Urząd skarbowy nie przyjmie już formularzy, w szczególności PIT-11, z fikcyjnymi identyfikatorami podatkowymi obcokrajowców. Wielu pracodawców – nie ze swojej winy – może nie wypełnić obowiązków informacyjnych wobec fiskusa. Ustawodawca tego nie przewidział.

Dotychczas, gdy cudzoziemiec nie miał numeru PESEL, fiskus zgadzał się, aby zastąpić go numerami 111111111 albo 999999999. Teraz jednak nie będzie to możliwe. Płatnicy nie będą mogli przesłać fiskusowi np. informacji PIT-11 bez właściwego numeru PESEL, bo już od jutra obcokrajowcy będą mogli składać wnioski o ten numer identyfikacyjny nawet wtedy, gdy nie są zameldowani w Polsce. Wszystko za sprawą zmian w ustawie z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 170). Wchodzą one w życie 1 czerwca, a wprowadza je ustawa z 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy – Prawo celne oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 802). O ile możliwość uzyskania numeru PESEL jest wiadomością pozytywną dla cudzoziemców, o tyle dla niektórych płatników może oznaczać nie lada kłopot.
To nie będzie proste
– Brak możliwości wpisania ciągu cyfr oznacza, że na początku kolejnego roku płatnicy będą musieli dysponować numerami PESEL dla wszystkich osób, w stosunku do których powstał obowiązek informacji PIT-11 – podkreśla Rafał Sidorowicz, doradca podatkowy i menedżer w zespole podatków osobistych i doradztwa dla pracodawców MDDP. W związku z tym – jego zdaniem – nakład pracy administracyjnej wzrośnie, zwłaszcza u tych pracodawców, których biznesy w dużej mierze opierają się na pracownikach z zagranicy.
WAŻNE Podatnicy, których identyfikatorem po zmianie przepisów będzie PESEL, a którzy do dnia wejścia w życie nowelizacji posługiwali się NIP, będą mieli 30 dni na zmianę NIP na PESEL.
– Wprawdzie zgodnie z kodeksem pracy pracodawca żąda od pracownika podania danych osobowych obejmujących m.in. PESEL, ale w praktyce uzyskanie takiej informacji jest często trudne ze względu na brak odpowiedniej wiedzy pracowników zagranicznych odnośnie do samego numeru, procedury jego uzyskania czy barier w dopełnieniu tej formalności – mówi Barbara Kolimeczkow, ekspertka w dziale prawno-podatkowym PwC. Dodaje, że największe trudności płatnik będzie miał z pewnością z cudzoziemcami, z którymi nie ma już żadnego kontaktu (z uwagi na rozwiązanie umowy o pracę czy ich wyjazd z Polski). Potwierdza to także Łukasz Boszko, senior konsultant w Grant Thornton. – Nie istnieją żadne mechanizmy, które pozwalałyby zmusić pracownika do uzyskania PESEL. W praktyce więc to pracodawca jako płatnik będzie musiał zadbać, aby pracownik miał taki numer dla celów podatkowych. Może to rodzić pewne ryzyko dla pracodawcy, który nie zdąży uzyskać numeru PESEL pracownika przed wygaśnięciem stosunku pracy – tłumaczy Łukasz Boszko.
Różne metody
Jak więc poradzić sobie z tym problemem? – Wszyscy płatnicy powinni przede wszystkim przeanalizować swoje bazy danych i gdy stwierdzą braki, skoncentrować się na zebraniu informacji od swoich zagranicznych pracowników i współpracowników – radzi Barbara Kolimeczkow. Dodaje, że w tym celu dobrym pomysłem może się okazać kampania informacyjna i przekazanie zatrudnionym cudzoziemcom praktycznych wytycznych odnośnie procedury wnioskowania o PESEL. [ramka] Według ekspertki jest to szczególnie istotne w sytuacji osób już zatrudnionych, które jeszcze nie mają numeru identyfikacyjnego albo posługują się numerem NIP zamiast PESEL (zmiany w przepisach przewidują taką możliwość tylko do końca czerwca br.)
Tak będzie przebiegać procedura
• Jeśli cudzoziemiec mieszka w Polsce, to może się zameldować — wtedy automatycznie (z urzędu) dostanie numer PESEL.
• Jeśli nie może się on zameldować, to składa wniosek (dostępny w urzędzie gminy lub online np. na stronie Obywatel.gov.pl):
– w urzędzie gminy, na terenie której jest siedziba jego pracodawcy, lub
– w Urzędzie Dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy (ul. Nowogrodz ka 43) – jeśli nie pracuje albo jego pracodawca ma siedzibę za granicą Polski.
Aby otrzymać PESEL, trzeba okazać dokument, który potwierdzi tożsamość cudzoziemca i inne dane, które wpisuje się we wniosku.
Uwaga! Nadanie PESEL jest bezpłatne.
