Tego typu składniki aktywów inwentaryzuje się na ostatni dzień każdego roku obrotowego drogą spisu z natury. W przypadku gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, czynności te można rozpocząć w październiku, a zakończyć nie później niż 15 stycznia następnego roku.
Jak twierdzi Ewa Penszkal, starszy konsultant w ECA Seredyński i Partnerzy, może to być utrudnione dla jednostek, które z różnych powodów nie mogą sobie pozwolić na zamknięcie magazynów na okres spisu z natury. Wówczas należy ograniczyć ruchy towarów i produktów do niezbędnego minimum. Najwygodniejszym sposobem ułatwienia spisu w takiej sytuacji jest uruchomienie na czas inwentaryzacji dodatkowego magazynu przejściowego dostaw oraz zlecenie przed rozpoczęciem spisu pobrania przez odpowiednie komórki organizacyjne (np. produkcyjne bądź handlowe) większych niż zazwyczaj ilości składników majątku.

Aby uniknąć błędów przy inwentaryzacji warto opracować procedury

Według Ewy Penszkal aby uniknąć pomyłek przy rozliczaniu inwentaryzacji, można wprowadzić określone procedury. Przykładowo może to być nadanie odrębnej numeracji, bądź specjalne oznaczenie dokumentów przychodów i rozchodów występujących podczas trwania spisu.
Pomocne będzie również nadanie uprawnień do zatwierdzania dokumentów rozchodów i przychodów pracownikowi wyższego szczebla bądź też przekazanie tych uprawnień zakładowej komisji inwentaryzacyjnej.
Dzięki temu rozliczenie inwentaryzacji będzie przebiegało sprawniej oraz pozwoli to na uniknięcie pomyłek związanych z nieuwzględnieniem przychodów bądź rozchodów zaewidencjonowanych w czasie trwania spisu – twierdzi nasza rozmówczyni.
Warto też umieszczać w uwagach przy danej pozycji spisowej odpowiednie adnotacje „przed spisem” lub „po spisie”. Ekspert wyjaśnia, że oznaczać będzie ona, że dany składnik majątku ujęto w arkuszu spisowym po przyjęciu lub wydaniu jego określonej ilości bądź też przed dokonaniem takiej operacji.