Faktura w komputerze, czyli czego potrzebują polskie firmy?

– Kto opisuje fakturę, a kto ją akceptuje, do jakiego konta ją przypisać i gdzie teraz znajduje się w firmie? To tylko kropla pytań w morzu potrzeb, z jakimi muszą się zmierzyć osoby mające styczność z fakturami kosztowymi. Wdrażany przez firmy system do obiegu faktur daje odpowiedzi na większość z nich, umożliwiając jednocześnie poprawną i szybką pracę z fakturami – podkreśla Beata Skura, konsultant ObiegFaktur.pl. Zarządzając fakturami w formie elektronicznej, nie musimy również obawiać się o nieczytelność opisu merytorycznego czy identyfikację osoby, która koszt akceptowała. Nie ma też miejsca sytuacja, w której firma nie wie o pojawieniu się faktury w organizacji. Z kolei przestoje czasowe są eliminowane dzięki wiedzy, w którym miejscu aktualnie znajduje się nasza faktura i systemowi automatycznych przypomnień.

Badanie Obiegu Faktur Kosztowych wykazało, że akceptacja faktury w systemie informatycznym może odbywać się w ciągu kilku, kilkunastu minut. Pozostając przy formie tradycyjnej, czyli przez podpis na rewersie oryginalnej faktury, proces ten może trwać nawet do jednego miesiąca i dłużej.

– Argumenty te przemawiają do firm, gdyż 56 proc. z nich deklaruje potrzebę automatyzacji procesu obiegu faktury – zaznacza Beata Skura. Największą chęć wyrażają zarządy (90 proc.) oraz kontroling (73 proc.) i administracja z IT (67 proc.). Są to działy, które zauważają szereg korzyści płynących z możliwości monitoringu procesu obiegu faktur i jednocześnie upatrują w nim szansę na pełną kontrolę kosztów firmy. Jest to też narzędzie, które przyczynia się do generowania oszczędności czasowych i finansowych.

– Jako specjaliści i prekursorzy automatyzacji obiegu faktur w Polsce a jednocześnie autorzy unikalnego badania, potwierdzamy, że obieg faktur kosztowych jest jednym z najczęściej automatyzowanych procesów biznesowych. Trend ten z jednej strony kształtuje duża orientacja firm i organizacji na poszukiwanie oszczędności, z drugiej zaś strony jest to efekt sukcesywnego usprawniania wewnętrznych procesów oraz zapewniania najwyższych standardów pracy i zarządzania – podsumowuje Aleksander Sala, prezes Kolibro.

Badanie Obiegu Faktur Kosztowych, zrealizowane przez firmę Kolibro przy wsparciu merytorycznym konsultantów ObiegFaktur.pl, jest pierwszym tego typu badaniem w Polsce. Ukazuje trendy i praktyki polskich organizacji w zakresie pracy z fakturami. Wzięło w nim udział 337 organizacji działających na terenie Polski, reprezentujących najważniejsze gałęzie gospodarki, o różnej wielkości i formie prawnej.

Po raz pierwszy w Polsce zbadano obieg faktur kosztowych