Wydatki, które dotyczą byłego pracownika i nie stanowią kosztu podatkowego, należy zaksięgować na koncie Koszty reprezentacji.
Kosztem uzyskania przychodu nie są wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, co jednoznacznie wynika z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).
Jednak wydatki związane z imprezami pracowniczymi mają inny charakter. Będzie się też to odnosiło do pracownika np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, który odchodzi na emeryturę, gdy firma zorganizowała mu pożegnalny poczęstunek.
– Takie spotkanie ma charakter imprezy integracyjnej – mówi Katarzyna Poprawa, ekspert z firmy księgowej Auxilium.
Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach podkreślają, że impreza integracyjna powinna mieć na celu m.in. wzmocnienie więzi pomiędzy pracodawcą a pracownikami oraz zmotywowanie ich do efektywniejszego działania. W związku z tym wydatki takie mogą być uznane za koszt podatkowy.
Zaliczenie całości nadkładów do kosztów uzyskania przychodów nie będzie możliwe, gdy w imprezie uczestniczą np. kontrahenci lub byli pracownicy.
W takim przypadku należy rozdzielić wydatki na dotyczące pracowników i gości spoza firmy. Tylko część związana z pracownikami stanowi koszt podatkowy.



PRZYKŁAD
Księgowanie imprezy integracyjnej
Spółka zorganizowała spotkanie integracyjne z udziałem 30 pracowników i 1 byłego pracownika. Zakupiono usługę gastronomiczną: 3100 zł (w tym VAT niepodlegający odliczeniu). Spółka ustaliła, jaka wartość świadczenia przypada na poszczególnych uczestników i odstąpiła od wyliczeń dotyczących opodatkowania tego przychodu.
1. Faktura VAT:
Ma konto 22 „Rozrachunki z dostawcami”: 3100 zł
Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”: 3100 zł
2. Ujęcie wydatków w koszty:
a) Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”: 3100 zł
b1) Wydatki w części dotyczące pracowników [(3100 zł: 31) x 30]:
Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” – koszty uzyskania przychodów (w analityce: Ubezpieczenia i inne świadczenia na rzecz pracowników): 3000 zł
b2) Wydatki dotyczące byłego pracownika [(3100 zł: 31) x 1]:
Wn konto 40 „Koszty reprezentacji” – niestanowiące kosztów podatkowych 100 zł
3. Obciążenie pracowników PIT oraz składkami ZUS:
a) Wn konto 23 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”;
b1) Ma konto 22 „Rozrachunki z ZUS”;
b2) Ma konto 22-1 „Rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych”.
4. Zaksięgowanie składek na ubezpieczenia społeczne i składek na FP i FGŚP, obciążających pracodawcę:
Wn konto 40 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”,
Ma konto 22 „Rozrachunki z ZUS”.