Zamiast wypełniać swoje obowiązki, pracownicy zajmują się fakturami

W 33 proc. badanych firm średnio ¼ pracowników bierze udział w procesie opisu i akceptacji faktury. W przypadku średniego przedsiębiorstwa oznacza to uczestnictwo ok. 60 pracowników. Jeśli założymy, że firmy te zarządzają średnio ok. 1300 fakturami w miesiącu, to opisanie, zaakceptowanie i zaksięgowanie kosztu stanowi nie lada wyzwanie organizacyjne.

– Zauważyliśmy, że niektóre firmy utworzyły nowe stanowisko: Asystent Działu Księgowości, którego głównym zadaniem jest przyjmowanie i rejestrowanie wpływających faktur. To świetne rozwiązanie dla tych przedsiębiorstw, które generują ponad 1000 faktur w miesiącu – podkreśla Beata Skura, konsultant ObiegFaktur.pl. Wysoka świadomość potrzeb w zakresie usprawnienia pracy z fakturami występuje w szczególności w tych firmach, które posiadają elektroniczne systemy obiegu faktur i są otwarte na usprawnienie pracy poprzez nowoczesne zarządzanie.

Stanowiska, które najczęściej uczestniczą w procesie opisu i akceptacji faktury to sekretarka, pracownik działu finansowo – księgowego, pracownik działu, który wygenerował koszt, kierownik działu, dyrektor jednostki i członek zarządu. Ważne jest, aby dana czynność była wykonywana przez osobę o odpowiednich kompetencjach, co zdecydowanie usprawni cały proces.

– W przypadku, gdy faktura do organizacji trafiała przez księgowość, czas całego procesu w 65 proc. przypadków nie przekroczył 1 dnia. Jeśli natomiast faktura adresowana była do pracownika związanego z zakupem, czas był wydłużony pięciokrotnie – wylicza Beata Skura, konsultant ObiegFaktur.pl.

Czasochłonność i niezrozumiałość procesu obiegu dokumentów kosztowych jest główną przyczyną negatywnej oceny pracy z fakturami (44 proc.). Z kolei prosty zabieg wpisania czynności opisu i akceptacji faktury w zakres obowiązków pracownika znacząco poprawiłby efektywność całego procesu. Zdarzają się również sytuacje, w których pracownicy traktują te czynności w kontekście swoistej rywalizacji „sportowej” i prowadzą ranking najlepszych wyników.

– Innym pomysłem na ocieplenie relacji pracownik–faktura jest wdrożenie narzędzi automatyzujących i usprawniających cały proces. Na przykład system ObiegFaktur.pl nie tylko podpowie nam, co należy robić z fakturą, ale również za nas wyśle przypomnienie do dyrektora o upływie czasu na jej akceptację. My unikniemy nieprzyjemnej sytuacji, a faktura zostanie zaakceptowana na czas – podsumowuje Beata Skura.

Badanie Obiegu Faktur Kosztowych, zrealizowane przez firmę Kolibro przy wsparciu merytorycznym konsultantów ObiegFaktur.pl, jest pierwszym tego typu badaniem w Polsce. Ukazuje trendy i praktyki polskich organizacji w zakresie pracy z fakturami. Wzięło w nim udział 337 organizacji działających na terenie Polski, reprezentujących najważniejsze gałęzie gospodarki, o różnej wielkości i formie prawnej.