Podmioty często ułatwiają sobie pracę – drukując stan magazynowy i potwierdzając stan zapasów bez fizycznego ich liczenia. Jest to niezgodne z ustawą o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).
Edyta Meler, biegły rewident w DCGROUP Finance, przypomina, że głównym zadaniem inwentaryzacji jest uzyskanie informacji, że wykazane na kontach ksiąg rachunkowych stany wiernie odzwierciedlają rzeczywistość, tzn. że figurujące w bilansie pozycje właściwie przedstawiają wartość majątku. W przypadku składników majątku obrotowego – zapasów, których wartość w bilansie jednostki stanowi istotną kwotę, rzetelnie przeprowadzona inwentaryzacja jest potwierdzeniem stanu faktycznego wykazanego w sprawozdaniu finansowym.

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji

– Przeprowadzenie rocznej inwentaryzacji zapasów bez faktycznego potwierdzenia ich istnienia prowadzić może do sfałszowania danych zawartych w sprawozdaniu finansowym – podkreśla nasza rozmówczyni.
Działania takie zagrożone są sankcjami względem osób odpowiedzialnych za rachunkowość jednostki. Edyta Meler podkreśla, że niedopełnienie obowiązku ustawowego w zakresie inwentaryzacji (spis z natury), a w konsekwencji zawarcie w sprawozdaniu finansowym nierzetelnych danych, zagrożone jest karą grzywny lub karą pozbawienia wolności do lat dwóch albo obu tym karom łącznie.
Ekspert dodaje, że odpowiedzialność ta ciąży na kierowniku jednostki (tj. zarząd, wspólnicy, komplementariusze, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, likwidator, syndyk) i nie może być przeniesiona na inną osobę, np. główną księgową.