Importerzy, którzy sprowadzają do Polski towary, często dokonują tłumaczeń dokumentów, dzięki którym mają pewność, co kupują. Takich tłumaczeń sporządzonych na handlowe potrzeby nie można przedstawić polskiej służbie celnej, która uznaje tylko urzędowe tłumaczenie na język polski zagranicznych dokumentów.

Urzędowo poświadczonych tłumaczeń mogą żądać też celnicy w kraju, do którego wywożony jest towar lub z którego jest przywożony. Koszt sporządzenia tłumaczeń przysięgłych podnosi koszty prowadzenia działalności.

Służba celna ma prawo kontrolować zarówno towary na przejściach granicznych podczas odprawy celnej, jak również później po tym, jak zostały dopuszczone do obrotu.

Zgodnie z art. 33 ust. 3 ustawy o Służbie Celnej (Dz.U. nr 168, poz. 1323 z późn. zm.) podmioty, które są kontrolowane, powinny przedstawiać na żądanie celnika urzędowe tłumaczenie na język polski dokumentów mających znaczenie dla kontroli, sporządzonych w języku obcym. Co więcej, podobną regulację zawiera art. 86 ust. 1 pkt 1 ustawy – Prawo celne (Dz.U. nr 68, poz. 622 z późn. zm.) regulujący kwestię dowodów z dokumentów w postępowaniu w sprawach celnych.

– Oznacza to, że zarówno podczas kontroli na granicy, jak i później celnicy mogą zażądać od nas tłumaczenia dokumentów dokonanego przez tłumacza przysięgłego. Takiego tłumaczenia nie można zastąpić innym sporządzonym na własne potrzeby – mówi Ryszard Sowa z kancelarii Olszewski, Tokarski i Wspólnicy.

Jeżeli przedsiębiorca posiada dokumenty przetłumaczone przez osobę niebędącą tłumaczem przysięgłym, może zwrócić się do konsulatu o przetłumaczenie dokumentu lub o poświadczenie zgodności tłumaczeń. Jednak nie należy zapominać o tym, że nie każdy konsulat świadczy takie usługi. Przykładowo w wydziale konsularnym w ambasadzie RP w Kopenhadze można tłumaczyć tylko akty stanu cywilnego.

Przykładowo, jeżeli dana osoba importuje samochód bezpośrednio z kraju trzeciego do Niemiec, a następnie do Polski, a dokumenty celne sporządzono w języku francuskim to dla potrzeb odprawy celnej, będzie musiała posiadać urzędowe tłumaczenie dokumentu na język niemiecki. Następnie, gdy zadeklaruje zapłatę akcyzy w polskim urzędzie celnym, będzie musiała przedstawić polskie tłumaczenie dokumentów sporządzone przez tłumacza przysięgłego.

Niektóre kraje, np. Katar, wymagają od przedsiębiorcy, by posługiwali się dokumentami i tłumaczeniami zalegalizowanymi przez ambasady. Koszt legalizacji umowy handlowej dokonanej przez ambasadę Kataru w Warszawie wynosi 25 euro, a koszt legalizacji pełnomocnictwa 12 euro.