Po raz pierwszy w Polsce zbadano obieg faktur kosztowych

W badaniu wzięło udział 337 organizacji działających na terenie Polski, reprezentujących najważniejsze gałęzie gospodarki, o różnej wielkości i formie prawnej. 80 proc. badanych to przedstawiciele księgowości i finansów, czyli działów, którym tematyka obiegu faktur kosztowych jest najbliższa. Niemal 40 proc. badanych organizacji zarządza miesięcznie między 100 a 500 fakturami kosztowymi, co piąta organizacja otrzymuje miesięcznie powyżej 1000 faktur, 4 proc. badanych organizacji powyżej 10 000 faktur w miesiącu.

– Przez ostatnie dwa lata otrzymywaliśmy wiele zapytań od dyrektorów, kontrolerów finansowych i głównych księgowych, dotyczących możliwości odniesienia swoich doświadczeń do trendów i standardów zarządzania procesem w skali całego kraju. Odpowiedzią na tę potrzebę jest prezentowany raport. Dodatkowo duże zainteresowanie rynku sprawiło, iż obieg faktur kosztowych wpływających do organizacji jest jednym z najczęściej automatyzowanych procesów biznesowych
w Polsce – podkreśla Aleksander Sala, prezes Kolibro.

Jednym z najważniejszych paramentów w procesie obiegu faktury jest czas, którego „okiełznanie” stanowi duże wyzwanie dla badanych organizacji. Ponad połowa respondentów deklaruje, że od momentu otrzymania faktury do czasu jej akceptacji mija od 2 do 7 dni. Aż 17 proc. organizacji potrzebuje do 14 dni na stosowne zaksięgowanie kosztu. Według badanych najdłużej trwa opis merytoryczny faktury (43 proc.) i akceptacja finansowa (25 proc.). Badanie wskazało zależność między kwalifikacjami pracownika dekretującego i opisującego fakturę a czasem zaksięgowania kosztu. W przypadku dekretowania i opisania faktury przez księgową/ego, czas całego procesu w 65 proc. przypadków nie przekroczył 1 dnia. Jeśli natomiast osobą odpowiedzialną za dekretację i opisanie dokumentu był pracownik związany z zakupem, czas był wydłużony pięciokrotnie. Jednocześnie prawie 50 proc. ankietowanych potwierdziło, że nie znajduje czasu na pracę z fakturami. Analiza badania pozwoliła wystosować wniosek, że posiadanie elektronicznego systemu obiegu faktur znacznie skraca czas opisu i akceptacji faktury. Oszczędności czasowe mogą sięgać nawet 70 proc. w porównaniu z tradycyjną (papierową) realizacją procesu obiegu faktury kosztowej.

Pierwsze Ogólnopolskie Badanie Obiegu Faktur Kosztowych - pobierz pełną wersję raportu

Drugim ważnym atrybutem pracy z dokumentami kosztowymi jest ich nieustanne powielanie. Pracownicy bardzo często kopiują faktury, aby w późniejszym czasie móc skorzystać z danych na nich zawartych. Jeśli faktura dotyczy różnych działów, często jest powielana wielokrotnie. Dodatkowo prawie 80 proc. badanych organizacji prowadzi księgowość w centrali a wśród nich 47 proc. posiada oddziały, co wyznacza konieczność kopiowania dokumentów. Takie praktyki narażają organizacje na duże straty finansowe z tytułu zużytego papieru. Średnio organizacja przyjmuje ok. 1300 faktur miesięcznie. Jeśli założymy, iż tylko połowa faktur jest kopiowana przez jedną osobę, to generowany jest koszt min. 650 dodatkowych kartek papieru, co w skali roku daje prawie 8 tys. kartek papieru. Duża ilość powielanych dokumentów prowadzi do częstych zagubień faktury – ponad 1/3 badanych wskazała, iż ten parametr jest najbardziej uciążliwy.

Badanie obaliło dotychczas funkcjonujący mit, że faktury dotyczą wyłącznie księgowości i finansów. W 33 proc. badanych organizacji średnio aż 1/4 wszystkich pracowników bierze udział w procesie opisywania i akceptacji faktury. W przypadku średniej organizacji oznacza to uczestnictwo w procesie ok. 60 osób. Stanowiska, które najczęściej biorą udział w procesie opisu i akceptacji faktury to sekretarka, pracownik działu finansowo – księgowego, pracownik działu, który wygenerował koszt, kierownik działu, dyrektor jednostki i członek zarządu Mimo, iż proces obiegu faktur dotyka znaczącej ilości osób w organizacji, wiele z nich niekorzystnie ocenia pracę z fakturami. Przez 44 proc. badanych jest oceniany negatywnie. Wynika to głównie z braku wiedzy w zakresie postępowania z fakturami oraz niedostępności narzędzi do monitoringu procesu, które dyscyplinują pracowników. Respondenci zapytani w wywiadach pogłębionych o pomysł na złagodzenie skutków takiego stanu rzeczy jednogłośnie wskazują na konieczność wdrożenia narzędzi automatyzujących i usprawniających, od których oczekują przede wszystkim przyspieszenia i usystematyzowania pracy w tym zakresie.

Pierwsze Ogólnopolskie Badanie Obiegu Faktur Kosztowych - pobierz pełną wersję raportu

W dobie informatyzacji kraju, jedynie 14 proc. organizacji posiada system informatyczny wspomagający proces rejestracji, opisywania i akceptacji faktury. W 34 proc. wykorzystywany jest specjalny system do obiegu faktur, który charakteryzuje się wysokim poziomem wyspecjalizowania. Najczęściej korzystają z niego podmioty z sektora nieruchomości, przemysłu, handlu i usług, co wynika głównie z rozproszonej struktury oraz z konieczności prowadzenia projektów w różnych częściach kraju. Na uwagę zasługuje fakt, iż ponad połowa polskich organizacji deklaruje potrzebę wdrożenia systemu wspomagającego proces obiegu faktur. Największą potrzebę wprowadzenia systemu informatycznego wyraża zarząd (90 proc.), kontroling (73 proc.) i administracja (67 proc.). W uzasadnieniu twierdzą, że takie narzędzie umożliwi im pełną kontrolę nad kosztami organizacji. Wysoką potrzebą wdrażania systemu charakteryzuje się również stanowisko Dyrektora Finansowego, co wynika z faktu, iż reprezentując finanse organizacji nieustannie poszukuje narzędzi przyczyniających się do generowania oszczędności.

– Wyniki badania przerosły nasze najśmielsze oczekiwania. Ukazują, jak strategiczna w organizacjach jest tematyka faktur i ile różnorodnych problemów jest z nimi związanych. Zdefiniowanie trudności w pracy z fakturami dało nam szanse na przyjrzenie się całemu procesowi obiegu faktur od wewnątrz, dzięki czemu utożsamiając się z organizacjami możemy zarekomendować właściwe rozwiązania i wskazać stosowne trendy. Jest to ważny krok szczególne teraz, kiedy większość organizacji przeprowadza procesy reorganizacyjne i szuka oszczędności – tłumaczy Beata Skura, konsultant ObiegFaktur.pl

– Nie bez znaczenia przygotowaliśmy badanie na przełom dziesięcioleci XXI wieku. Nowoczesne trendy zarządzania podkreślają ogromną wagę zmian reorganizacyjnych, których podstawą jest świadome i odpowiedzialne gospodarowanie finansami organizacji. Badanie wykazuje, iż automatyzacja procesu obiegu faktur przynosi znaczące oszczędności finansowe i czasowe, a co za tym idzie przyczynia się do poprawy funkcjonowania całego podmiotu – podsumowuje Aleksander Sala.

Pierwsze Ogólnopolskie Badanie Obiegu Faktur Kosztowych - pobierz pełną wersję raportu