Podatnicy będą musieli wykazać na fakturze nieco inne dane niż dotychczas. Będzie można wystawiać faktury uproszczone oraz zbiorcze.
Już tylko niecały miesiąc mają podatnicy VAT na przygotowanie swojej działalności gospodarczej do zmian w zasadach fakturowania. Od nowego roku zmienią się nie tylko szczegółowe reguły wystawiania faktur, lecz także filozofia fakturowania. Bogdan Zatorski, kierownik consultingu biznesowego w Sage, przyznaje, że zmiany te niosą szanse i zagrożenia dla przedsiębiorców. Brak odpowiedniego przygotowania to wzrost ryzyka popełnienia błędu. W takim przypadku podatnik może ponieść konsekwencje, jakie wiążą się z niezastosowaniem wymogów dotyczących fakturowania.
Zmiany, które mają zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2013 r., wynikają z dwóch rozporządzeń ministra finansów: zmieniających rozporządzenia w sprawie faktur oraz faktur elektronicznych. W momencie zamykania tego numeru DGP dostępne były jedynie ich projekty z 10 października 2012 r.
Docelowe zmiany w fakturowaniu przewiduje natomiast nowelizacja ustawy o VAT uchwalona już przez Sejm (czeka na uchwalenie przez Senat oraz podpis prezydenta). Zasadnicze przepisy ustawy, w tym dotyczące fakturowania, wejdą w życie 1 stycznia 2014 r. Dopiero wtedy nastąpi przeniesienie przepisów z rozporządzeń ministra finansów w sprawie faktur i faktur elektronicznych do ustawy. Oznacza to, że od 1 stycznia 2013 r. do 31 grudnia 2013 r. w zakresie fakturowania będą obowiązywały dotychczasowe przepisy ustawy wraz ze znacznie zmienionymi rozporządzeniami. A zatem rewolucja w fakturowaniu rozpocznie się już 1 stycznia 2013 r.

Zakres faktury

Nowe przepisy zmieniają zakres faktur. Nie są to jednak gruntowne zmiany. Faktury będą wyglądały podobnie jak przedtem, choć nie tak samo.
Usunięta zostanie m.in. nazwa „Faktura VAT”. Dotychczasowe przepisy wyraźnie wskazywały, że na dokumencie ma się ona pojawić. Nowe nie proponują nic w zamian, ale w praktyce najprawdopodobniej będzie stosowana nazwa „Faktura”.
Zgodnie z par. 1 pkt 3 projektu rozporządzenia zmieniającego (a więc zgodnie z nowym brzmieniem par. 5 pkt 2 rozporządzenia ws. faktur) wskazano elementy, jakie obowiązkowo muszą pojawić się na fakturze w określonych przypadkach. I tak mali podatnicy (u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 1,2 mln euro) zamiast stosować nazwę „Faktura VAT-MP”, będą musieli oznaczyć dokument jako „metoda kasowa”.
Z kolei w przypadku gdy podatnik (sprzedawca) przeniesie na mocy stosownego porozumienia obowiązek wystawienia faktury na nabywcę lub osobę trzecią, to nabywca, wystawiając fakturę będzie musiał ją oznaczyć jako „samofakturowanie”.
Znaczne ułatwienie przeniesienia obowiązku fakturowego na nabywcę to nowość w przepisach. Jak przyznaje Bogdan Zatorski, obecnie jest to bardzo uciążliwe, ponieważ o samofakturowaniu trzeba powiadomić naczelnika urzędu skarbowego.
– Po zmianach faktury będzie mógł wystawić nabywca towarów i usług w imieniu i na rzecz podatnika po wcześniejszym zawarciu porozumienia między sprzedawcą a kupującym oraz po przyjęciu procedury zatwierdzania – stwierdza Bogdan Zatorski. Kontrahenci będą musieli ustalić taką procedurę między sobą. Mechanizm może polegać np. na tym, że nabywca towaru lub usługi przedstawi projekt faktury sprzedawcy, oznaczy ją wyrazem „samofakturowanie”, a następnie – zgodnie z przyjętą procedurą – sprzedawca zatwierdzi ten projekt, po czym nabywca wystawi fakturę.
Faktury będzie mogła też wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika upoważniona przez niego osoba trzecia, w tym przedstawiciel podatkowy. Przedstawiciel nie będzie musiał oznaczać takiej faktury jako „samofakturowanie”.
W ocenie Bogdana Zatorskiego zmiana ta obniży koszty utrzymania systemu rozliczeń VAT u obu kontrahentów, ponieważ będzie mniej błędów w fakturach. Co więcej, dla nabywcy samofakturowanie jest szansą na odliczenie podatku naliczonego w pierwszym możliwym terminie.



