Jak przygotować się do inwentaryzacji i zamknięcia ksiąg rachunkowych

Zamknięcie ksiąg rachunkowych wymaga sporządzenia przez jednostkę wiarygodnego sprawozdania finansowego, które rzetelnie odzwierciedli jej sytuację majątkową i finansową. W tym celu należy przeprowadzić inwentaryzację aktywów i pasywów. Ma ona za zadanie zweryfikowanie stanu majątku jednostki ujętego w księgach rachunkowych ze stanem faktycznym. W przypadku ujawnionych niedoborów i nadwyżek należy ustalić ich przyczynę i rozliczyć.

Spółki, które w tym roku prowadziły pełną księgowość, muszą ostatecznie zamknąć księgi rachunkowe – 15 dni od zatwierdzenia sporządzonego za ten okres sprawozdania finansowego. Taki termin wyznacza art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości. W przypadku podmiotów, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, ostatnim dniem na zatwierdzenie raportu będzie więc 30 czerwca 2010 r. Oznacza to, że ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych należy dokonać do 15 lipca przyszłego roku. Czynność ta polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących księgi rachunkowe jednostki. W praktyce zamykanie ksiąg dokonywane jest w dwóch etapach. Wstępnie po sporządzeniu sprawozdania finansowego. Zgodnie bowiem z art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości, należy to uczynić nie później niż trzy miesiące od dnia bilansowego. Jednak po tej dacie może być jeszcze np. przeprowadzane badanie sprawozdania finansowego. W trakcie tych czynności mogą być zgłoszone przez biegłego rewidenta uwagi. Ponieważ takie sprawozdanie nie jest jeszcze zatwierdzone, a księgi nie są ostatecznie zamknięte, można nanieść korekty w ewidencji księgowej. Dotyczy to również tzw. zdarzeń po dniu bilansowym.

W ramach ostatecznego zamknięcia ksiąg należy najpierw dokonać zamknięcia ostatniego miesiąca, a następnie zamknięcia całego roku obrotowego. Trzeba przy tym pamiętać, że stany aktywów i pasywów wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia powinny być ujęte w tej samej wysokości w księgach otwartych na następny rok obrotowy.

To jest tylko część artykułu, zobacz pełną treść w e-wydaniu Dziennika Gazety Prawnej: Jak przygotować się do inwentaryzacji i zamknięcia ksiąg rachunkowych.