Powstanie przychodu

Podatnicy wykorzystujący samochody służbowe do celów prywatnych powinni wykazywać z tego tytułu podlegający opodatkowaniu przychód ze stosunku pracy. Niestety przepisy nie precyzują, jak go ustalić. W związku z tym fiskus proponuje określanie przychodu z tego tytułu na podstawie cen stosowanych przez wypożyczalnie aut na danym terenie.

– Przychód powinien odpowiadać rzeczywistej wartości uzyskiwanego świadczenia. Z pewnością za nieuzasadnione należy uznać jego szacowanie na podstawie średnich cen stosowanych przez wypożyczalnie lub taksówkarzy – ocenia Michał Mrozik, ekspert podatkowy w KPMG.

Jarosław F. Mika, doradca podatkowy, partner w Taxonity, zwraca uwagę, że część firm dolicza pracownikom do wynagrodzenia przychód do opodatkowania za użytkowanie samochodów poza godzinami pracy. Natomiast część zezwala pracownikom na korzystanie z samochodów służbowych bez jakiegokolwiek obciążenia fiskalnego.

– Powiększone wynagrodzenie powinno być oparte na przyznanym pracownikowi limicie użytkowania samochodu w celu prywatnym (w kilometrach) – przypomina Jarosław F. Mika.

Innymi słowy pracownikowi powinna przysługiwać kwota ryczałtu na przejazdy prywatne, który powinien być doliczany do dochodów z pracy i opodatkowany. Doliczenie do przychodów powinno mieć miejsce raz w miesiącu.

– Jeżeli pracownik użytkuje samochód leasingowany przez pracodawcę, wówczas kwota ryczałtu może być uzależniona od miesięcznej opłaty leasingowej dotyczącej wykorzystywanego samochodu oraz od statystycznie i historycznie (za minione okresy) obliczonej liczby godzin w miesiącu, w którym pracownik może użytkować pojazd prywatnie – proponuje Jarosław F. Mika.

Trudne obliczenia

Przyznanie się przez pracownika do prywatnego użytku samochodu oznacza, że potwierdzony został fakt posiadania w dyspozycji auta przez pracownika na cele prywatne w czasie wolnym od pracy.

– Konsekwencją jest obowiązek określenia przychodu z tzw. nieodpłatnych świadczeń dla tych pracowników w wysokości stawek rynkowych. Obowiązek taki spoczywa na pracodawcy – ostrzega Tomasz Piekielnik, doradca podatkowy, partner w kancelarii Piekielnik i Partnerzy.

Sam przejazd zaś rodzi kolejne skutki w postaci przychodu dla pracownika odpowiadającego np. wartości wykorzystanego paliwa. Ustalenie z kolei limitu kilometrów lub ryczałtu jest korzystnym rozwiązaniem, ale dla urzędu skarbowego.

– Określanie pracownikom przychodu według takich metod to ewidentne przyznanie się do użytku prywatnego (dyspozycji), są one jednak niemożliwe do stosowania w myśl obowiązujących przepisów – stwierdza Tomasz Piekielnik.

Jeśli ktoś uważa, że jest inaczej, nasz ekspert poleca lekturę art. 12 ust. 2a ustawy o PIT. Jeśli np. pracownikowi przyznamy ryczałt odpowiadający 500 kilometrom, i tak oznacza to, że posiada on w dyspozycji do wykorzystania prywatnego samochód przez cały miesiąc (codziennie po pracy i w weekendy) – i to tę wartość urząd może nakazać opodatkować.

– Pomocne może okazać się rozwiązanie polegające na wprowadzeniu odpowiedniego regulaminu korzystania z aut służbowych, dzięki czemu zidentyfikowany przejazd prywatny może być uznany za incydent (tylko jego wartość byłaby przychodem) – podpowiada Tomasz Piekielnik.

Warto też pomyśleć o wprowadzeniu umowy garażowania, która umożliwi legalne przejazdy pracowników autami służbowymi w pobliże miejsca zamieszkania – tj. do miejsca przechowania samochodu.

Sposób na kontrolę

Pracodawcy nie deklarują przychodów do opodatkowania z tytułu wykorzystania samochodów służbowych do celów prywatnych przez pracowników.

– Praktyka ta nie uzasadnia wszczynania nieformalnych kontroli wykorzystywania samochodów służbowych w piątek po godz. 16.00 – zauważa Michał Mrozik.

Organy podatkowe powinny zawiadomić kontrolowanego o zamiarze wszczęcia kontroli. Wyjątkowa możliwość niezwłocznego podjęcia kontroli za okazaniem legitymacji służbowej, lecz bez uprzedniego zawiadomienia jest możliwa wyłącznie, gdy czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia skarbowego, lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia.

– Jeżeli pracownik organu podatkowego nie działa w tym celu, to jego działanie należy ocenić jako nielegalne – mówi Michał Mrozik.

Według Jarosława F. Miki kontrole dokonywane przez organy podatkowe zmierzają do usankcjonowania otrzymywanych przez pracowników nieodpłatnych świadczeń.

Potrzeba zmian

Polska jest jednym z niewielu krajów UE, w których zasady opodatkowania wykorzystania samochodów służbowych do celów prywatnych nie są uregulowane, i to mimo że w 2009 r. trwały prace nad wprowadzeniem zasad pozwalających na precyzyjne ustalenie przychodu pracowników wykorzystujących samochody służbowe do celów prywatnych.

Według Michała Mrozika, abstrahując od merytorycznej racjonalności ówczesnej propozycji Ministerstwa Finansów (przychód pracownika miał być równy 0,5 proc. wartości samochodu miesięcznie), zaprzestanie prac w omawianej kwestii należy ocenić negatywnie.