Po kontroli ZUS może się okazać, że firma musi zapłacić zaległe składki za pracowników nie tylko w części, którą finansuje sama, lecz też w tej, którą powinien pokryć sam ubezpieczony.
W takiej sytuacji po stronie pracownika powstaje przychód, a pracodawcy – brak kosztów podatkowych. Fiskus pobiera więc podatek dwa razy.
Z roku na rok rośnie liczba kontroli płatników składek. Z informacji DGP uzyskanych w ZUS wynika, że w 2013 r. zostało przeprowadzonych 78,1 tys. takich kontroli – o 10 tys. więcej niż dwa lata temu.
Z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 z późn. zm.) wynika, że konsekwencje za nieprawidłowe pobieranie i odprowadzanie składek na konto ZUS ponosi płatnik, czyli pracodawca, który wypłaca pracownikom wynagrodzenie. Dotyczy to zarówno części składek opłacanych przez firmę, jak i tych, które należy potrącić z wynagrodzenia pracownika.

Jaki PIT

Zgodnie z aktualnym stanowiskiem fiskusa, jeżeli płatnik z własnych środków zapłaci zaległe składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w części, w której powinny być one pokryte z dochodu samego pracownika, to dla tego ostatniego oznacza to powstanie przychodu z nieodpłatnych świadczeń. Potwierdzają to m.in. interpretacje: Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 6 marca 2014 r. (nr ITPB2/415-1128/13/MU) oraz Izby Skarbowej w Warszawie z 12 grudnia 2013 r., (nr IPPB4/415-609/13-2/JK2).
Jeśli pracownik nadal jest zatrudniony w firmie, to od zapłaconej za niego składki zakład pracy musi odprowadzić zaliczkę na podatek i uwzględnić ją w wystawianych po zakończeniu roku: informacji PIT-11 oraz deklaracji PIT-4R.
Jeżeli natomiast pracownik, za którego pracodawca zapłacił zaległe składki, nie pracuje już w firmie, to staną się one dla niego przychodem z innych źródeł. W takiej sytuacji zakład pracy nie odprowadza od nich zaliczki na podatek (nie łączy go już z pracownikiem stosunek pracy). Musi natomiast wystawić byłemu pracownikowi i urzędowi skarbowemu PIT-8C. Dotyczy to rozliczania zarówno pracowników, jak i osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, jeżeli według ZUS powinny one być rozliczane jak zlecenia.

Albo PIT-11, albo PIT-8C

Ze zmienionej przez ministra finansów interpretacji z 30 października 2013 r. (nr DD3/033/199/MCA/13/RD-113250/13) wynika, że firma nie może ułatwić sobie rozliczenia, wystawiając jedynie PIT-8C, nawet jeśli obowiązek uregulowania zaległych składek dotyczy w większości już byłych pracowników. Jeśli składki zostały zapłacone również za aktualnych podwładnych, trzeba wystawić im PIT-11. Nie należy natomiast wystawiać go wszystkim zatrudnionym, tj. zarówno obecnym, jak i byłym pracownikom, jak sugerowała to wcześniejsza interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 25 kwietnia 2013 r. (nr ILPB1/415-97/13-3/TW).
Pracownicy, którzy otrzymali PIT-11, muszą rozliczyć kwoty w nim wskazane w zeznaniu PIT-36 lub PIT-37. Natomiast ci, którzy otrzymali PIT-8C, w PIT-36.

Sporne koszty

Najbardziej dotkliwe dla firm może być to, że składek opłaconych za pracowników z własnych środków nie można wrzucić do kosztów podatkowych. Potwierdził to dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z 24 stycznia 2014 r. (nr ITPB3/423-554/13/AW). Uznał, że przejęcie przez spółkę ciężaru finansowania składek nie może służyć uzyskiwaniu przez nią jakichkolwiek przychodów.
Do kosztów można zaliczyć jedynie tę część składki, którą płatnicy finansują z własnych środków zgodnie z regulacjami dotyczącymi ubezpieczeń społecznych (tak np. w interpretacji dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 27 stycznia 2014 r., nr IPTPB1/415-666/13-4/MD).
W razie nieopłacenia składek lub opłacenia ich w zaniżonej wysokości pracodawcy ponoszą odpowiedzialność, ponieważ są ich płatnikami. To oznacza, że po kontroli przeprowadzonej przez ZUS albo po wyroku sądu stwierdzającym nieprawidłowości w rozliczeniach przedsiębiorcy muszą uregulować z własnych środków zaległe składki wraz z odsetkami. ZUS może też nałożyć na nich grzywnę albo wymierzyć dodatkową opłatę do wysokości 100 proc. nieopłaconych składek.
Pracodawcy, którzy uregulowali zaległe składki z własnych środków, mogą następnie domagać się od pracowników zwrotu tej części składki, która powinna być sfinansowana z ich pensji. Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 5 grudnia 2013 r. (sygn. akt III PZP 6/13) w takim wypadku pracodawca ma roszczenie z tytułu bezpodstawnego wzbogacenia pracownika.