Pracownik księgowości w polskiej firmie zarządza średnio 1300 fakturami kosztowymi miesięcznie – wynika z pierwszego Ogólnopolskiego Badania Obiegu Faktur Kosztowych autorstwa firmy Kolibro i konsultantów ObiegFaktur.pl. Przedstawiciele 337 organizacji w Polsce wyrazili najpilniejsze potrzeby działów finansowo – księgowych w zakresie pracy z fakturami.

Niemal 40 proc. firm w Polsce zarządza miesięcznie między 100 a 500 fakturami kosztowymi. Co piąta organizacja otrzymuje powyżej 1000 faktur, 4 proc. powyżej 10 000 faktur w miesiącu. Największą ilość generuje górnictwo i kopalnictwo, media oraz telekomunikacja (w skali miesiąca odpowiednio 6250, 3200, 2956).

– Co czwarta firma w Polsce narzeka na dużą ilość faktur do opisania i akceptacji w ciągu jednego miesiąca. Nie dziwi więc fakt, że w jednej czwartej przypadków prowadzi to do zagubień dokumentów kosztowych, zaś prawie połowa z badanych otwarcie deklaruje, że „nie ma czasu” na pracę z fakturami – podkreśla Beata Skura, konsultant ObiegFaktur.pl.

Praca przedstawicieli działów finansowo – księgowych to codzienna walka z wieloma utrudnieniami. Najczęstsze z nich to wydłużający się czas opisywania faktury (46 proc.), otrzymywanie zaakceptowanej faktury „po czasie”, upominanie innych pracowników o opisanie lub zaakceptowanie faktury oraz duża ilość zagubionych dokumentów. Efekt? 44 procent badanych negatywnie ocenia pracę z fakturami.

Reklama

Po raz pierwszy w Polsce zbadano obieg faktur kosztowych



– W trakcie pogłębionych wywiadów firmy, które nie mają elektronicznego systemu do obiegu faktur wykazały jako największe uciążliwości nieczytelność opisu merytorycznego i podpisów osób akceptujących oraz brak kontroli nad udostępnianiem faktur pracownikom. Inne problemy to brak wiedzy o przyjściu faktury oraz przestoje czasowe – uzupełnia Beata Skura. Zatem, co zdaniem księgowości i finansów, może usprawnić codzienną pracę z fakturami? Ponad 64 proc. badanych oczekuje skrócenia czasu obsługi faktury, 40 proc. chce wyeliminować zagubienia i zniszczenia faktur, 38 proc. domaga się wprowadzenia monitoringu procesu.

- Wszystko to daje system informatyczny, który zarządza obiegiem faktur w firmie – wyjaśnia Beata Skura. Potwierdza to ponad połowa ankietowanych, którzy właśnie w ten sposób rozwiązaliby problemy z fakturami. Taki system charakteryzuje się wysokim stopniem wyspecjalizowania, dopasowaniem do potrzeb danej firmy oraz wysoką efektywnością korzyści związanych z jego prawidłowym zastosowaniem.

Zarząd, kontroling i administracja to działy, które z wielkim entuzjazmem przyjmują pomysł wdrożenia systemu do obiegu faktur. W uzasadnieniu twierdzą, że takie narzędzie umożliwi im pełną kontrolę nad kosztami organizacji. Z kolei przedstawiciele działów księgowości i finansów, pomimo największych problemów, w mniejszym stopniu deklarują potrzebę takiego systemu. Wynika to przede wszystkim z nieświadomości funkcjonowania narzędzi informatycznych, które są dedykowane wyłącznie procesowi obiegu faktur.

– To zjawisko stało się głównym bodźcem do przeprowadzenia badania. Naszym celem było pokazanie szczególnie działom finansowo – księgowym dzisiejszych możliwości informatycznych
i organizacyjnych, które mogą przynieść znaczące oszczędności finansowe oraz czasowe – podsumowuje Aleksander Sala, prezes Kolibro.

Katarzyna Sosińska
Public Relations Manager
Kolibro Sp. z o.o.