Klienci się dziwią, bo nie zawsze rozumieją, dlaczego księgowy – który ma tylko prowadzić księgi i ewidencje podatkowe – pyta ich nagle, czy i kiedy uregulowali należności na rzecz kontrahentów. „Biuro rachunkowe każe mi wstecznie oświadczać, że nie miałam zaległości w płatnościach. Domyślam się, że Ministerstwo Finansów musiało coś wykombinować, skoro księgowa chce teraz ode mnie takiego oświadczenia” – napisała czytelniczka DGP. Biuro zażądało od niej oświadczenia, że wszelkie przekazane mu faktury oraz inne dokumenty za wskazane miesiące zostały, względnie zostaną opłacone nie później niż 90 dni od upływu terminu płatności.
Żądanie to niewątpliwie ma związek z ulgą na złe długi. I choć dziwi klientkę biura rachunkowego, to wydaje się w pełni uzasadnione w sytuacji, gdy rozlicza się ona z fiskusem na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Tego rodzaju ewidencja nie wymaga bowiem prowadzenia rozrachunków z kontrahentami. Co innego jest przy księgach rachunkowych, bo wtedy biuro prowadzi również rozrachunki, czyli łączy płatności z fakturami.
Należy pamiętać, że biura rachunkowe zobowiązują się w umowie z klientem, iż będą prowadzić księgi i ewidencje zgodnie z przepisami i obliczać na ich podstawie podatek (zaliczki) w prawidłowej wysokości. Złożone przez klientów oświadczenia mogą więc uchronić biuro przed odpowiedzialnością za ewentualne nieprawidłowości. Dzięki nim może ono bowiem wykazać, że nie zostało poinformowane przez klienta o przekroczeniu terminu płatności.
Reklama
W czasie epidemii COVID-19 problem stosowania przepisów o uldze na złe długi daje o sobie znać w mniejszym stopniu, z racji zawieszenia pewnych obowiązków w tym zakresie. Ale tak czy inaczej biura na swój sposób próbują pozyskiwać od klientów informacje o zapłacie.
Prawo wierzyciela…

