Przed sporządzeniem sprawozdania finansowego firmy muszą przeprowadzić inwentaryzację (spis) składników majątku. Mogą przy tym korzystać z uproszczeń, które są zgodne z ustawą z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).
Ewa Jacewicz, główna księgowa firmy Extor świadczącej outsourcing finansowo-księgowy, wyjaśnia, że spis z natury musi być ujęty w formie protokołu. Ustawa o rachunkowości reguluje jedynie zasadnicze kwestie dotyczące terminów, metod oraz częstotliwości inwentaryzacji.
Odpowiednie produkty informatyczne wspomagają przebieg inwentaryzacji, wykorzystując systemy zarządzania majątkiem, czytniki kodów – dodaje nasza rozmówczyni.
Do inwentaryzacji można wykorzystać kody kreskowe, w których zapisana jest pełna informacja o towarze. Ewa Jacewicz podkreśla, że przeprowadzając inwentaryzację, można zeskanować oznaczenia za pomocą mobilnych terminali. Umożliwia to szybkie i równocześnie dokładne liczenie towarów, zbieranie danych, przechowywanie ich w pamięci, obróbkę, analizę oraz tworzenie raportów.
Informacje przesyłane są do komputera, gdzie przeprowadzane są następne etapy procedur inwentaryzacyjnych. Na koniec zostaje wygenerowany raport. Na jego podstawie możliwe jest sprawne i precyzyjne ustalenie rzeczywistego stanu inwentaryzowanych aktywów na oznaczony dzień, porównanie ze stanem księgowym, rozliczenie występujących różnic i doprowadzenie stanu księgowego do stanu rzeczywistego.