Pracownik nie musi prosić o fakturę, kupując bilet, a firma nie powinna robić mu problemów przy rozliczeniu delegacji, jeśli takiego dokumentu nie ma. Organy podatkowe i eksperci potwierdzają, że nawet bilet elektroniczny PKP jest obecnie wystarczający, aby firma mogła rozliczyć się z pracownikiem i urzędem skarbowym.

Chaos informacyjny

Pracownicy i pracodawcy mają wątpliwości dotyczące rozliczania biletów PKP. Chodzi o to, czy podwładny wysłany w delegację powinien poza biletem poprosić o fakturę dokumentującą jego zakup oraz czy firma, posiadając jedynie bilet, może na jego podstawie odliczyć VAT.

Wojciech Kotowski, doradca podatkowy w Kancelarii Ożóg i Wspólnicy, wyjaśnia, że zgodnie z par. 17 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r., określającego zasady wystawiania faktur (Dz.U. z 2011 r. nr 68, poz. 360 z późn. zm.), uznaje się za nie również kolejowe bilety jednorazowe, uprawniające do przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób. Na bilecie muszą jednak znaleźć się następujące dane: nazwa sprzedawcy i numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany dla podatku, numer i data wystawienia biletu, informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, kwota należności wraz z podatkiem oraz kwota podatku.

– O ile zatem bilet PKP będzie spełniał powyższe warunki, to będzie fakturą – stwierdza Michał Spychalski, doradca podatkowy w MDDP.

Jakie dokumenty mogą zastąpić fakturę

Jakie dokumenty mogą zastąpić fakturę

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Dominik Szczygieł, radca prawny i doradca podatkowy z kancelarii MSDS Legal, precyzuje, że fakturą nie mogą być bilety okresowe, a odległość 50 km liczona na podstawie kilku biletów (musi być jeden). Ekspert przyznaje, że aktualne bilety PKP zawierają dane wymagane powyższym rozporządzeniem.

– Stanowią więc one faktury po spełnieniu warunków z par. 17 pkt 1 powyższego rozporządzenia – potwierdza też Mirosław Kucharczyk, rzecznik prasowy Izby Skarbowej w Warszawie.

Michał Spychalski zwraca jednak uwagę na jeszcze jeden ogólny warunek. Bilet będzie uprawniać do odliczenia VAT w zakresie, w jakim zakupiona usługa przewozu wiąże się z opodatkowaną VAT działalnością gospodarczą podatnika (w przypadku podróży związanej z delegacją wydaje się, że będzie spełniony, jeśli sama delegacja ma związek z działalnością opodatkowaną).

Nie będzie zaś można odliczyć VAT, jeśli bilet dotyczy przejazdu na odległość mniejszą niż 50 km bądź gdy nie zawiera NIP sprzedawcy. W takich wypadkach – radzi ekspert MDDP – aby nie ponosić kosztu VAT, nabywca powinien zażądać wystawienia faktury za usługę przewozu.

Wersja elektroniczna

Wojciech Kotowski przyznaje, że wątpliwości dotyczą też biletów kupowanych przez internet i drukowanych przez kupujących. Z interpretacji indywidualnej wydanej przez dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie (sygn. IPPP1-443-644/09-2/JB) wynika, że w przypadku biletów nabywanych w sieci nie jest spełniona przesłanka wydania biletu przez przewoźnika. Ekspert ocenia, że w aktualnym stanie prawnym argumentacja przedstawiona przez organ podatkowy jest nie do utrzymania. Wątpliwości na korzyść podatników rozwiewa rzecznik Izby Skarbowej w Warszawie. Mirosław Kucharczyk przypomina, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej w dowolnym formacie, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Nabywca musi też wyrazić akceptację (może być ustna).

– Warunkiem dokonania zakupu przez internet będzie np. akceptacja regulaminu, który zawiera m.in. dostarczenie biletu drogą elektroniczną – stwierdza Kucharczyk. Nie ma więc przeszkód, aby bilety elektroniczne dokumentujące przejazd na trasie dłuższej niż 50 km i spełniające inne warunki uznać za fakturę i odliczyć z niej VAT.

Niepełne dane

Jeśli na biletach PKP zabraknie choćby jednej z wymaganych danych, spółka nie będzie mogła odliczyć podatku. Alicja Giebień, konsultant w Grant Thornton, dodaje, że nie będzie też można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwoty VAT, która nie podlegała odliczeniu.

– Organ podatkowy może stwierdzić, że brak prawa do odliczenia wynikał z braku stosownego dokumentu, a więc jest konsekwencją zaniedbania lub świadomego działania spółki. Nie jest więc spełniona przesłanka dla uznania kwoty VAT za koszt podatkowy – stwierdza nasza rozmówczyni.

Zwrot dla pracownika

Jeśli zatrudniony nie przyniesie faktury dokumentującej zakup biletu PKP, to firma i tak powinna mu zwrócić koszty. Alicja Giebień podkreśla, że pracownikom przysługuje zwrot kosztów przejazdu już na podstawie samego biletu. W wyjątkowych sytuacjach (np. zgubienie dokumentu) spółka może dokonać takiego zwrotu nawet na podstawie oświadczenia podwładnego, o ile regulamin wewnętrzny przewiduje taką możliwość.