Fundusze i stowarzyszenia prowadzą zapisy księgowe otrzymanych środków na realizację umów z naruszeniem zasad rachunkowości.
Polityka rachunkowości organizacji niekomercyjnych jest niedostosowana do wymogów wynikających z przepisów w związku z realizacją zadań zleconych. Takie wnioski opublikowała Najwyższa Izba Kontroli po inspekcji dotyczącej wykorzystania przez te podmioty dotacji ze środków publicznych na realizację zadań zleconych w województwie zachodniopomorskim w latach 2009 – 2011.
Monika Mosur-Łagutko, ekspert z Grupy Gumułka Audyt, wyjaśnia, że dostosowanie polityki rachunkowości zależy od warunków dotacji, ale na ogół niezbędne jest posiadanie odrębnego rachunku bankowego, za pomocą którego będą ewidencjonowane te środki. Trzeba też przewidzieć odrębne konta księgowe – zarówno na koszty finansowane dotacją, jak i na ewentualne przychody, które mogą być uzyskane z dotacji (np. odsetki bankowe). W przypadku zawarcia nowych umów dotacji konieczna jest więc każdorazowa aktualizacja polityki rachunkowości.
Dowody księgowe powinny mieć uwidoczniony sposób dekretacji księgowej
Ekspert zwraca też uwagę, że otrzymana dotacja jest przychodem księgowym. Jednak odmienność zachodzi, gdy z dotacji finansowane są środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne. W takim przypadku należy rozpoznać przychody przyszłych okresów i odpisywać je proporcjonalnie do amortyzacji tych składników.
– Z kolei w zakresie samych zapisów księgowych najczęściej pomyłki dotyczą dat – twierdzi nasza rozmówczyni.
Trzeba pamiętać, że księgując poszczególny dokument, możemy się spotkać aż z trzema rodzajami dat: dokonania operacji gospodarczej (data sprzedaży), dokumentu i zapisu (data księgowania). Wprawdzie teoretycznie datę dokumentu możemy pominąć, jeśli pokrywa się z datą dokonania operacji gospodarczej, ale w praktyce taka sytuacja zachodzi rzadko (przede wszystkim w przypadku zakupów gotówkowych). Tymczasem większość programów księgowych przewiduje odpowiednie pola jedynie na wpisanie dwóch dat (dokumentu i zapisu). Wówczas nie pozostaje nic innego, jak wykazywać datę operacji gospodarczej bezpośrednio w treści zapisu.
W przypadku faktur dokumentujących wydatkowanie środków z dotacji należy to określić w treści dowodu księgowego – np. przez umieszczenie zapisu „sfinansowano w ramach dotacji nr...”.
Według Moniki Mosur-Łagutko fundacje i stowarzyszenia powinny też zwracać większą uwagę na ujmowanie w rozliczeniach finansowych dotacji wydatków poniesionych w okresie objętym terminem realizacji zadania oraz związanych bezpośrednio z jego zakresem rzeczowym. Nie jest możliwe, aby wykazywać wydatki poczynione po okresie objętym zakresem czasowym danego sprawozdania (np. sprawozdanie z wykorzystania dotacji za III kwartał nie może zawierać wydatków z grudnia). Nie jest też dopuszczalne finansowanie z dotacji wydatków niezwiązanych z jej zakresem rzeczowym, np. nie można w ramach dotacji na zorganizowanie świetlicy dla dzieci rozliczyć kosztów malowania powierzchni biurowych.