Procedura marży

Kolejnym, szczególnym oznaczeniem, które pojawi się na fakturach podatkowych, jest wyrażenie „procedura marży dla biur podróży”. Będą je musieli stosować podatnicy świadczący usługi turystyczne, dla których podstawę opodatkowania stanowi marża.
Sprzedaż marżą opodatkowują również sprzedawcy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków. Zgodnie z par. 1 pkt 3 rozporządzenia zmieniającego (a więc zgodnie z nowym brzmieniem par. 5 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia ws. faktur) w przypadku dostawy takich towarów na fakturze muszą się pojawić odpowiednio wyrazy: „procedura marży – towary używane”, „procedura marży – dzieła sztuki” lub „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki”.
Obowiązek stosowania szczególnego oznaczenia faktur przewidziano też w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej (czyli w Polsce – VAT) lub podatku o podobnym charakterze (np. w Polsce – akcyza) jest nabywca towaru lub usługi. Dotyczy to przykładowo sprzedaży złomu. Nabywca stosujący mechanizm odwrotnego obciążenia (reverse charge) będzie musiał na fakturze stosować zwrot „odwrotne obciążenie”.
W przypadku umieszczenia na fakturze towarów lub usług zwolnionych trzeba będzie podać przepis ustawy albo rozporządzenia, który przewiduje takie zwolnienie. Podobnie trzeba będzie wskazać przepis dyrektywy lub innego odesłania wskazującego na to, że dostawa towaru lub świadczenie usług są zwolnione z VAT.
Z kolei w przypadku faktury dokumentującej sprzedaż paliw do samochodu nie trzeba będzie już podawać jego numeru rejestracyjnego.
Bogdan Zatorski zaznacza, że wymienione zmiany w nazewnictwie oraz zakresie faktur oznaczają ujednolicenie nazw stosowanych na fakturach w Unii Europejskiej. Zwraca jednak uwagę, że dotychczas faktury pro forma różniły się od faktur VAT jedynie nagłówkiem. Po zmianach fakturę pro forma można by uznać za fakturę.
– Rozwiązaniem będzie nie umieszczenie na fakturze pro forma kwoty VAT oraz podziału na netto i brutto, lecz podanie jedynie wartości brutto – mówi Zatorski. Dodatkowo, podatnik będzie mógł umieścić informację, że nie jest to faktura w rozumieniu ustawy o VAT.

Faktury uproszczone

Nowością jest wprowadzenie faktur uproszczonych, a więc zawierających mniej danych. Będzie je można wystawiać jedynie w przypadku transakcji o wartości nieprzekraczającej 450 zł lub 100 euro. Decyzja jednak należy do podatnika. Nie będzie bowiem obowiązku stosowania takich faktur. Sprzedaż do 450 zł podatnicy będą mogli nadal dokumentować fakturami, w których będą podane wszystkie dane.
Faktura uproszczona różni się od zwykłej tym, że nie trzeba będzie na niej podawać wszystkich danych. Jeśli sprzedaż jest opodatkowana jedną stawką VAT, trzeba będzie podać na niej następujące dane: datę wystawienia, jako dane identyfikacyjne sprzedawcy tylko NIP, nazwę towaru lub usługi, kwotę podatku oraz kwotę należności (bez wyszczególniania stawki VAT).
– Gdy sprzedaż będzie opodatkowana różnymi stawkami, faktura uproszczona będzie się różniła od zwykłej jedynie tym, że nie trzeba będzie na niej podawać nazwy i danych adresowych nabywcy – wyjaśnia Renata Kotecka, analityk biznesowy Sage. Jej zdaniem faktury uproszczone mogą być dobrym rozwiązaniem np. dla stacji benzynowych czy restauracji.

