Przekazanie ksiąg rachunkowych do prowadzenia firmie zewnętrznej trzeba zgłosić do urzędu skarbowego na formularzu NIP w ciągu 15 dni.
Osoby prawne lub jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które oddają do prowadzenia księgi rachunkowe biuru, muszą poinformować o tym urząd skarbowy, składając NIP-2. Adam Misiński, biegły rewident, menedżer w KPMG, twierdzi, że w formularzu NIP-2 w segmencie B.10.2 należy podać adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej jednostki. Treść formularza nie wskazuje, czy chodzi o przechowywanie bieżącej dokumentacji księgowej, czy dokumentacji archiwizowanej.
– Analiza układu treści formularza skłania do wniosku, że w tym segmencie należy podać informację dotyczącą dokumentacji bieżącej – twierdzi nasz rozmówca.
Dodaje, że w praktyce jest to adres jednostki, gdy prowadzi księgi rachunkowe we własnym zakresie, albo adres biura rachunkowego, które na zlecenie jednostki prowadzi jej księgi rachunkowe. W przypadku zmiany miejsca przechowywania bieżącej dokumentacji konieczne jest dokonanie aktualizacji danych przy wykorzystaniu formularza NIP-2.
Adam Misiński przypomina, że jeżeli księgi rachunkowe są prowadzone poza jednostką, jej kierownik jest obowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Należy to uczynić w ciągu 15 dni od dnia ich wydania.
W takim samym terminie należy powiadomić urząd skarbowy w przypadku przekazania dokumentacji księgowej do archiwizacji wyspecjalizowanej firmie. Jednak takich danych nie aktualizuje się na formularzu NIP-2.
Ekspert wyjaśnia, że z praktycznego punktu widzenia najwłaściwszą formą wykonania obowiązku informacyjnego z tego tytułu wobec właściwego urzędu skarbowego jest jego pisemne powiadomienie.
Ważne!
Podatnicy mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego