Na pewno nie wszystkie. Dopuszcza błędy mniejszej wagi, dotyczące np. identyfikacji podmiotu bądź przedmiotu transakcji. W takich przypadkach prawo do odliczenia podatku naliczonego nie przepada.
Przy wystawianiu faktur podatnicy często popełniają błędy. Część z nich jest nieistotna, ale niektóre mogą narazić wystawców na odpowiedzialność karną skarbową, jak również wyłączyć możliwość odliczenia podatku naliczonego z tych faktur przez nabywców.
Mniejsza waga
Przed ujawnieniem najczęściej popełnianych błędów wskazać należy, że nie wszystkie uniemożliwiają odliczanie podatku naliczonego z zawierających te błędy faktur. Jak bowiem wyjaśnił Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w wyroku z 27 lutego 2008 r. (sygn. akt I SA/Łd 1136/07), „pozbawienie podatnika prawa do odliczenia dotyczyć może jedynie takich wad i braków faktury, które wyłączają identyfikację podmiotów oraz przedmiotu transakcji, jak również ustalenie poprawności określenia podatku od wartości dodanej. Powyższe uwagi pozwalają na sformułowanie tezy, iż wady faktury muszą być na tyle poważne, aby wykluczały możliwość traktowania tego dokumentu jako faktury VAT”.
Błędy, które nie dyskwalifikują faktur jako dokumentów stanowiących podstawę do odliczenia podatku naliczonego, nazywane są błędami mniejszej wagi. Jak czytamy w interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 11 października 2012 r. (nr IPPP2/443-777/12-2/KOM), „o prawidłowości faktur VAT wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe, a zatem jeżeli w fakturach dokumentujących transakcje występują tzw. wadliwości mniejszej wagi, należy uznać, że nie ma podstawy do kwestionowania faktur VAT wyłącznie z powodu wspomnianych braków mających charakter wadliwości mniejszej wagi. Są to tego rodzaju wadliwości, które, co prawda powodują, że faktura nie odpowiada wymogom określonym w przepisach, jednakże same w sobie nie wpływają one na przedmiot i podstawę opodatkowania”. Katalog takich błędów jest katalogiem otwartym.
Jednym z obowiązkowych elementów faktur jest data wystawienia (zob. art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT). Data ta zawsze musi być faktyczną datą wystawienia. Jest to zasada bezwzględnie obowiązująca. Dość powszechna wśród podatników praktyka wystawiania faktur z datą wsteczną lub przyszłą jest niezgodna z przepisami.
W szczególności powodu do wystawiania faktury z datą wsteczną nie stanowi upływ terminu do wystawienia terminy. Również faktury wystawiane po terminie powinny być wystawiane z faktyczną (a nie wsteczną) datą wystawienia. [przykład 1]
Dodać należy, że wystawienie faktury z datą wsteczną lub przyszłą nie wyłącza możliwości odliczenia podatku naliczonego z tej faktury. Błąd taki – przynajmniej z punktu widzenia nabywcy – zaliczyć należy do błędów mniejszej wagi (podobnie jak brak daty wystawienia na fakturze – zob. wyrok WSA w Lublinie z 16 listopada 2007 r., sygn. akt I SA/Lu 532/07).
Nazwa firmy zamiast imienia i nazwiska
W przypadku faktur wystawianych przez osoby fizyczne oraz faktur wystawianych osobom fizycznym bardzo często jest podawana nazwa firmy prowadzonej przez te osoby oraz adres prowadzenia działalności gospodarczej.
Częściowo jest to błąd. W przypadkach takich na fakturze należy zawsze wskazywać jej imię i nazwisko, nie zaś nazwę firmy prowadzonej przez tę osobę (oczywiście nie ma przeszkód, aby nazwę firmy podać dodatkowo). Takie też stanowisko reprezentują organy podatkowe (zob. interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 9 maja 2013 r., nr IPPP2/443-239/13-2/RR czy interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 1 lipca 2013 r., nr ILPP2/443-337/13-2/MN).
Nieco inaczej ma się rzecz, jeżeli chodzi o adres. Co prawda zdarza się cały czas organom podatkowym wyjaśniać, że musi to być zawsze adres zamieszkania (zob. zmienioną przez ministra finansów interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 5 marca 2014 r., nr IPTPP1/443-943/13-2/MG), lecz stanowisko to odchodzi w przeszłość. Za dominujące uznać należy obecnie stanowisko, zgodnie z którym dopuszczalne jest wskazywanie na fakturach jako adresu osoby fizycznej zgłoszonego przez tę osobę głównego miejsca prowadzenia działalności (zob. przykładowo stanowiące odpowiedź na interpelację poselską nr 12721 pismo Ministerstwa Finansów z 9 stycznia 2013 r.), a nawet innych zgłoszonych adresów miejsc prowadzenia działalności gospodarczej (zob. przykładowo interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 12 września 2013 r., nr IPPP2/443-717/13-2/MM).
Co więcej, ze stanowiącego zmianę interpretacji indywidualnej pisma ministra finansów z 5 czerwca 2014 r. (nr PT8/033/36/274/WCH/14/RD52006) wynika, że niekiedy obowiązkowe jest użycie jako adresu osoby fizycznej zgłoszonego przez tę osobę głównego miejsca prowadzenia działalności. W interpretacji tej czytamy, że „w sytuacji, gdy osoba fizyczna nie prowadzi działalności gospodarczej w miejscu zamieszkania i posiada główne miejsce prowadzenia działalności (wskazane w zgłoszeniu dla potrzeb identyfikacji podatkowej – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą do ww. zgłoszeń stosuje formularz wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej), w fakturze powinien być podawany adres tego głównego miejsca prowadzenia działalności”. [przykład 2]
Wskazać jednak należy, że błędy w omawianym zakresie (tj. wskazywanie nazw firm osób fizycznych zamiast ich imion i nazwisk oraz niewłaściwych adresów) stanowią błędy mniejszej wagi, a więc nie wpływają na możliwość odliczania podatku naliczonego z faktur.
Niewłaściwa data sprzedaży
Jak stanowi art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT, faktura powinna zawierać między innymi datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (lub – w przypadku faktur zaliczkowych – datę otrzymania zapłaty), o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. Data ta potocznie nazywana jest datą sprzedaży, gdyż to właśnie datę sprzedaży przez lata przepisy VAT nakazywały wskazywać na fakturach. Z tego też względu większość faktur nadal wskazuje „datę sprzedaży”, a nie „datę dokonania dostawy towarów”, „datę zakończenia dostawy towarów” lub „datę wykonania usługi”.
Jest to postępowanie dopuszczalne. Odpowiednie zastosowanie ma w tym zakresie wydana na gruncie przepisów obowiązujących w 2013 roku interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 2 kwietnia 2013 r. (nr ILPP2/443-10/13-2/AKr), w której czytamy, że „zwrot »data sprzedaży« jest tożsamy z określeniem »data dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi«, pod warunkiem że data opisana na fakturze jako »data sprzedaży« będzie faktycznie odnosić się do daty dokonania dostawy lub wykonania usługi. W konsekwencji faktury, w której Wnioskodawca posłuży się sformułowaniem »data sprzedaży« w odniesieniu do »daty dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi«, nie można uznać za błędną”.
Podkreślić należy, że prawidłowa data sprzedaży musi odpowiadać – zależnie od przypadku – dacie dokonania lub zakończenia dostawy towarów, dacie wykonania usługi lub – w przypadku faktur zaliczkowych – dacie otrzymania zapłaty. Wielu podatników o tym nie wie lub zapomina. [przykład 3]
Dodatkowe oznaczenia
Przez wiele lat sprzedaż (świadczenie usług turystyki albo dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich lub antyków) opodatkowana według procedury marży dokumentowana była fakturami oznaczanymi jako „faktury VAT marża”. Od 1 stycznia 2013 r. to się zmieniło. Obecnie faktury takie nie muszą być oznaczane jako „faktury VAT marża”, lecz muszą zawierać – zależnie od przypadku – oznaczenie „procedura marży dla biur podróży”, „procedura marży – towary używane”, „procedura marży – dzieła sztuki” lub „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki” (zob. art. 106e ust. 2 i 3 ustawy o VAT).
Wielu podatników zmiany tej nie dostrzegło i nadal wystawia faktury tytułowane „faktura VAT marża”. Jest to prawidłowe tylko wtedy, gdy faktury, o których mowa, dodatkowo zawierają wskazane powyżej wyrazy. Nieprawidłowe są faktury, w których oznaczenie „faktura VAT marża” zastępuje wyrazy „procedura marży dla biur podróży”, „procedura marży – towary używane”, „procedura marży – dzieła sztuki” lub „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki”. [przykład 4]
PRZYKŁAD 1
Dzień wystawienia
Podatnik 20 kwietnia 2014 r. dokonał dostawy towaru dla spółki z o.o., ale zapomniał o wystawieniu faktury w terminie do 15 maja 2014 r. Fakturę dokumentującą powyższą dostawę podatnik wystawił dopiero 20 maja 2014 r. Jako data na fakturze wskazana w tej sytuacji może zostać wyłącznie data 20 maja 2014 r. (wskazanie innej daty, np. 15 maja 2014 r., stanowiłoby naruszenie przepisów).