Terminy i faktury zbiorcze

Nowe przepisy upraszczają również i porządkują terminy wystawienia faktury. Nie zmieni się dotychczasowa zasada, zgodnie z którą fakturę trzeba wystawić najpóźniej 7. dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (zasada ta zmieni się dopiero od 1 stycznia 2014 r. na mocy nowelizacji ustawy o VAT).
Istotną nowością jest jednak możliwość wystawiania faktur zbiorczych. Mają one dokumentować transakcje dokonane w tym samym miesiącu. Fakturę zbiorczą trzeba więc będzie wystawić najpóźniej ostatniego dnia miesiąca.
Kolejną nowością będzie wydłużenie terminu na wystawienie faktury dokumentującej wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT). W takim przypadku dokument trzeba będzie wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano WDT.
Nie zmienią się za to wymogi dotyczące faktur korygujących, z drobnym, choć korzystnym dla podatników wyjątkiem. W przypadku pomyłki na fakturze polegającej na błędnym podaniu ceny, stawki, kwoty podatku lub jakiejkolwiek innej pozycji na fakturze korygującej wystarczy podać prawidłowe wielkości. Obecnie trzeba wyszczególniać również pozycje i kwoty błędnie wskazane w fakturze korygowanej.

Faktury wewnętrzne

Zasady wystawiania faktur wewnętrznych zostały określone w art. 106 ust. 7 ustawy o VAT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.). Likwidacja tego rodzaju faktur nastąpi dopiero od 1 stycznia 2014 r. na mocy nowelizacji ustawy o VAT.
Projekt rozporządzenia w sprawie faktur przewiduje jedynie uproszczenie zasad ich wystawiania. Przykładowo w przypadku nieodpłatnego przekazania towarów, gdy brak jest konkretnego nabywcy (np. przekazujemy upominek firmowy nieznanej osobie), na fakturze wewnętrznej nie trzeba będzie podawać danych tego nabywcy oraz kwoty należnej z tytułu przekazania towaru.
Oznacza to, że do 31 grudnia 2013 r. podatnicy muszą wystawiać faktury wewnętrzne.

Inne zmiany

Z projektu rozporządzenia wynika, że faktury będą mogli wystawiać również zarejestrowani podatnicy zwolnieni z VAT. Obecnie mogą oni wystawiać rachunki na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.). Po zmianach będą mogli zdecydować, czy wystawiać faktury na zasadach określonych w rozporządzeniu o fakturach, czy rachunki na zasadach określonych w Ordynacji podatkowej.
Podatnicy VAT w dalszym ciągu będą musieli pamiętać o dotychczasowej zasadzie, zgodnie z którą faktury trzeba będzie wystawiać w dwóch egzemplarzach, po jednym dla sprzedawcy i nabywcy. Na fakturach nie będzie jednak trzeba określać, czy jest to oryginał, czy kopia. Jeden egzemplarz zatrzyma sprzedawca, a drugi nabywca. Zmiana ta wynika m.in. z faktu zrównania faktur papierowych i elektronicznych. W przypadku tych ostatnich trudno mówić o oryginale i kopii.
Bardzo ważną zmianą jest wprowadzenie kontroli biznesowych. Szczegółowe omówienie tej zasady znajduje się na str. 2. Podatnik wystawiający fakturę będzie musiał zapewnić jej autentyczność pochodzenia i integralność treści. Zdaniem ekspertów podatkowych oznacza to konieczność przyjęcia w każdej firmie regulaminu fakturowego lub po prostu zasad fakturowania.
Podatnicy będą mieli obowiązek zapewnienia fakturom papierowym i elektronicznym autentyczności pochodzenia, integralności oraz czytelności

Partner cyklu

ikona lupy />