Archiwum w 2011 roku powinno zawierać wszystkie dowody księgowe, które zostały zebrane w latach 2005 – 2010.
Sprawozdanie za 2010 rok po zatwierdzeniu trzeba będzie przekazać do archiwizacji. Taki wymóg wynika z ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Należy pamiętać, że o ile okres przechowywania różnych dowodów księgowych nie przekracza pięciu lat, sprawozdania finansowe gromadzi się trwale. Robiąc porządki, należy pamiętać o ustawowych terminach ich przechowywania.
Paweł Jabłonowski, doradca podatkowy w Chałas i Wspólnicy Kancelarii Prawnej, podkreśla, że technika liczenia okresu przechowywania dokumentacji księgowej na potrzeby ustawy o rachunkowości oraz na potrzeby przepisów podatkowych różni się w znaczny sposób, mimo że podstawowy okres archiwizacji jest ten sam, tj. pięć lat. Przepisy ustawy o rachunkowości za początek okresu pięcioletniego przyjmują początek roku po zakończeniu okresu sprawozdawczego, którego dotyczą dane dokumenty.
– W przypadku przepisów podatkowych okres ten wydłuża się z uwagi na dłuższe terminy przewidziane na przedawnienie zobowiązań podatkowych, z którymi skorelowany jest obowiązek przechowywanie dokumentów – twierdzi nasz rozmówca.
Dodaje, że zasadą jest, iż zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Ta regulacja może prowadzić (np. w przypadku podatków dochodowych) do wydłużenia o jeden rok obowiązku przechowywania dokumentacji dla celów podatkowych.
Z tego względu w archiwum w 2011 roku powinny pozostać wszystkie dowody księgowe za lata 2005 – 2010.
Paweł Jabłonowski stwierdza, że termin może ulec wydłużeniu, jeżeli nastąpi np. zawieszenie albo przerwanie biegu przedawnienia zobowiązania podatkowego.