Zdalny dostęp do akt spraw podatkowych i elektroniczne poświadczanie kopii dokumentów za zgodność z oryginałem przez pełnomocników – tego oczekują doradcy i to nie tylko na okres pandemii
Wskazują, że moment na takie zmiany jest teraz najlepszy, co pokazały inne wprowadzone już nowości. Okazało się, że wiele spraw można załatwić bez osobistego stawiennictwa w urzędzie. Można więc kontaktować się z urzędnikami jedynie telefonicznie bądź za pomocą usług elektronicznych. I choć ostatnio sytuacja się poprawiła i urzędy co do zasady przyjmują interesantów trzy dni w tygodniu w poniedziałki, środy i piątki, to Ministerstwo Finansów nadal prosi o bezpośredni kontakt tylko w wyjątkowych sytuacjach, gdy podatnik nie może załatwić sprawy w inny sposób.
Innym przykładem nowych rozwiązań jest umożliwienie składania czynnego żalu przez internet. Wcześniej art. 16 par. 4 kodeksu karnego skarbowego tego nie przewidywał. Czynny żal przesłany np. za pomocą ePUAP-u nie tylko nie chronił podatnika, lecz był wręcz samodonosem. Pisaliśmy o tym w artykule „Czynny żal przez e-PUAP to samodonos” (DGP nr 239/2019).
Przy okazji koronawirusa okazało się też, że można przesyłać klientom paragony w postaci elektronicznej, np. e-mailem, co potwierdza odpowiedź Ministerstwa Finansów na pytanie DGP (patrz: ramka). Wystarczy tylko zgoda kupującego i aby obie strony transakcji uzgodniły między sobą sposób przesłania paragonu.

Dostęp do akt

Zdaniem Michała Goja, doradcy podatkowego i partnera w EY, doświadczenia czasu pandemii powinny też przełożyć się na intensywniejsze prace nad digitalizacją akt sprawy. Optymalnym rozwiązaniem – jak mówi – byłaby zgodność z systemem, który funkcjonuje na poziomie sądów administracyjnych.
– Elektroniczny, bezpośredni dostęp do akt sprawy może mieć nawet większe znaczenie w postępowaniu podatkowym i kontroli celno-skarbowej niż na poziomie sądów – mówi ekspert. Wskazuje, że w sprawach sądowych dokumentacja nie jest zwykle zbyt rozbudowana, obejmuje przede wszystkim pisma, które albo pochodzą od podatnika, albo są mu doręczane.
Z odpowiedzi Ministerstwa Finansów na pytanie DGP wynika jednak, że podatnicy będą musieli jeszcze trochę poczekać na bieżący dostęp do akt. Resort zapewnia, że usługi i funkcjonalności umożliwiające kompleksowe załatwienie sprawy podatkowej drogą elektroniczną (w tym pełen dostęp do wszystkich spraw podatnika, płatnika, pełnomocnika, komornika, notariusza) będą udostępnione w ramach usługi e-Urząd Skarbowy.
Udostępnianie usług i funkcjonalności e-Urzędu Skarbowego w zakresie podatku PIT, CIT i VAT będzie następować etapami.
– Zakładamy dostęp do akt sprawy w zakresie, w jakim są one dostępne w formie elektronicznej w KAS – wyjaśnia resort.
Przypomnijmy, że zgodnie z Krajowym Programem Reform dostęp do e-konta mają otrzymać:
  • w I kwartale 2021 r. – komornicy i notariusze,
  • w II kwartale 2021 r. – płatnicy,
  • w I kwartale 2022 r. – podatnicy i pełnomocnicy.
Informowaliśmy już o tym w artykule „Mikro i małe firmy dostaną wsparcie fiskusa” (DGP nr 87/2020).
Ministerstwo przypomina, że teraz art. 178 par. 1 ordynacji podatkowej zapewnia stronie prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, odpisów oraz zrobienia kopii przy wykorzystaniu własnych przenośnych urządzeń. Przepisy te mają zastosowanie do udostępnienia akt w postępowaniu podatkowym i kontroli podatkowej (odpowiednie stosowanie na podstawie art. 292 ordynacji podatkowej).
Zgodnie z par. 4 tego artykułu organ podatkowy może zapewnić taki dostęp do akt sprawy w swoim systemie teleinformatycznym, ale – jak podkreśla MF – jest to obecnie uprawnieniem, a nie obowiązkiem organu podatkowego.
– Dzisiejsze regulacje pozwalają już na pozyskiwanie poszczególnych dokumentów czy danych w formie elektronicznej, ale wymaga to interakcji między podatnikiem a organem. Organ nie powinien odmawiać np. wysłania na konto e-PUAP danych, które posiada w formie elektronicznej – komentuje Michał Goj.

