Nieodpłatne świadczenia finansowane przez pracodawcę – o ile nie istnieje w przepisach zwolnienie – stanowią przychód pracownika np. dodatkowa opieka medyczna, ubezpieczenia OC. Pracodawcom wydaje się, że idealnym sposobem na uwolnienie się od obowiązku potrącania i odprowadzania PIT jest płacenie za te świadczenia w formie ryczałtu. Skąd takie podejście?

Pracodawcy sądzą, że przy opłacie za świadczenia w formie ryczałtu nie jest możliwe określenie wartości przychodu dla danego pracownika, szczególnie jeśli umowa dotycząca nabycia świadczenia nie zawiera informacji o nazwiskach pracowników. Pracodawcy umieszczają w umowach jedynie orientacyjną liczbę pracowników korzystających ze świadczenia lub nie umieszczają w ogóle informacji na ten temat.
Jakie jest stanowisko organów podatkowych?
Organy podatkowe nie mają w takich sytuacjach problemu z określeniem części przychodu przypadającego na danego pracownika. Wystarczy miesięczną zryczałtowaną opłatę podzielić przez liczbę pracowników zatrudnionych w danym miesiącu (ewentualnie korygując o liczbę dni). Organy podatkowe mają nie tylko dostęp do umowy dotyczącej świadczeń, ale także do innych dokumentów, które pozwolą określić liczbę osób korzystających ze świadczenia, np. do regulaminów pracy, umów o pracę, list płac.
Czy w takim razie przy tego typu świadczeniach nie ma możliwości optymalizacyjnych?
Są. Spółki kapitałowe decydują się często na zawarcie z ubezpieczycielami umów chroniących od odpowiedzialności cywilnej członków władz. Jeżeli ubezpieczyciel zobowiąże się do pokrycia szkód wyrządzonych tylko przez obecne władze, miesięczny przychód każdego członka władz spółki oblicza się jako 1/12 składki rocznej podzielona przez liczbę członków władz w danym miesiącu.
Niektórzy ubezpieczyciele oferują jednak znacznie szerszy zakres ubezpieczenia. Umowa OC obejmuje odszkodowania za szkody wyrządzone w danym roku przez: obecnych, byłych oraz przyszłych członków organów spółki, a także obecnych, byłych oraz przyszłych pracowników. Opłata jest pobierana z góry za dany rok. Wtedy rzeczywiście nie ma możliwości określenia liczby osób korzystających z ubezpieczenia. A więc nie istnieje sposób wyliczenia przychodu przydającego na daną osobę.
A jak będzie z abonamentami medycznymi?
Jeżeli chodzi o opiekę medyczną, to trudno tu zastosować wzór umowy akceptowany przez ubezpieczycieli. Jest prawie niemożliwe, aby jakakolwiek firma medyczna zgodziła się na leczenie byłych i przyszłych pracowników w ramach rocznego ryczałtu.
Na co więc zwrócić uwagę, podpisując umowę na pakiety medyczne dla pracowników?
Trzeba wziąć pod uwagę, że umowa zazwyczaj obejmuje świadczenie usług medycznych wynikających z obowiązków określonych w kodeksie pracy, jak również pozostałych usług.
Opieka medyczna wynikająca z kodeksu pracy nie stanowi przychodu pracownika, warto więc wyraźnie wyodrębnić odpowiednią części opłaty w umowie. Wybierając firmę medyczną, korzystnie jest wybrać taką, która oferuje droższe usługi z zakresu medycyny pracy, a tańsze usługi wykraczające poza ten zakres.
*Barbara Pyzel
doradca podatkowy spółki Exatel