PRZYKŁAD 2
Jaki adres
Jan Kowalski prowadzi jednoosobową firmę o nazwie BADI. Miejsce zamieszkania pana Jana znajduje się w Szczecinie przy ul. Jagiellońskiej 37/2, natomiast siedziba firmy (główne miejsce wykonywania działalności gospodarczej) w Szczecinie przy ul. Niepodległości 4. W tej sytuacji faktury wystawiane przez pana Jana oraz panu Janowi muszą zawierać jego NIP oraz:
1) powinny być wystawiane na Jana Kowalskiego (a dodatkowo mogą zawierać również wskazanie nazwy firmy, tj. BADI),
2) mogą wskazywać zarówno adres zamieszkania pana Jana (ul. Jagiellońska 37/2), jak i adres siedziby jego firmy (ul. Niepodległości 4), chociaż w świetle pisma ministra finansów z 5 czerwca 2014 r. (sygn. PT8/033/36/274/WCH/14/RD52006) właściwsze wydaje się wskazanie adresu siedziby firmy.
PRZYKŁAD 3
Dokonanie dostawy
Podatnik 3 czerwca 2014 r. wystawił fakturę dokumentującą dostawę towarów wydanych kontrahentowi dzień wcześniej. Na fakturze takiej podatnik musi wskazać jako datę sprzedaży (a jeszcze lepiej – jako datę dokonania dostawy towarów) 2 czerwca 2014 r. Wystawienie faktury z datą sprzedaży (datą dokonania dostawy towarów) 3 czerwca 2014 r. byłoby w tej sytuacji błędem (podobnie jak błędem byłoby niewskazanie na fakturze daty sprzedaży/daty dokonania dostawy towarów).
PRZYKŁAD 4
Sprzedaż samochodu w komisie
Podatnik prowadzący komis samochodowy sprzedał samochód osobowy w procedurze marży. Faktura wystawiona przez niego powinna zawierać wyrazy „procedura marży – towary używane”. Nie ma jednak przeszkód, aby faktura ta dodatkowo była zatytułowana „faktura VAT marża”. Nieprawidłowe będzie natomiast wystawienie faktury zatytułowanej „faktura VAT marża” bez wyrazów „procedura marży – towary używane”.
Co może być wybaczone
1) Niewłaściwy NIP lub brak tego numeru (zob. przykładowo wyrok WSA w Gdańsku z 24 lipca 2007 r.,sygn. akt I SA/Gd 853/06).
2) Brak numeru, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku (odpowiednie zastosowanie ma wyrok NSA z 24 lutego 1999 r., sygn. akt I SA/Lu 1452/97).
3) Brak wskazania daty wystawienia faktury (zob. przykładowo wyrok WSA w Lublinie z 16 listopada 2007 r., sygn. akt I SA/Lu 532/07).
4) Braki lub błędy w adresie lub nazwie nabywcy; błędy te stanowią błędy mniejszej wagi, jeżeli na podstawie innych danych (np. na podstawie NIP) można ustalić nabywcę (wyrok NSA z 17 listopada 1997 r., sygn. akt I SA/Wr 758/97).
5) Brak daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub daty otrzymania zapłaty (jeżeli jest wymagana).
6) Błędy w tłumaczeniu treści faktury (zob. wyrok NSA z 9 lutego 2000 r., sygn. akt I SA/Wr 1885/99).
7) Naruszenie obowiązku kolejnego numerowania faktur.
Podsumowanie
● Szczególnie częstym błędem jest wskazywanie na fakturach jako daty sprzedaży daty wystawienia faktury.
● Umyślne wystawianie faktur z inną datą wystawienia niż faktyczna stanowi przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe polegające na wystawianiu faktur w sposób nierzetelny (art. 62 par. 2 oraz art. 62 par. 5 w zw. z art. 62 par. 2 k.k.s.).
● Podatnicy wskazujący nazwy firm osób fizycznych zamiast ich imion i nazwisk oraz niewłaściwe adresy nie muszą się obawiać pociągnięcia do odpowiedzialności karnej skarbowej.
Podstawa prawna
Art. 106e ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).
POPRZEDNIE CZĘŚCI CYKLU UKAZAŁY SIĘ:
● cz. I / 13 stycznia 2014 / nr 7
● cz. II / 20 stycznia 2014 / nr 12
● cz. III / 3 lutego 2014 / nr 22
● cz. IV / 10 lutego 2014 / nr 27
● cz. V / 3 marca 2014 / nr 42
● cz. VI / 10 marca 2014 / nr 47
● cz. VII / 17 marca 2014 / nr 52
● cz. VIII / 31 marca 2014 / nr 62
● cz. IX / 7 kwietnia 2014 / nr 67
● cz. X / 28 kwietnia 2014 / nr 81
● cz. XI / 12 maja 2014 / nr 90
● cz. XII / 2 czerwca 2014 / nr 105
● cz. XIII / 9 czerwca 2014 / nr 110
● cz. XIV / 16 czerwca 2014 / nr 115
● cz. XV / 30 czerwca 2014 / nr 124

Tomasz Krywan, doradca podatkowy