został właśnie opublikowany projekt nowego rozporządzenia technicznego, które zmieni wymogi dla kas sprzętowych. Zakłada on, że sprzedawca nie będzie już musiał drukować dowodu zakupu i będzie mógł przesłać go w postaci elektronicznej klientowi, który się na to zgodzi.
Klienci będą jednak musieli chwilę poczekać, bo choć zgodnie z projektem nowe rozporządzenie ma wejść w życie 1 maja br., kupujący nie może liczyć na to, że od razu będzie mógł poprosić o e-paragon.
– Używane przez sprzedawców kasy online nie mają dziś odpowiedniej funkcjonalności, aby można było wystawiać e-paragony – tłumaczy Piotr Ślęzak z firmy Posnet.
Wyjaśnia, że producenci musieliby ją dopiero stworzyć i poddać homologacji w Głównym Urzędzie Miar. Dopiero po tej procedurze można wprowadzać takie kasy na rynek. – Potrzeba na to co najmniej kilku miesięcy od chwili rozpoczęcia obowiązywania nowych wymagań technicznych dla kas – mówi ekspert.
Dodaje, że wszystkie kasy, które będą trafiały do homologacji po wejściu w życie nowego rozporządzenia, będą musiały mieć opcję wysyłania e-paragonów.
Skan paragonu
Opisane wyżej zmiany nie oznaczają jednak, że w każdym sklepie klient dostanie e-paragon. Na rynku nadal funkcjonują kasy z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii. Pierwsze z nich nie są już sprzedawane, ale można z nich korzystać do momentu uszkodzenia lub zapełnienia pamięci fiskalnej. Te drugie można będzie jeszcze kupić do końca 2022 r. Oba te rodzaje urządzeń nie są kasami działającymi online i nie będą wystawiać e-paragonów.
Jeżeli jednak z takiej kasy korzysta np. prawnik świadczący usługi na odległość, nie musi przesyłać klientowi papierowego paragonu (przypomnijmy, że od 1 lipca br. prawnicy będą już musieli stosować kasy online). Za jego zgodą może mu przesłać jego skan, który jest traktowany jak e-paragon. Ministerstwo Finansów prezentowało takie stanowisko już w czerwcu ub.r. Prezentowaliśmy je w artykule „Czas na dokończenie elektronizacji” (DGP nr 110/2020).
Resort wyjaśnił wówczas, że podatnik ma obowiązek wydania paragonu fiskalnego w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej, pod warunkiem że nabywca wyrazi na to zgodę i obie strony uzgodnią sposób przesłania tego paragonu. Ustawodawca dopuścił bowiem dowolną możliwość jego przesłania, byle w sposób uzgodniony z nabywcą. – Tym samym skan paragonu również będzie takim dokumentem – wskazał resort. Dodał, że zmiany nie wyłączają możliwości stosowania paragonów w postaci papierowej dla tych konsumentów, którzy chcą otrzymywać dowody zakupu w tradycyjnej postaci.
Różne rodzaje kas

Bezpieczeństwo i ekologia

Małgorzata Dziuba, head accountant w JP Weber
Możliwość otrzymania przez kupującego paragonu w formie elektronicznej niesie ze sobą wiele zalet. Przede wszystkim będzie to udogodnienie umożliwiające łatwiejsze przechowywanie dowodów zakupu. Elektroniczna forma pozwoli na zwiększenie bezpieczeństwa przechowywania oraz dłuższą trwałość tego dokumentu. Z punktu widzenia konsumenta stwarza to możliwość łatwiejszego reklamowania zakupionych produktów, ponieważ to właśnie paragon stanowi niepodważalny dowód zakupu.
Nie bez znaczenia pozostaje też to, że elektroniczny paragon w dobie pandemii stanowi kolejny element, który pozwala zachować bezpieczeństwo i ograniczyć przenoszenie wirusa przez przekazywane z rąk do rąk przedmioty.
W skali całej gospodarki popularyzacja elektronicznej formy dowodu zakupu pozwoli w przyszłości na znaczne ograniczenie zużycia papieru. Według szacunków Fundacji Rozwoju Obrotu Bezgotówkowego w Polsce rocznie drukowanych jest ponad 12 mld paragonów, co stanowi ok. 600 tys. kg papieru. Choćby częściowe zmniejszenie tej skali pozwoli na ograniczenie negatywnego wpływu na środowisko naturalne.
Etap legislacyjny
Projekt rozporządzenia ministra rozwoju, pracy i technologii w sprawie wymagań technicznych i warunków dla kas rejestrujących – w konsultacjach