Na 70 tys. pracodawców prawie u 3 proc. stwierdzono brak regulaminu ZFŚS. Firma, która nie ma regulaminu, może być pozbawiona preferencji podatkowych w PIT. Eksperci: regulamin ZFŚS potwierdza zasadność przyznawanych świadczeń.
Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) w 2010 roku stwierdziła brak regulaminu funduszu świadczeń socjalnych u 1912 pracowników. Nieprawidłowy regulamin dotyczył 48,4 tys. pracowników. A regulaminy wydane bez uzgodnienia z organizacją związkową lub przedstawicielem załogi stwierdzono u 4176 pracowników.
– W ubiegłym roku przeprowadziliśmy ponad 95 tys. kontroli u ponad 70 tys. pracodawców, na rzecz których prace świadczyło 3,7 mln osób – wyjaśnia nam Danuta Rutkowska z PIP.
Utworzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) pociąga za sobą określone skutki podatkowe. Od niego zależy, czy pracodawca rozliczy koszty uzyskania przychodów, a pracownik będzie zwolniony z PIT.
Przepisy przewidują bowiem, że wolne od podatku są wypłaty pieniężne otrzymane przez pracownika z funduszu, które mają być wydatkowane na cele socjalne.
Zdaniem ekspertów brak regulaminu nie musi od razu pozbawić pracownika zwolnienia z PIT, ale może sprawić kłopoty przy kontroli fiskusa. Regulamin jest dokumentem potwierdzającym zasadność przyznawania pracownikom określonych świadczeń ze środków ZFŚS.

Stworzenie funduszu

Z art. 8 ustawy o ZFŚS wynika, że pracodawca jest zobowiązany uzależnić przyznawanie świadczeń ze środków funduszu od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej danego pracownika, przy czym warunki korzystania z tych świadczeń powinny zostać określone w stosownym regulaminie.
Jak wskazuje Karolina Kierod, konsultant podatkowy w spółce doradztwa podatkowego Piekielnik i Partnerzy we Wrocławiu, regulamin ten powinien określać, którzy pracownicy są uprawnieni do otrzymania poszczególnych świadczeń, a także jakie są kryteria ich przyznawania.
Wojciech Kaczmara, starszy konsultant w Accreo Taxand, dodaje, że pracodawcy, którzy utworzyli ZFŚS powinni ustalić jego regulamin, w porozumieniu z pracownikami albo organizacjami związkowymi.
– Gdy pracodawca nie ustalił regulaminu, mogą pojawić się wątpliwości w zakresie skutków podatkowych finansowania działalności socjalnej – ostrzega Wojciech Kaczmara.

Regulacje podatkowe

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.) zwolniona z PIT jest wartość otrzymanych przez pracownika świadczeń sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS, w związku z finansowaniem przez pracodawcę działalności socjalnej – do wysokości nieprzekraczającej w roku 380 zł.
– Zwolnieniem objęte są również świadczenia otrzymane z ZFŚS związane z pobytem dzieci w żłobkach lub klubach dziecięcych oraz sfinansowane dopłaty do pobytów wypoczynkowych i leczniczych – dodaje Wojciech Kaczmara.
Karolina Kierod zauważa, że przepisy nie uzależniają możliwości zwolnienia z PIT świadczeń pracowniczych finansowanych z ZFŚS od przyznawania tych świadczeń przez pracodawcę wyłącznie na podstawie regulaminu obowiązującego w danym zakładzie pracy.
– Oznacza to, że formalnie również ten pracodawca, który nie dysponuje regulaminem przyznawania świadczeń z ZFŚS, jest uprawniony do niepobrania zaliczek na podatek dochodowy od przekazywanych pracownikom świadczeń z tego funduszu w związku ze wspomnianym zwolnieniem z PIT – uważa Karolina Kierod.
Z kolei Wojciech Kaczmara stwierdza, że z punktu widzenia pracownika istotne jest, aby otrzymane świadczenia socjalne były finansowane z ZFŚS, w związku z tym brak regulaminu może powodować wątpliwości, czy dane świadczenie jest finansowane z funduszu, czy też bezpośrednio ze środków pracodawcy, co uniemożliwia zastosowanie zwolnienia z PIT.
– W celu uniknięcia tych wątpliwości należy gromadzić dokumentację potwierdzającą, że wypłata świadczeń była dokonywana z rachunku funduszu – podpowiada nasz rozmówca z Accreo Taxand.
Trzeba też wspomnieć o konsekwencjach podatkowych dla pracodawców. Poniesiony bezpośrednio przez nich wydatek na działalność socjalną nie będzie stanowił kosztu uzyskania przychodu. Takim kosztem są odpisy na ZFŚS wpłacone na rachunek funduszu.