Według Łukasza Boszko pracodawca powinien też informować cudzoziemców o samym obowiązku meldunkowym, z którego musi wywiązać się każda osoba przyjeżdżająca do Polski na dłuższy czas. Zgodnie z obowiązującym prawem obywatel innego państwa Unii Europejskiej ma obowiązek zameldować się po trzech miesiącach, natomiast osoba spoza UE po 30 dniach. – Przy zgłoszeniu zameldowania PESEL nadawany jest z urzędu – mówi ekspert.
Innym rozwiązaniem – i jednocześnie najbezpieczniejszym dla pracodawców – byłoby podpisywanie umowy o pracę dopiero po uzyskaniu przez cudzoziemca numeru PESEL. – Być może to także przestrzeń na ustawodawcy, który powinien rozważyć wdrożenie przepisów umożliwiających uzyskiwanie PESEL dla pracownika przez pracodawcę – twierdzi Łukasz Boszko.
Luka w prawie
Wydaje się jednak, że wskazane przez ekspertów rozwiązania będą skuteczne, gdy cudzoziemiec jest dopiero kandydatem do pracy albo jeszcze w danej firmie pracuje. Co jednak, gdy się z nią rozstał i na dodatek wyjechał z kraju? Jak wystawić PIT-11, gdy nie podał numeru PESEL? – Ustawodawca w ogóle nie wziął pod uwagę takiej okoliczności – twierdzi Rafał Sidorowicz. Niewątpliwie naraża to płatnika na odpowiedzialność karnoskarbową. Warto zatem zadbać, by prowadzona dokumentacja kadrowo-płacowa potwierdzała, że płatnik dochował należytej staranności w pozyskaniu PESEL – radzi ekspert. Ale i tak nie wiadomo, jak w takiej sytuacji rozwinie się praktyka urzędów skarbowych.
– Gdy płatnicy nie ustalą numeru identyfikacyjnego na czas, będą musieli zmierzyć się z ryzykiem ewentualnych sankcji wynikających z kodeksu karnego skarbowego, zwłaszcza gdy – zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów – fizyczne złożenie informacji PIT-11 bez właściwego identyfikatora PESEL okaże się niemożliwe – podkreśla Barbara Kolimeczkow.
Przypomnijmy, że już za samo niezłożenie PIT-11 w terminie grozi grzywna, którą nakłada określony urząd skarbowy w postępowaniu mandatowym lub orzeka sąd. Przy czym ten ostatni może wymierzyć karę grzywny w wysokości od 10 do 180 stawek dziennych i to on decyduje, ile wyniesie wysokość jednej stawki dziennej oraz iloma stawkami dziennymi obciąży płatnika. W 2021 r. minimalna stawka dzienna wynosi 93,3 zł, a maksymalna 37 777,33 zł.
Korzystne dla podatnika…
Z pewnością zmiany w nadawaniu numerów PESEL będą korzystne dla samych podatników – cudzoziemców. Krajowa Administracja Skarbowa będzie bowiem mogła wygenerować i udostępnić im zeznania podatkowe w usłudze Twój e-PIT (na stronie Podatki.gov.pl). Tym samym podatnicy z zagranicy łatwiej rozliczą się z urzędem skarbowym: będą mogli użyć PESEL do zalogowania się do usługi Twój e-PIT lub złożyć zeznania podatkowe przy użyciu bezpłatnej aplikacji e-Deklaracje dostępnej na Podatki.gov.pl. Według komunikatu Ministerstwa Finansów będą oni mieli również możliwość skorzystania z ulg i odliczeń oraz otrzymania zwrotu nadpłaty podatku. – W praktyce oznacza to, że osoby osiągające dochody tylko z tytułu pracy na terytorium Polski nie będą już musiały korzystać z pomocy biur rachunkowych bądź doradców podatkowych, aby wywiązać się z obowiązków podatkowych w naszym kraju – mówi Łukasz Boszko.
…i fiskusa
Już od czerwca ważne ułatwienia dla importerów
Już od czerwca ważne ułatwienia dla importerów

Zobacz również
Ale jest też druga strona medalu. Może się okazać, że tacy podatnicy trafią pod lupę skarbówki. – Prawidłowa identyfikacja z pewnością ułatwi administracji skarbowej kontrolę, która może być ukierunkowana np. na weryfikację zakresu obowiązku podatkowego – twierdzi Barbara Kolimeczkow. Podkreśla, że posiadanie numeru PESEL nie powinno z automatu determinować nieograniczonego obowiązku podatkowego w Polsce (czyli posiadania przez podatnika miejsca zamieszkania dla celów podatkowych na terytorium Polski). Niemniej jednak według ekspertki nie można wykluczyć większego zainteresowania organów skarbowych zadeklarowanym miejscem zamieszkania dla celów podatkowych danej osoby fizycznej w celu ustalenia, czy np. dochód zaraportowany w informacji PIT-11 jest jedynym dochodem, jaki powinien być ujęty przez podatnika w zeznaniu podatkowym (a nie np. cały światowy dochód, czyli również ten uzyskany poza granicami Polski, który podlega opodatkowaniu w kraju rezydencji podatkowej).