Umowa dotycząca przechowania dokumentacji rachunkowej po zakończeniu umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych może obejmować wynagrodzenie za archiwizację.
Obowiązek prowadzenia i przechowywania odpowiedniej dokumentacji rachunkowej ciąży na przedsiębiorcy. Obowiązek ten można przenieść np. na biuro rachunkowe. Zgodnie z art. 76a w związku z art. 4 ust. 3 pkt 6 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) prowadzenie ksiąg rachunkowych polega m.in. na przechowywaniu dowodów księgowych.
– W takim przypadku warto zadbać, aby obowiązki stron związane z przechowaniem dokumentów, w tym warunki ich przechowywania, kwestie zwrotu oraz ewentualnego wynagrodzenia za pozostawienie dokumentów u prowadzącego księgi zostały określone w umowie o prowadzenie ksiąg rachunkowych – mówi Daniel Grędecki, starszy konsultant w TPA Horwath.
Wraz z zakończeniem prowadzenia ksiąg przez dane biuro dokumentacja jest z reguły zwracana klientowi lub przekazywana nowemu księgowemu. Problem pojawia się, gdy dokumentacja nie zostaje odebrana i pozostaje w biurze księgowym, np. gdy przedsiębiorca kończy prowadzenie działalności gospodarczej.
Jeżeli w umowie o prowadzenie ksiąg zawarto stosowny zapis, biuro może obciążyć przedsiębiorcę kosztami przechowania. Gdy jednak umowa nie przewiduje możliwości przechowania ksiąg lub też biuro takich usług w ogóle nie prowadzi, lepiej zwrócić księgi przedsiębiorcy po sporządzeniu ich kopii wraz z protokołem przekazania. Jeżeli przedsiębiorca nie podejmuje współpracy z biurem księgowym w tym zakresie, należy wezwać pisemnie przedsiębiorcę do odbioru ksiąg i dokumentów, wyznaczając termin dla tej czynności.
– Jeśli przedsiębiorca nadal odmawia odbioru ksiąg, w praktyce biura księgowe odsyłają dokumentację na dotychczasowy adres zamieszkania przedsiębiorcy – mówi Daniel Grędecki.
Ekspert przypomina, że zakończenie współpracy z biurem rachunkowym czy w ogóle działalności przedsiębiorcy nie powoduje wygaśnięcia obowiązków z nią związanych – w szczególności w zakresie przechowywania ksiąg rachunkowych oraz dokumentacji podatkowej. Przedsiębiorca musi zadbać o ich archiwizowanie przez niezbędny okres (do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego) oraz w odpowiednim miejscu.
Ważne!
W przypadku likwidacji spółki kapitałowej, księgi i dokumenty rozwiązanego podmiotu powinny być oddane na przechowanie osobie wskazanej np. w umowie spółki/statucie. Jeżeli nie ma takiej osoby, przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy