HANNA KOZŁOWSKA - W Sejmie trwają prace nad nowelizacją przepisów o e-fakturach. Planowane zmiany mają ułatwić posługiwanie się tymi dokumentami.
W Sejmie pojawił się kolejny projekt nowelizacji przepisów o e-fakturach. Jakie zmiany z niego wynikają?
Od 1 stycznia obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie przesyłania, przechowywania i udostępniania faktur elektronicznych.
W Sejmie natomiast znajduje się ustawa zmieniająca ustawę o podpisie elektronicznym, ustawę o podatku od towarów i usług, kodeks cywilny oraz ustawę o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Nowelizacja w szerszym niż rozporządzenie zakresie odnosi się do kwestii praktycznego wykorzystania e-faktur w obrocie gospodarczym oraz wprowadza m.in. uproszczenia dotyczące podpisu elektronicznego.
Jaki cel przyświeca kolejnym zmianom w tym zakresie?
Uproszczenie obrotu fakturami, tak aby faktury w formie elektronicznej stały się realną alternatywą dla faktur papierowych.
Czy rzeczywiście tak będzie?
Z założeń nowelizacji ustawy o VAT wynika, że zostaną wprost wprowadzone kolejne przepisy dotyczące faktur elektronicznych (planowane jest dodanie całego rozdziału 108a – 108i – o zasadach rozliczeń przy ich zastosowaniu). Zgodnie z projektowanymi regulacjami przesłanie lub udostępnianie w formie elektronicznej oznacza przesłanie lub udostępnianie odbiorcy danych przy wykorzystaniu urządzeń elektronicznych służących do przetwarzania i przechowywania oraz przy wykorzystaniu środków przewodowych, radiowych, optycznych lub innych środków elektromagnetycznych. Ponadto udostępnianiem według nowych przepisów będzie także udostępnianie danych w systemach informatycznym wystawcy, odbiorcy lub osób trzecich (jeśli mają stosowne upoważnienie udzielone przez wystawcę lub odbiorcę).
Na podstawie tych przepisów możliwe będzie samodzielne wdrożenie systemu do fakturowania, a także powierzenie wdrożenia i obsługi takiego systemu podmiotowi trzeciemu w ramach outsourcingu. Dodatkowo przepis umożliwia przesyłanie i udostępnianie faktur także na nośnikach takich jak płyty CD czy DVD lub karty pamięci.
Niezwykle przydatną w praktyce zmianą będzie wprowadzenie przepisu, zgodnie z którym faktury korygujące oraz duplikaty faktur mające postać elektroniczną wystawia się, przechowuje i przesyła także w formie elektronicznej (zgodnie z ustaleniami stron).
Jak jest obecnie?
W rozporządzeniu obowiązującym od 1 stycznia jest mowa jedynie o samych fakturach, bez odniesienia się w żaden sposób do korekt, co mogłoby sugerować, że mają być one wystawiane w formie papierowej (mijałoby się to z celem stosowania e-faktur).



Jakie warunki trzeba będzie spełnić, aby z systemu e-faktur skorzystać?
Zgodnie z projektowanym art. 108c ust. 1 faktury mogą być wystawiane, przesyłane lub udostępniane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane przez zaawansowany podpis elektroniczny, lub wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.
Co ważne, nie uważa się za naruszenie integralności treści zmian wynikających z natury technologii zastosowanej do wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym zmian formatu faktury w formie elektronicznej, jeżeli nie prowadzą one do zmiany obowiązkowych danych umieszczanych na fakturze w formie elektronicznej.
Jakie jeszcze proponowane zmiany mają ułatwić rozliczenia podatkowe?
Planowane zmiany mogą ułatwić podatnikowi życie w jeszcze jednym przypadku – jeśli wystawił on korektę faktury. W takich sytuacjach nie może on skorygować obrotu, jeśli nie ma potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez kontrahenta, co często znacznie odwleka w czasie możliwość dokonania obniżenia podstawy opodatkowania VAT.
Zgodnie z nowymi zasadami jeśli faktura korygująca miałaby formę elektroniczną, potwierdzeniem jej odbioru będzie także potwierdzenie wyrażone w formie e-maila, komunikatu systemowego lub w jakiejkolwiek formie elektronicznej. Jeżeli więc podatnik wystawi e-fakturę w celu skorygowania faktury pierwotnej, dla uznania, że otrzymał potwierdzenie jej odbioru, wystarczy, aby miał jakąkolwiek wiadomość elektroniczną (także automatycznie przesłaną przez system), że kontrahent fakturę korygującą otrzymał.