Podmioty, które co roku przesyłają fiskusowi formularze PIT i CIT, będą się musiały zaopatrzyć w elektroniczny podpis kwalifikowany. Będzie to konieczne, aby od przyszłego roku przesyłać do urzędu skarbowego deklaracje i informacje związane z rozliczeniem podatku (np. PIT-4R, PIT-11, PIT-50, CIT-8, CIT-8A). Zgodnie z proponowanymi przez resort finansów zmianami większe firmy (poza płatnikami rozliczającymi więcej niż pięć osób fizycznych) nie będą mogły przesyłać druków papierowych.

Jak wskazuje projektodawca, szczególnie w przypadku dokumentów PIT pracodawcy najczęściej przekazują je podatnikom i urzędom tradycyjne. To zaś utrudnia pracę urzędom skarbowym. Ich pracownicy muszą z papierowych formularzy przenosić dane do systemu komputerowego.

Koniec papieru

Powstaje więc pytanie, dlaczego z systemu e-Deklaracje nie korzysta więcej przedsiębiorców, szczególnie że już teraz muszą oni składać dokumenty do ZUS elektronicznie.

Według Marii Kukawskiej, doradcy podatkowego w Stone & Feather Tax Advisory, są dwie główne przyczyny takiego stanu rzeczy. Nadal wielu pracowników woli otrzymać ten dokument do ręki. Konieczne jest też sfinansowanie infrastruktury pozwalającej na przesłanie dokumentów.

Podpis elektroniczny: jak go stosować?

Jak podkreśla rozmówczyni, przesłanie dokumentów musi się odbyć z użyciem podpisu elektronicznego (wyjątek uczyniono m.in. dla pracodawców najmniejszych, sporządzających informację dla maksymalnie pięciu osób w ciągu roku i zarazem niekorzystających z biur rachunkowych).

Składanie deklaracji elektronicznie

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

– A zatem ci przedsiębiorcy, którzy podpisu nie mają, będą musieli się w niego zaopatrzyć – podkreśla Maria Kukawska. Oznacza to wydatki i dla pracodawców, i dla obsługujących ich biur księgowych. Mimo bowiem konieczności użycia takiego podpisu dla celów składania dokumentów do ZUS obsługa kwestii podatkowych może wymagać wyposażenia w podpis jeszcze innej osoby, w szczególności gdy mowa o przedsiębiorstwach czy większych biurach księgowych.

A jak wskazuje Katarzyna Kwiatkowska, starszy menedżer ds. kadr i płac z PwC, e–podpis dla celów składania deklaracji do urzędu skarbowego powinny np. mieć dwie osoby. – Pozwoli to na terminowe przesyłanie dokumentów w przypadku nieobecności jednej z nich – podkreśla. Liczba certyfikatów może być uzależniona od liczby rozliczanych podatników PIT.

– Przykładowo w naszym zespole na 4 tys. obsługiwanych podatników trzy osoby mają możliwość elektronicznego przesyłania dla nich deklaracji – przyznaje rozmówczyni.

Koszty do poniesienia

W Polsce działa kilka firm oferujących m.in. zestawy do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Zestaw taki składa się m.in. z karty, na której zapisany jest klucz prywatny użytkownika, i certyfikatu. Elektroniczny podpis, w zależności od docelowej zawartości, może kosztować od stu kilkudziesięciu do trzystu złotych. Trzeba jednak jeszcze pamiętać o koszcie odnawianiu certyfikatu co rok lub co dwa lata – mówi Ernest Frankowski, doradca podatkowy, starszy menedżer w Deloitte.

Analizując koszty, warto wziąć pod uwagę, że zestawy do składania e-podpisów oferowane są w różnych konfiguracjach.

Może to być zestaw, na który składają się tradycyjny czytnik i tradycyjna, pełnowymiarowa karta. Może to być jednak także zestaw, na który składają się karta mini oraz czytnik USB w formie urządzenia pendrive.

– Na cenę zestawu może także wpływać zakupienie (i liczba) znaczników czasu. Wobec tego, że e-podpis wydawany jest na osobę fizyczną, to jeśli w danej firmie zadania wymagające składania bezpiecznego e-podpisu są rozdzielone między różne osoby, należy liczyć się ze zwielokrotnieniem kosztu jego zakupu i utrzymania – dodaje Ernest Frankowski.

Katarzyna Kwiatkowska podkreśla z kolei, że kosztów związanych z zakupem bezpiecznego podpisu elektronicznego nie będą musieli ponosić płatnicy rozliczający maksymalnie pięć osób (poza biurami rachunkowymi). Takie firmy nadal będą miały możliwość przesyłania papierowych dokumentów.

– A jeżeli zdecydują się na przesłanie ich przez internet, deklaracje będzie można podpisać przy wykorzystaniu danych autoryzujących (np. kwoty przychodu za rok poprzedni) – podkreśla ekspert.