Dowodami księgowymi są wszelkie dokumenty, które zgodnie z przepisami mogą stanowić podstawę dokonywania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR).
Wydatki ujmowane w pkpir mogą być udokumentowane: fakturą VAT, w tym fakturą VAT marża, faktury VAT RR, fakturą VAT MP, dokumentami celnymi, rachunkami oraz fakturami korygującymi, które odpowiadają warunkom określonym w przepisach o VAT. Paweł Małecki, doradca podatkowy, podkreśla, że wydatki można dokumentować także następującymi dokumentami: dowodami opłat pocztowych i bankowych; innymi dowodami opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat – oznaczonymi numerem lub w inny sposób umożliwiającymi powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
– Na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone również dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) – podpowiada Paweł Małecki.

Nie ma wzoru faktury, rachunku, dowodu dostawy. Przepisy precyzują, jakie pozycje powinny zawierać te dowody

Błędne zaksięgowanie wydatków zarówno w księgach rachunkowych, jak i księdze podatkowej może być różnie oceniane przez prawo karne skarbowe. Według Jakuba Rychlika, doradcy podatkowego, jeżeli błąd będzie miał małą wagę, np. podatnik dokona pomyłki pisarskiej w nazwie kontrahenta, od którego nabył towar lub usługę, to można mówić o znikomej społecznej szkodliwości czynu.
– Postępowanie takie nie będzie karalne – uspokaja Jakub Rychlik.
Dodaje, że inne błędy związane z niewłaściwym księgowaniem wydatków w kosztach uzyskania przychodów mogą prowadzić do uznania ksiąg za nierzetelne lub za prowadzone wadliwie. Z nierzetelną księgą będziemy mieli do czynienia, gdy dokonane w niej zapisy nie będą odzwierciedlały rzeczywistych transakcji, np. będą w nich zaksięgowane puste faktury. Z kolei księga wadliwa to prowadzona niezgodnie z przepisami, np. gdy zapis w księdze zamiast w języku angielskim zamiast w polskim.
– Surowszą sankcją zagrożone jest nierzetelne prowadzenie ksiąg, które stanowi przestępstwo skarbowe. Wadliwość ksiąg to jedynie wykroczenie – wyjaśnia Jakub Rychlik.
Ekspert przypomina, że podstawą do sporządzenia deklaracji podatkowej i obliczenia podatku są księgi. Ich nierzetelne prowadzenie może prowadzić do popełnienia innego czynu zabronionego polegającego uszczupleniu podatków. Te dwa czyny pozostają ze sobą w zbiegu, co oznacza, że sprawcy (podatnikowi) zostanie przypisany tylko jeden czyn zabroniony zagrożony surowszą sankcją.
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).