W czasie krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracownicy ponoszą różnego rodzaju wydatki na posiłki. Zwrot diet i innych należności za czas takich podróży jest zwolniony ustawy o PIT. Czy zwolnienie przysługuje do wysokości wynikającej z przedstawionych rachunków, czy wyłącznie do wysokości przysługującej diety, a ewentualna nadwyżka podlega PIT?
Ministerstwo Finansowo przypomniało, że wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Zwolnienie to jest zatem limitowane.
Jednocześnie – jak zauważa resort finansów – zgodnie z art. 775 par. 3 – 4 kodeksu pracy pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą określać warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami w drodze postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Nie mogą oni jednak ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej (obecnie jest to 23 zł).
23 zł wynosi dieta na terenie kraju za podróż służbową
Zatem obowiązujące u danego przedsiębiorcy zakładowe regulacje mogą przewidywać bardziej korzystne warunki zwrotu należności za podróże służbowe niż wynikające z przepisów wydanych na podstawie kodeksu pracy. W takiej sytuacji pracownik będzie uprawniony do otrzymania zwrotu poniesionych przez siebie wydatków na warunkach określonych w regulacjach zakładowych bądź określonych w umowie o pracę.
Nie zmienia to jednak faktu, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT ze zwolnienia będzie korzystała wyłącznie ta część otrzymanego zwrotu, która nie przekracza diety z tytułu podróży służbowej określonej w rozporządzeniach ministra pracy i polityki społecznej.
Podstawa prawna
Art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361).