Reklama
Mniejsza o to, gdy klient jest wierzycielem, a więc czeka na zapłatę za sprzedany towar lub wykonaną usługę. Przepisy o uldze na złe długi zarówno w VAT (art. 89a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2419), jak i w podatkach dochodowych (art. 25 ust. 19–26 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych; t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1406; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 11; dalej: ustawa o CIT oraz art. 44 ust. 17–24 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych; t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320; dalej: ustawa o PIT) mówią, że kto nie dostaje zapłaty, ma prawo, a nie obowiązek, zmniejszyć podstawę opodatkowania (podstawę obliczenia podatku). Oczywiście nieuwzględnienie tej preferencji może słono kosztować biuro rachunkowe. Łatwo bowiem stracić klienta, gdy ten zorientuje się, że mógłby odzyskać VAT, gdyby księgowy zastosował preferencję.
...obowiązek dłużnika
Gorzej, gdy biuro obsługuje podatnika, który sam zalega z płatnościami. Wtedy przepisy nie pozostawiają pola manewru – trzeba zmniejszyć to, co już się odliczyło – i to zarówno jeśli chodzi o koszty uzyskania przychodu, jak i VAT naliczony. W tym zakresie przepisy wymuszają korektę podatku naliczonego po 90 dniach, licząc od upływu terminu zapłaty określonego na fakturze (rachunku) lub w umowie. Co do zasady podobnie jest w podatkach dochodowych, ale w okresie epidemii COVID-19 obowiązek ten jest zawieszony względem części dłużników.
Czasem rozwiązanie podpowiadają komercyjne programy do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Korzystając z nich, księgowy może zaznaczyć, czy otrzymana bądź wystawiona faktura została opłacona i kiedy miało to miejsce. W sytuacji gdy klient biura nie zapłaci swojemu kontrahentowi w terminie przewidzianym w przepisach o uldze na złe długi, program generuje dowód wewnętrzny i księguje go automatycznie jako korektę kosztów podatkowych. Zmniejszany jest również VAT naliczony. Natomiast gdy zobowiązanie zostanie uregulowane w całości lub w części, wówczas podatnik odzyskuje proporcjonalnie prawo do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu i prawo do odliczenia VAT naliczonego.
W czasie epidemii
Obecnie część podatników nie musi zwiększać podstawy obliczenia podatku dochodowego (zmniejszać straty podatkowej, a ryczałtowcy – zwiększać przychodu) mimo zalegania dłużej niż 90 dni z zapłatą wobec kontrahentów. Chodzi o dłużników, którzy mają co najmniej 50-proc. spadek przychodów w stosunku do analogicznego okresu poprzedniego roku podatkowego lub – w przypadku podmiotów rozpoczynających prowadzenie działalności w roku podatkowym – w stosunku do uzyskanych bieżących średnich przychodów (są pewne wyjątki od tego wymogu).
Zwolnienie zostało wprowadzone już ustawą antycovidową z 31 marca 2020 r. (Dz.U. poz. 568; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2255). Początkowo odnosiło się tylko do 2020 r., ale pod koniec ub.r. zostało przedłużone aż do końca roku kalendarzowego, w którym odwołany zostanie stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19. Tak wynika z aktualnego brzmienia art. 38i ustawy o CIT, art. 52q ustawy o PIT oraz art. 57c ustawy z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 43; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320).
Z kolei wierzyciele nie muszą obecnie czekać aż 90 dni, by z powodu braku zapłaty zmniejszyć u siebie podstawę obliczenia podatku dochodowego (bądź zwiększyć stratę podatkową). Mogą to zrobić już po 30 dniach, co wynika z art. 38o ustawy o CIT, art. 52w ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 57d ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Nie ma w tym zakresie żadnych dodatkowych warunków.
Nie zmieniły się natomiast zasady ulgi na złe długi w VAT i to zarówno względem wierzycieli, jak i dłużników. Tu nadal obowiązuje termin 90 dni.
Jak to wykazać
Przypomnijmy, że ulgę na złe długi wykazuje się w formularzach: CIT/WZ i CIT/WZG (formularz dla spółek tworzących podatkową grupę kapitałową) oraz PIT/WZ i PIT/WZR (formularz dla podatników ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych).
Nie stosuje się już załącznika VAT-ZD, co jednak nie oznacza, że wierzyciel nie musi przekazać fiskusowi szczegółów na temat rozliczenia ulgi na złe długi. Również dłużnik musi poinformować urząd skarbowy, że dokonał odpowiedniej korekty podatku naliczonego. Jeden i drugi muszą to zaprezentować w JPK_V7 (w części deklaracyjnej i ewidencyjnej).
Kiedy nie ma ulgi
Należy też pamiętać, że ulgą na złe długi nie są objęte wierzytelności zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie innych przepisów ustaw podatkowych, w tym poprzez rezerwy lub odpisy aktualizujące. Ponadto nie stosuje się jej do transakcji handlowych pomiędzy podmiotami powiązanymi. Wynika to z art. 26i ust. 13 i 18 ustawy o PIT oraz art. 18f ust. 13 i 18 ustawy o CIT.

wzór

Oświadczenie
Ja, niżej podpisany …, prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą …, adres: ……, NIP: ………, będący stroną umowy o prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawartej z Biurem Rachunkowym ………., adres: …….., NIP ………, REGON: ……, oświadczam, że wszelkie faktury oraz inne dokumenty przekazane do ww. biura rachunkowego za miesiące ……… zostały, względnie zostaną opłacone nie później niż 90 dni od upływu terminu płatności.
Warszawa, dn. ….......... 2021 r.
………………………..............................………………………………………
(miejscowość, data, czytelny podpis i pieczęć firmowa)