Środki trwałe odpisane bezpośrednio w koszty i te, które zostały jednorazowo zamortyzowane – nie wymagają weryfikacji na koniec roku.
Podmioty, które rozpoczęły już czynności inwentaryzacyjne mające na celu rozliczenie ksiąg za 2013 rok, mogą mieć wątpliwości dotyczące ich przeprowadzenia w przypadku niektórych składników majątku. Przykładowo dotyczy to środków trwałych odpisanych bezpośrednio w koszty i takich, które zostały jednorazowo zamortyzowane.
Reklama
Dlatego warto wyjaśnić, że nie ma konieczności ich inwentaryzowania. W przypadku środków trwałych jednorazowo zamortyzowanych jest tak, mimo że czytając literalnie przepisy ustawy o rachunkowości, może się wydawać, że istnieje obowiązek weryfikacji tych składników majątku. Jednak zdaniem biegłych rewidentów z punktu widzenia sprawozdania finansowego taka procedura nie ma sensu, ponieważ ujawnienie potencjalnych niedoborów nie miałoby wpływu na księgi rachunkowe.

Reklama
Ustawa o rachunkowości nie wymaga zaś inwentaryzacji dla środków trwałych odpisanych bezpośrednio w koszty. Przeprowadzenie takiego procesu zalecane jest z punktu widzenia kontroli wewnętrznej i zapobiegania nadużyciom w spółce.

Materiały własne...

Inaczej jest w przypadku zapasów. Ustawa daje możliwość odpisywania materiałów bezpośrednio w koszty. Zgodnie z art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, może podjąć decyzję o jednorazowym odpisywaniu w koszty materiałów na dzień ich zakupu. W takim jednak przypadku nie później niż na dzień bilansowy konieczna jest weryfikacja ich stanu oraz wycena, a następnie korekta kosztów. Oznacza to, że wybierając tę metodę ewidencjonowania materiałów nabywanych w ciągu roku obrotowego spółki mają obowiązek dokonania ich inwentaryzacji i wyceny najpóźniej na dzień bilansowy.
Po stwierdzeniu ilości materiałów i wpisaniu ich do arkuszy spisowych należy wycenić ustalone zapasy. W tym celu bierze się ceny zakupu wynikające z ostatnich faktur od dostawców. O ustaloną wartość należy skorygować koszty zużycia materiałów, dokonując równocześnie ujawnienia zapasu na koncie 310 – Materiały. W przypadku ewidencji kosztów na kontach zespołu cztery ewidencja tego zdarzenia wygląda następująco: strona Wn konta 310 – Materiały, strona Ma konta 411 – Zużycie materiałów lub konta 741 – Wartość sprzedanych materiałów w cenie nabycia.
Następnie przyjęty bilansem otwarcia stan materiałów księguje się pod datą pierwszego dnia roku obrotowego w koszty, zapisem: strona Wn konta 411 – Zużycie materiałów lub konta 741 – Wartość sprzedanych materiałów w cenie nabycia, strona Ma konta 310 – Materiały.

...i obce

Kolejna sprawa, o której warto przypomnieć, to weryfikacja majątku, dla którego jednostka nie jest właścicielem i prowadzi ewidencję pozabilansową. Inwentaryzację należy przeprowadzić nie tylko dla własnych środków trwałych, ale również tych użytkowanych przez jednostkę na podstawie np. umowy leasingu operacyjnego, umowy najmu bądź umowy dzierżawy. Nie dotyczy to jednak jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania. Tak samo jest w przypadku zapasów. [przykład]
Ma to na celu nie tylko ustalenie rzeczywistego stanu posiadanych obcych środków trwałych, ale też sprawdzenie prawidłowości ich wykorzystywania oraz rozliczenie osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone im składniki majątku. Środki trwałe niebędące własnością jednostki inwentaryzuje się drogą spisu z natury, porównania danych z ewidencją pozabilansową oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. O wynikach przeprowadzonej inwentaryzacji jednostka ma obowiązek powiadomić jednostkę będącą właścicielem danego środka trwałego.
Może się też zdarzyć sytuacja odwrotna – gdy środki trwałe będące własnością podmiotu są w posiadaniu innej jednostki. Jeżeli prowadzi ona księgi, ma obowiązek powiadomienia o wynikach spisu ich właściciela. W przeciwnym razie, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, można przeprowadzić inwentaryzację powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów drogą uzyskania od nich potwierdzeń prawidłowości stanu takich aktywów, wykazanych w księgach rachunkowych.

Potwierdzenie należności

Następna sprawa to inwentaryzacja należności od podmiotów prowadzących pełną księgowość. Stosuje się tu metodę uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu. Można w tym przypadku skorzystać z drogi mailowej – bez podpisu elektronicznego – lub zastosować tradycyjną metodę, tj. uzyskać potwierdzenia pocztą. Wysyłany w tym celu dokument powinien zawierać m.in.: wykaz pozycji składających się na saldo należności, niezapłacone należności na dany dzień wynikające z faktur czy rachunków – wraz z podaniem ich daty, numerów i kwot. Należy też wykazać ewentualne należne odsetki czy kary umowne. W treści wysyłanego potwierdzenia sald warto powołać się na przepisy ustawy o rachunkowości, które regulują obowiązek pisemnego potwierdzenia należności.
Jeżeli kontrahent nie prowadzi ksiąg lub z innych powodów podmiot nie jest w stanie wyegzekwować potwierdzenia, wówczas należność inwentaryzuje się metodą weryfikacji. Użyteczne będą w tym celu faktury, rachunki, umowy, decyzje, wyciągi potwierdzające dotychczasowe spłaty itp. W przypadku należności spornych dochodzonych na drodze sądowej weryfikacji można dokonać za pomocą wyroków lub pozwów sądowych.
Zapasy w magazynie
Firma ma w magazynie zapasy obce, które nie są jej własnością. Widnieją w ewidencji pozabilansowej na koncie 391 – Zapasy obce. Musi postąpić zgodnie z art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Jak w nim wskazano inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się m.in. znajdujące się w jednostce składniki aktywów będące własnością innych jednostek, które pierwszemu podmiotowi zostały powierzone do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania. Po sporządzeniu spisu o jego wynikach firma musi poinformować jednostkę, która powierzyła jej towar.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).