Ostatecznym terminem zatwierdzenia sprawozdania za 2012 r. jest 30 czerwca. Wcześniej członkowie organu zatwierdzającego, np. zwyczajnego zgromadzenia wspólników w spółkach z o.o., muszą zapoznać się z dokumentami. Podmiot ma obowiązek im je udostępnić z co najmniej 15-dniowym wyprzedzeniem. Na przykład jeżeli zgromadzenie ma się odbyć 28 czerwca, to dokumenty trzeba przekazać najpóźniej 13 czerwca. Czy są z tym jakieś problemy?

Zdarza się, że ustalenia z biegłym rewidentem, związane z badaniem przez niego sprawozdania, trwają tak długo, że może to powodować problem z zachowaniem terminu zwołania zgromadzenia. W praktyce – patrząc z punktu widzenia zarządu spółki – lepiej zadbać o to, żeby otrzymać opinię rewidenta bez żadnych zastrzeżeń, niż za wszelką cenę dążyć do odbycia walnego zgromadzenia w ciągu ustawowych sześciu miesięcy od dnia bilansowego. Przy tym zarząd powinien tak ustalić jego datę, aby zachować 15-dniowy termin udostępniania dokumentów. Nie spotkałem się z sytuacją, żeby ktokolwiek wyciągał konsekwencje z powodu niewielkich – ale podkreślę, niewielkich – opóźnień w zwołaniu walnego zgromadzenia. A dzięki sprawozdaniu bez uwag rewidenta podmiot lepiej wypada w oczach kontrahentów, firm leasingowych czy banków udzielających kredytu.

A co z samym przekazywaniem dokumentów, jak to rozwiązać?

Ustawodawca nie narzuca formy ich przekazywania. W praktyce jednak coraz częściej zdarza się, że zarządy wykorzystują narzędzia elektroniczne. Wysyłają dokumenty na adres e-mailowy lub umieszczają je na stronie WWW. W dużych spółkach praktyką stało się, że wspólnicy czy akcjonariusze mają stały dostęp do informacji finansowych i powstających na ich podstawie dokumentów dzięki używaniu wspólnych ze spółką systemów informatycznych, np. po zalogowaniu do korporacyjnego intranetu.

Czy narzędzia elektroniczne nie niosą ze sobą jakichś zagrożeń, np. problemów technicznych? Jeżeli informacje są publikowane na stronie internetowej, nie ma pewności, że odpowiednie osoby się z nimi zapoznały. Czy nie ma obaw, że zostanie to uznane za niedopełnienie obowiązku?

Patrząc literalnie na art. 68 ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330), można stwierdzić, że nie nakazuje on zarządowi dostarczenia dokumentów do rąk własnych, ale właśnie ich udostępnienie. Dlatego też obowiązek ten jest spełniony, gdy wspólnikowi została zapewniona możliwość zapoznania się z dokumentacją, np. poprzez wysłanie e-maila do niego, lecz bez konieczności sprawdzenia, czy został otwarty i przeczytany. Samo jego wysłanie jest spełnieniem wymogu ustawowego. Tak samo jest w przypadku umieszczenia na stronie internetowej zestawu dokumentów do pobrania. Należy uznać to za wystarczające.

A jeżeli na stronie internetowej pojawią się problemy techniczne uniemożliwiające pobranie dokumentów?

Zarząd musi zadbać, aby taka usterka jak najszybciej została usunięta. Przykładowo, strona powinna być tak skonstruowana, aby informacja o problemach rychło trafiła do jej administratora. Dobry zarząd musi wdrożyć takie rozwiązania, gdyż pozwolą one reagować na wszelkie problemy.