Brak regulaminu

Jak pokazują kontrole PIP, zdarza się, że pracodawcy tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych nie wprowadzają regulaminu tego funduszu. Małgorzata Słomka, doradca podatkowy w Instytucie Studiów Podatkowych, ostrzega: jest to czyn zagrożony karą grzywny orzekanej na wniosek właściwego organu PIP.
– Brak regulaminu funduszu może również skutkować niemożliwością skorzystania ze zwolnień podatkowych w PIT dla świadczeń finansowanych z tego funduszu – mówi Małgorzata Słomka.
Co prawda – jak zastrzega Małgorzata Słomka – ustawa podatkowa nie uzależnia zastosowania zwolnienia od przekazania świadczenia zgodnie z regulaminem funduszu, ale od sfinansowania świadczenia ze środków funduszu i związku z ustawowo określoną działalnością socjalną, jednak dopiero prawidłowo skonstruowany regulamin określa zasady i warunki korzystania ze wszystkich usług i świadczeń finansowanych z funduszu (indywidualizuje zakres działalności socjalnej świadczonej przez pracodawcę).
– Brak regulaminu może rodzić wątpliwości co do form działalności socjalnej w danej jednostce, kręgu osób uprawnionych do otrzymania świadczeń i spełnienia kryterium socjalnego, czyli przyznawania świadczeń w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej – zastrzega Małgorzata Słomka.
Inna opinię prezentuje Michał Dec, doradca podatkowy z Kolibski, Nikończyk, Dec & Partnerzy. Według niego teza, że brak regulaminu powoduje, że świadczenie albo wypłata środków nie jest zwolniona z PIT, jest zbyt daleko idąca, w szczególności jeżeli z funduszu będą finansowane typowe świadczenia do 380 zł (np. paczki świąteczne).
– Przepisy podatkowe odwołują się do ustawy o ZFŚS, z którą regulamin określający zasady przyznawania środków powinien być zgodny – komentuje Michał Dec.

Dokumentacja dla urzędu

Posiadanie regulaminu ZFŚS pełni funkcję dokumentacyjną (dowodową). Umożliwia zminimalizowanie ryzyka podatkowego związanego z ewentualnym kwestionowaniem przez organ podatkowy zasadności przyznawania pracownikom określonych świadczeń ze środków ZFŚS, a tym samym zwolnienia tych świadczeń z PIT. Karolina Kierod podkreśla, że brak regulaminu w zakładzie pracy wiąże się z potencjalną koniecznością samodzielnego opodatkowania PIT przez pracownika świadczeń finansowanych z ZFŚS.
Również Michał Dec tłumaczy, że regulamin jest niezbędny w ustaleniu, czy dane świadczenie stanowi działalność socjalną, czy też jej nie stanowi oraz do kogo powinno być adresowane. Bardzo często wyobrażenie pracodawców, jakie świadczenia finansować z ZFŚS, jest mylne, co w konsekwencji wiąże się z nieprawidłowym wydatkowaniem albo przyznawaniem środków osobom, które ze względu na sytuację materialną są nieuprawnione do ich otrzymania. Taka sytuacja może wynikać właśnie z braku regulaminu.
– W praktyce firmy, w których jest regulamin, a w szczególności komisja dekretująca wypłaty środków z funduszu – to firmy, w których działają związki zawodowe. W firmach tych nie dochodzi zwykle do nadużyć oraz wydatkowania na cele inne niż określone w ustawie o ZFŚŚ – wyjaśnia Michał Dec.
Ekspert zauważa, że istnienie regulaminu może również pogorszyć sytuację pracownika oraz pracodawcy, jeżeli ostatecznie dojdzie do wypłaty świadczenia niezgodnie z jego postanowieniami. W takiej sytuacji wypłata będzie sprzeczna z regulaminem, co wprost skutkuje brakiem możliwości powoływania się na korzystne regulacje podatkowe dotyczące zwolnień.