Wymiana dokumentów

Doradca podatkowy Przemysław Grzanka wskazuje też na inne możliwe udogodnienia w zakresie elektronizacji. Przykładowo, proponuje, aby urzędy skarbowe w formie elektronicznej, a nie papierowej, wystawiały zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach, oraz akceptowały w tej formie certyfikaty rezydencji.
Inną kwestią są zawiadomienia o płatnościach na rachunki nieznajdujące się w wykazie szefa Krajowej Administracji Skarbowej, tzw. białej liście VAT. Co prawda Sejm uchwalił już zmiany ułatwiające składanie tych zawiadomień (nabywca będzie miał na ich złożenie 7 dni, a nie 3 dni i będzie je składał do własnego urzędu skarbowego, a nie do urzędu właściwego dla kontrahenta), ale zdaniem eksperta możliwe są dalsze uproszczenia.
– Uważam, że należałoby składać te zawiadomienia w imieniu klienta na podstawie raz złożonego pełnomocnictwa UPL-1 – mówi ekspert.
Doradcy podatkowi postulują również, by Ministerstwo Finansów dostosowało elektroniczny formularz ORD-IN do potrzeb podatników, którzy we wniosku o interpretację chcą szerzej opisać stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe. Obecnie w formularzu jest przewidziane miejsce tylko na krótki opis stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego. W praktyce więc trzeba przenosić ten opis do kilkudziesięciu załączników, co jest utrudnieniem dla składającego wniosek.

Czynny żal

Nie wszystko oczywiście dzieje się z dnia na dzień, na dostosowanie do niektórych zmian potrzeba czasu. Przemysław Grzanka zwraca uwagę na wątpliwości, z którymi spotkał się w praktyce. Pojawia się bowiem pytanie, czy czynny żal musi być podpisany przez osobę, która przyznaje się do popełnienia czynu zabronionego, czy może złożyć go za inną osobę przez e-PUAP doradca podatkowy.
– Mam w tym zakresie odmienne doświadczenia w zależności od urzędu skarbowego, do którego składany był czynny żal – mówi ekspert. Jego zdaniem przepisy powinny jednoznacznie umożliwiać elektroniczne przesyłanie czynnego żalu podpisanego przez pełnomocników.©℗
Odpowiedź MF na pytanie DGP
Podatnik ma obowiązek wydania paragonu fiskalnego w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej, pod warunkiem że nabywca wyrazi na to zgodę i dwie strony uzgodnią sposób przesłania tego paragonu. Ustawodawca co do zasad przesyłania paragonu dopuścił dowolną możliwość jego przesłania – w sposób uzgodniony z nabywcą. Tym samym skan paragonu również będzie takim dokumentem. Zmiany nie wyłączają możliwości stosowania paragonów w postaci papierowej dla tych konsumentów, którzy chcą otrzymywać paragony w tradycyjnej postaci.
Znów można osobiście załatwić sprawę w MF
Wróciła bezpośrednia obsługa interesantów w gmachu Ministerstwa Finansów przy ul. Świętokrzyskiej 12 w Warszawie – poinformował resort w komunikacie. Do odwołania są jednak wprowadzone następujące obostrzenia:
• przy jednym stanowisku obsługi w budynku może przebywać tylko jedna osoba,
• trzeba umówić termin i godzinę wizyty telefonicznie: (22) 694 59 84 lub e-mailowo: kancelaria@mf.gov.pl,
• każdy interesant, który przebywa w budynku, ma obowiązek zakrywania nosa i ust, chyba że jest z niego zwolniony.