Podstawę do odliczenia podatku naliczonego stanowi faktura VAT. Zgodnie z art. 86 ust. 10 i 11 ustawy o podatku od towarów i usług możemy obniżyć kwotę podatku należnego o wartość podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymaliśmy fakturę, albo za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Co jednak nie powinno umknąć naszej uwadze, powyższy zapis nie odnosi się do wszystkich rodzajów zakupionych towarów i usług. Innymi słowy, termin, w którym będziemy mogli skorzystać z możliwości odliczenia VAT-u, jest uzależniony od tego, co kupujemy. I tak, przykładowo, w przypadku gdy przedmiotem faktury jest zobowiązanie za media (czyli jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu zobowiązanie dotyczy), VAT odlicza się w terminie płatności.
Nie ma faktury - co robić
Kiedy faktury nie otrzymamy lub po otrzymaniu nieumyślnie zniszczymy albo zgubimy, zgłośmy się do sprzedawcy z wnioskiem o wystawienie duplikatu. I tu spokojnie - sprzedawca nie ma prawa odmówić nabywcy wystawienia duplikatu faktury pierwotnej. Na uwadze trzeba mieć jednak, iż o duplikat poprosić można przez 5 lat, gdyż sprzedawca nie ma obowiązku przechowywania kopii faktury, na podstawie której może zostać wystawiony jej duplikat, przez okres dłuższy niż pięć lat. Okres pięciu lat liczony jest od końca roku w którym sprzedawca rozliczył podatek z tej transakcji.
Ustawodawca nie wskazuje konkretnej formy wniosku o duplikat - może to być zatem oficjalne pismo, faks czy prośba ustna podczas rozmowy telefonicznej. Duplikat faktury wystawia sprzedawca na podstawie zachowanej u siebie kopii oryginały faktury, ściślej jest to na nowo stworzony dokument, a nie kserokopia kopii faktury. Pod rygorem nieważności, musi widnieć na nim wyraz "duplikat" oraz data jego wystawienia. Wystawia się go zawsze w dwóch egzemplarzach - oryginał otrzymuje nabywca, kopię zatrzymuje sprzedawca.
Dla szczęśliwych znalazców korekta deklaracji
W przypadku, gdy faktura wpłynęła do firmy i przedsiębiorca posiada dowód na jej otrzymanie, prawo do odliczenia zostaje zachowane w rozliczeniu za okres otrzymania faktury lub dwóch następnych), a nie w okresie otrzymania duplikatu. W takiej sytuacji trzeba będzie jednak dokonać korekty deklaracji po otrzymaniu duplikatu faktury, jeżeli upłynęły już wskazane wyżej trzy okresy rozliczeniowe. Na poprawę deklaracji ustawodawca przewiduje 5 lat, licząc od początku roku, w którym posiadaliśmy prawo do obniżenia podatku należnego. W innym przypadku odliczenia należy dokonać w rozliczeniu za okres, w którym przedsiębiorca otrzymał duplikat.
Porządek musi być
Pamiętajmy jeszcze o jednym, mianowicie o okolicznościach, w których faktura pierwotna zaginęła czy też uległa zniszczeniu. Faktura VAT potwierdza dokonanie zakupu i pozostaje przez to dowodem dokonania transakcji - trzeba więc należycie kontrolować obieg takiego dokumentu. Chaos organizacyjny w przemieszczaniu dokumentów bowiem nie uzasadnia odliczenia VAT z duplikatu faktury. Potwierdzenie stanowi nadal aktualny wyrok NSA z 11 lutego 2005 r., sygn. akt FSK 1325/04, w którym to sąd orzekł iż "(...) jeżeli podatnik był w posiadaniu oryginałów faktur pierwotnych w miesiącu, w którym przysługiwało mu prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, to nie może odliczyć podatku naliczonego na podstawie ich duplikatów, skoro oryginały faktur nie zostały zniszczone, ani nie uległy zaginięciu. Przepisy podatkowe zapewniają nabywcy możliwość ubiegania się o duplikat faktury w sytuacji, gdy oryginał faktury zaginie lub ulegnie zniszczeniu. Chaos organizacyjny w obiegu dokumentów w służbach finansowych firmy nie uzasadnia odliczenia VAT z duplikatu."