Operację zakupu napojów oraz ich wydania pracownikom trzeba odpowiednio ująć w księgach rachunkowych.
Nadchodzące upały spowodują, że pracodawca będzie miał obowiązek dostarczania pracownikom napojów. Konieczność realizacji takiego świadczenia dotyczy m.in. każdego stanowiska pracy, na którym temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28 stopni C. Wynika to z rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. nr 60, poz. 279). Operację zakupu napojów oraz ich wydania pracownikom trzeba odpowiednio ująć w księgach rachunkowych.
W związku z tym otrzymaną od dostawcy fakturę VAT za ich nabycie księguje się: strona Wn konta 300 – Rozliczenie zakupu – wartość netto, strona Wn konta 225 – Rozliczenie VAT naliczonego – wartość podatku, strona Ma konta 202 – Rozrachunki z dostawcami – wartość brutto.
Jak twierdzi Jarosław Szczerbowski, księgowy z Auxilium, jeżeli napoje zostaną wydane pracownikom bezpośrednio po ich zakupie, w następnej kolejności trzeba będzie dokonać księgowania (według ceny zakupu): strona Wn konta 440 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, Ma konto 300 – Rozliczenie zakupu.
Jeżeli jednak napoje najpierw zostaną przyjęte do magazynu, trzeba je ująć (według ceny zakupu) – zapisem: strona Wn konta 310 – Materiały, strona Ma konta 300 – Rozliczenie zakupu. Natomiast wydanie ich do zużycia na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy: strona Wn konta 440 – Ubezpieczenie społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 310 – Materiały.