Od 2015 roku płatników podatków dochodowych od osób fizycznych i prawnych czekają zmiany. Będą musieli wysyłać deklaracje i informacje do urzędu skarbowego tylko przez internet.
Podmioty, które co roku przesyłają fiskusowi formularze PIT i CIT, będą się musiały zaopatrzyć w elektroniczny podpis kwalifikowany. Będzie to konieczne, aby od przyszłego roku przesyłać do urzędu skarbowego deklaracje i informacje związane z rozliczeniem podatku (np. PIT-4R, PIT-11, PIT-50, CIT-8, CIT-8A). Zgodnie z proponowanymi przez resort finansów zmianami większe firmy (poza płatnikami rozliczającymi więcej niż pięć osób fizycznych) nie będą mogły przesyłać druków papierowych.
Jak wskazuje projektodawca, szczególnie w przypadku dokumentów PIT pracodawcy najczęściej przekazują je podatnikom i urzędom tradycyjne. To zaś utrudnia pracę urzędom skarbowym. Ich pracownicy muszą z papierowych formularzy przenosić dane do systemu komputerowego.
Koniec papieru
Powstaje więc pytanie, dlaczego z systemu e-Deklaracje nie korzysta więcej przedsiębiorców, szczególnie że już teraz muszą oni składać dokumenty do ZUS elektronicznie.
Według Marii Kukawskiej, doradcy podatkowego w Stone & Feather Tax Advisory, są dwie główne przyczyny takiego stanu rzeczy. Nadal wielu pracowników woli otrzymać ten dokument do ręki. Konieczne jest też sfinansowanie infrastruktury pozwalającej na przesłanie dokumentów.
Jak podkreśla rozmówczyni, przesłanie dokumentów musi się odbyć z użyciem podpisu elektronicznego (wyjątek uczyniono m.in. dla pracodawców najmniejszych, sporządzających informację dla maksymalnie pięciu osób w ciągu roku i zarazem niekorzystających z biur rachunkowych).
– A zatem ci przedsiębiorcy, którzy podpisu nie mają, będą musieli się w niego zaopatrzyć – podkreśla Maria Kukawska. Oznacza to wydatki i dla pracodawców, i dla obsługujących ich biur księgowych. Mimo bowiem konieczności użycia takiego podpisu dla celów składania dokumentów do ZUS obsługa kwestii podatkowych może wymagać wyposażenia w podpis jeszcze innej osoby, w szczególności gdy mowa o przedsiębiorstwach czy większych biurach księgowych.
A jak wskazuje Katarzyna Kwiatkowska, starszy menedżer ds. kadr i płac z PwC, e–podpis dla celów składania deklaracji do urzędu skarbowego powinny np. mieć dwie osoby. – Pozwoli to na terminowe przesyłanie dokumentów w przypadku nieobecności jednej z nich – podkreśla. Liczba certyfikatów może być uzależniona od liczby rozliczanych podatników PIT.
– Przykładowo w naszym zespole na 4 tys. obsługiwanych podatników trzy osoby mają możliwość elektronicznego przesyłania dla nich deklaracji – przyznaje rozmówczyni.
Koszty do poniesienia
W Polsce działa kilka firm oferujących m.in. zestawy do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Zestaw taki składa się m.in. z karty, na której zapisany jest klucz prywatny użytkownika, i certyfikatu. Elektroniczny podpis, w zależności od docelowej zawartości, może kosztować od stu kilkudziesięciu do trzystu złotych. Trzeba jednak jeszcze pamiętać o koszcie odnawianiu certyfikatu co rok lub co dwa lata – mówi Ernest Frankowski, doradca podatkowy, starszy menedżer w Deloitte.
Analizując koszty, warto wziąć pod uwagę, że zestawy do składania e-podpisów oferowane są w różnych konfiguracjach.
Może to być zestaw, na który składają się tradycyjny czytnik i tradycyjna, pełnowymiarowa karta. Może to być jednak także zestaw, na który składają się karta mini oraz czytnik USB w formie urządzenia pendrive.
– Na cenę zestawu może także wpływać zakupienie (i liczba) znaczników czasu. Wobec tego, że e-podpis wydawany jest na osobę fizyczną, to jeśli w danej firmie zadania wymagające składania bezpiecznego e-podpisu są rozdzielone między różne osoby, należy liczyć się ze zwielokrotnieniem kosztu jego zakupu i utrzymania – dodaje Ernest Frankowski.
Katarzyna Kwiatkowska podkreśla z kolei, że kosztów związanych z zakupem bezpiecznego podpisu elektronicznego nie będą musieli ponosić płatnicy rozliczający maksymalnie pięć osób (poza biurami rachunkowymi). Takie firmy nadal będą miały możliwość przesyłania papierowych dokumentów.
– A jeżeli zdecydują się na przesłanie ich przez internet, deklaracje będzie można podpisać przy wykorzystaniu danych autoryzujących (np. kwoty przychodu za rok poprzedni) – podkreśla ekspert.