Po raz pierwszy w Polsce zbadano obieg faktur kosztowych

W badaniu wzięło udział 337 organizacji działających na terenie Polski, reprezentujących najważniejsze gałęzie gospodarki, o różnej wielkości i formie prawnej. 80 proc. badanych to przedstawiciele księgowości i finansów, czyli działów, którym tematyka obiegu faktur kosztowych jest najbliższa. Niemal 40 proc. badanych organizacji zarządza miesięcznie między 100 a 500 fakturami kosztowymi, co piąta organizacja otrzymuje miesięcznie powyżej 1000 faktur, 4 proc. badanych organizacji powyżej 10 000 faktur w miesiącu.

– Przez ostatnie dwa lata otrzymywaliśmy wiele zapytań od dyrektorów, kontrolerów finansowych i głównych księgowych, dotyczących możliwości odniesienia swoich doświadczeń do trendów i standardów zarządzania procesem w skali całego kraju. Odpowiedzią na tę potrzebę jest prezentowany raport. Dodatkowo duże zainteresowanie rynku sprawiło, iż obieg faktur kosztowych wpływających do organizacji jest jednym z najczęściej automatyzowanych procesów biznesowych
w Polsce – podkreśla Aleksander Sala, prezes Kolibro.

Jednym z najważniejszych paramentów w procesie obiegu faktury jest czas, którego „okiełznanie” stanowi duże wyzwanie dla badanych organizacji. Ponad połowa respondentów deklaruje, że od momentu otrzymania faktury do czasu jej akceptacji mija od 2 do 7 dni. Aż 17 proc. organizacji potrzebuje do 14 dni na stosowne zaksięgowanie kosztu. Według badanych najdłużej trwa opis merytoryczny faktury (43 proc.) i akceptacja finansowa (25 proc.). Badanie wskazało zależność między kwalifikacjami pracownika dekretującego i opisującego fakturę a czasem zaksięgowania kosztu. W przypadku dekretowania i opisania faktury przez księgową/ego, czas całego procesu w 65 proc. przypadków nie przekroczył 1 dnia. Jeśli natomiast osobą odpowiedzialną za dekretację i opisanie dokumentu był pracownik związany z zakupem, czas był wydłużony pięciokrotnie. Jednocześnie prawie 50 proc. ankietowanych potwierdziło, że nie znajduje czasu na pracę z fakturami. Analiza badania pozwoliła wystosować wniosek, że posiadanie elektronicznego systemu obiegu faktur znacznie skraca czas opisu i akceptacji faktury. Oszczędności czasowe mogą sięgać nawet 70 proc. w porównaniu z tradycyjną (papierową) realizacją procesu obiegu faktury kosztowej.

Pierwsze Ogólnopolskie Badanie Obiegu Faktur Kosztowych - pobierz pełną wersję raportu